会展物流管理信息系统的构建及实施路径分析

李晓晗

辽宁轨道交通职业学院，辽宁 沈阳 110023

当前各大企业蓬勃发展，带动着会展经济随之提升，展品物流环节成为会展企业竞争的关键之一，场外物流配送与进场沟通等事宜十分重要，对展会的顺利开展具有决定性作用。在网络时代背景下，可通过创建会展物流网络的方式，设计专门的会展物流管理系统，通过该系统的设计与应用，为参与主体提供更加专业的管理平台，促进物流信息化水平提升，对资源与成本等全程监控，确保展品及时展出，整个展会顺利运行。

1 会展物流管理现状

1.1 信息平台不完善

当前物流基础信息平台建设较为匮乏，据统计，GPS（全球定位系统）与GIS（地理信息系统）技术在大型企业中的应用占比只有23%，在大规模物流企业中的应用只有12.5%，在许多中小企业中为0。部分企业已实现网络订单，但超过50%的企业仍然采用电子邮件形式对订单进行生成与处理。在国际型展会中，对展会物品的处理完全采用EDI（电子数据交换，一种利用计算机进行商务处理的方式）模式的数量较少，大多数企业仍沿用邮件与人工填单等方式。近年来，展会数量不断增加，会展物流实现蓬勃发展，信息技术更新换代，管理信息系统在会展物流中的应用成为大势所趋。

1.2 专业人才缺乏

当前，展会领域的专业化人才数量不足，高技能的会展经理更是屈指可数，物流服务者以现有人员和应届毕业生为主。在信息化不断推进之下，会展物流行业逐渐壮大起来，涉及许多相关知识的学习，对会展物流人员的专业性要求更加严格，不但要求其掌握高超的专业技能，还要灵活运用物流配送手段。根据国外发展经验可知，企业要求物流专业人员应具备特定的知识储备、丰富的实践经验，但现有人才在上述方面仍无法满足，在一定程度上阻碍着会展物流的快速发展。

1.3 有效供给不足

与传统物流相比，会展物流的利润空间更大，企业发展更加迅速，但国内专业从事此类业务的供应商较少，实力雄厚的更是少之又少。以UPS等外资企业为主，中小物流企业几乎只能提供分包服务，不具备专业的会展物流服务资质。究其原因，一方面会展业务与经济管理、法律商贸、市场销售等领域相关，完全符合上述要求的复合型人才凤毛麟角；另一方面，会展业务贯穿整个物流工作链中，但不同环节的地域连贯性不足，如若将其看成企业的主要业务，则会增加经营不稳定性与风险发生率，导致现有专业化、实力雄厚的物流供应商数量较少，有效供给远远不足[1]。

2 会展物流管理信息系统的构建

2.1 会展物流网络创建

从本质上看，会展物流属于展销产品空间运输与管理的过程，与主办方、参展企业的经济效益相关。在网络时代背景下，信息系统要求根据展品特点与经济规律，促进自身专业性提升。在供应链创新基础上，建立高效完善的网络化信息系统，将配送中心与会展场地相结合，形成物流与信息一体化模式，为参展商与观众之间实现物资的单向传输与信息的双向沟通。在该系统中，中介物流服务可通过招标、竞标等方式选取，为主办方与参与方提供科学完善的外围服务。上述主体可根据物流运输、管理服务专业性，为会展物流提供技术与物质层面的保障。当参与者在会展中获取观众的需求信息后，中介企业可结合实际情况为其提供相应的产品运输服务，也可送货上门。上述措施不但可提高产品运送的及时性与安全性，还可使整个运作效率得到显著提升。

2.2 信息系统设计

信息系统构建可在会展筹备期为受众、展商、活动、费用等管理提供支持，用户可结合具体情况定义会展活动与相关属性，并开展实时、综合查询服务，使会展中心能够结合具体情况制订相应的会展活动计划，使物流业务中展品进出口、运输、存储、费用等事宜得到全面监管，有利于领导者做出科学决策。在该系统中，主要包括物流信息与物流作业两个模块，前者是主办方与参与主体在活动中进行信息管理的平台，主要功能是活动信息采集、分类、汇总和查询，做出最佳运输线路选择等决策，并结合信息反馈对运输路线与方式进行调整。后者涉及的环节较多，是会展活动持续开展的基础所在，主要内容为包装、国际运输、仓储配送、搬运等。在信息系统中，通过对会展活动信息进行采集、加工、存储与分析，构建相应模型，为用户提供更加精准、实时可靠的数据，为用户的各类需求提供反馈，使管理层更加便捷全面地了解实际情况，并依此做出正确决策[2]。

