城市图书馆档案管理信息化建设

2021-01-04王晓岩

中文信息 2021年2期

王晓岩

（根河市图书馆，内蒙古根河 022350）

在现代科学技术的不断发展中，电子计算机的出现使档案的管理方式发生了巨大的变化：传统的纸质化的档案管理模式逐渐转变为数字化的现代化档案管理系统。

一、城市图书馆档案管理信息化建设概述

档案是指记录人类社会发展过程中形成的各种历史事实的文件资料，是人们认识和利用知识的主要途径，也是反映一个国家文化水平的重要标志。档案管理的目的在于保护和传承重要的文献资源，促进科学的研究活动，提高科研成果的质量与数量。目前城市图书馆的管理工作面临着新的挑战：如何加强城市图书馆的档案工作，使其发挥更大的作用成为当前的重点任务。

二、城市图书馆档案管理信息化建设现状分析

目前，我国城市图书馆档案管理工作主要是由国家档案局负责，其管理体制也是以行政隶属关系存在的；档案部门的人员大多数都是由政府机关的工作人员兼任，其对档案管理工作的认识还停留在传统的思想上，没有从根本上转变观念，缺乏先进的现代管理理念，对档案管理工作的重要性和必要性还不够重视。目前数字化、网络化的社会已经到来，在这种大环境下，城市档案馆的建设与管理工作也应顺应这一潮流，将信息化手段运用到其中，使其更好地服务于广大人民群众。在实际的调查过程中，发现大部分城市的档案馆都建立了电子信息平台，但是由于技术的限制，导致其功能不完善，不能满足日益增长的用户的需求。因此，为了实现城市的进一步规划，促进经济的可持续健康发展，需要不断探索新的研究方向。

三、城市图书馆档案管理信息化建设措施

1.建立健全的档案管理体系

要想使城市图书馆档案管理水平得到提高，就需要建立一个完善的档案管理体系，这也是对城市图书馆的重要作用。要明确档案的收集、整理、保管的各个环节，并且把这些步骤都落到实处，这样才能够保证城市档案馆的质量和效率。

例如，管理部门应该建立起一套完整的档案管理体系，这个系统主要包括：文件的分类、归档制度的制定以及对资料的保存等。对于那些已经被社会所淘汰的旧资料，应该及时加以妥善的处理，重视对已被破坏的档案资源的保护。还要建立起相应的监督机制，对于那些违反相关规定的人员，一定不能姑息，可以适当采取惩罚措施。同时，要加强对各职能科室的监督和检查，及时发现问题，解决问题；不断完善档案资料的保管、更新制度，提高档案的使用价值。可以通过网络技术来进行数据的共享与交换，为用户提供更好的服务。电子阅览室的数字化阅读，可以采用网络检索的方式进行，从而大大减少纸张的消耗量，也降低了成本。积极探索新的数字化的查询手段，使其成为一种新型的检索方式。

2.建设信息化文化

文化是一个民族的灵魂和血脉，是国家软实力的重要组成部分。在现代社会，文化对经济的发展起着至关重要的作用和影响，文化对城市的建设具有深远的意义和重大的价值与意义。

在城市图书馆的建设中，要注重对档案的收集、整理、保管等工作，做好这些方面的准备工作，为档案管理工作提供基础的条件；同时，要加强对档案的管理与利用，使其发挥出更大的功能；还要重视人才的培养及队伍的壮大等。对于图书馆信息化管理系统，在这个系统中，要充分考虑到各方面的因素影响，将数据的收集、整理、保存等环节纳入电子化的信息系统之中，使信息的收集、处理以及反馈等环节都可以实现自动化的操作，实现资源共享，为用户提供更加便捷的服务；另外，还应积极引进国外先进技术，来提升我国城市图书馆的整体水平。图书馆还应建立起完善的网络平台，方便工作人员的查询与交流，为广大的读者提供更多的便利。

3.加强城市图书馆的档案管理信息化建设

加强城市图书馆的档案管理信息化建设，可以提高档案管理工作的质量和效率。在进行城市图书馆的档案管理工作时，要以现代化的信息技术为支撑，利用现代的网络技术，将信息资源的收集、整理和保管等各个环节都紧密联系在一起，使整个过程的数据资料实现共享，使档案的搜集、保存和管理工作都能更加方便快捷。

在开展城市的档案馆建设时，要充分考虑到不同部门的需求以及自身的特点与优势，采用多种方式，多渠道地获取相关的文献材料，从而促进档案馆的服务水平的提升与改善。同时，也要注重对现有的一些网站的维护与更新，及时地对门户网站的内容加以补充，以满足广大群众的需要；还要注意做好对已有的网上社区的宣传活动，让人们能够通过这个途径来了解到社会的变化趋势，进而更好地参与到其中。还可以借助互联网的力量来推动档案的查询功能，使其更便捷，更有效。在进行档案资源的开发和建设的过程中，要以“共享”为原则，以“开放”为目标，实现信息的共建共享。要建立一个统一的数据库系