2.3 信息系统应用

信息系统的高效应用可促进会展活动圆满完成，在主办方、参展主体之间实现信息顺畅沟通，促进会展资源整合，使展品运输、信息反馈与仓储等环节紧密结合起来。在系统业务流程中，最上层为会展物流参展商、场馆方，通过登录Web浏览器等方式实现彼此之间的交流与沟通。中间层为物流服务商，在网络化的基础上利用信息模块，为服务商与企业内部各部门间的交流起到桥梁和纽带的作用。最下层为各个工作站，在INTRANET基础上构建而成。用户在登录页面后，可对Web服务器进行激活，对相关应用进行调整，待处理完毕后可采用Web服务器将结果通过HTML的形式反馈给用户，使客户端能够通过浏览器对结果进行接收。

3 会展物流管理信息系统的实施路径

会展物流行业的专业性较强，如何在全行业中获得竞争优势，不但要具备丰富的专业知识，还要灵活运用现代信息系统，把控好物流行业在国际上的走势。在有限的会展活动期间，以最短时间将展品运送到现场，确保展会开幕时顺利展出。为了丰富信息系统的功能，可采取以下措施对其进行优化与完善。

3.1 引入EDI系统

EDI指电子数据交换技术，将其应用到物流信息系统中，可将两个合作主体的全过程以EDI信息网络的形式传送出去，并利用网络技术对全部订单进行细化和跟踪处理。以某国际化物流企业为例，采用EDI技术进行航运，进而通过集装箱进行数据交换与运输，将海陆空等企业的各个部门系统衔接起来，缩短企业处理订单的时长，降低应用频率。EDI具有高效便捷等特点，在自动化技术的应用下为企业订单、订货处理提供更多便利。该系统的规范化应用还可促进信息安全与可靠性提升，提高文件传输的准确率，降低损失率与信息处理投入的成本。在国外发达国家中，EDI在物流行业的应用可为信息采集与处理提供有力工具，促进信息获取与服务效率提升，减少合作双方在沟通中花费的成本，为企业带来更多益处。同时，该技术的应用还可转变以往物流运作模式，加强与客户间的沟通，提高客户满意度，精简运输流程，降低货物跟踪与运送时间方面的不确定性，促进企业核心竞争力的全面提升[3]。

3.2 完善信息与供应链体系

在网络化背景下，物流信息管理效率不断提升，采用新科技进行运营管理成为各个行业的首选，会展物流也是如此。当前，先进的物流企业都创建了独立的物流信息系统。在会展物流中，信息技术与网络系统相结合可更好地实现会展商对全部展品的实时查询与跟踪。新型信息体系中还具备网上订舱、证件制作、海关、陆运与信息交换等服务。在精细化管理模式下，节约了企业的运营成本。与传统供应链相比，现代化会展物流供应链有所区别，单纯涉及产品与配套物资运输。同时，因供应商与参展主体众多，属于“一对多”状态。这说明物流供应链条缩短，但数量增加。在供应链管理中，也应根据会展供应链的实际情况，在传统基础上进行创新。相比而言，配送中心在供应链中处于中心位置，与其他参展商之间进行多向沟通，且在整个展会期间进行信息共享，使反应速度与货物配送更加精准高效。

3.3 实施多方互联

对于任何行业来说，政策的作用都是不容小觑的，会展物流行业发展离不开政府的支持。政府不但要在税收方面给予支持和帮助，还要为其营造良好的发展环境，引导企业树立长远眼光做出正确规划，采取协助、管理与引导等多种方式来实现。例如，当会展场地位于沿海口岸时，可为参展人员提供落地签服务，或者允许过境参展商的工作者在特定时间内进行签证。公安、海关、边防等部门应对产品办理手续进行精简，实施一站式联合检查制度和高效便捷的检验模式，为会展厂商提供便捷的出入境服务。在国内各大省市进行会展物流流通时，应在政策层面加强与相关部门的沟通，根据现实需求构建高效、稳定、成熟可靠的区域物流网络体系。

4 结束语

综上所述，对于国内外会展物流行业来说，都是朝着健康、快速的方向发展，构建科学完善的行业规范与物流信息平台，对行业的发展具有重要作用。基于此，应在网络技术的支持下构建物流管理信息系统，并结合实际需求，通过多方互联、完善信息与供应链体系、引入EDI系统等方式，使系统功能更加丰富全面，为管理者科学决策提供有力支持，带动会展物流行业健康发展。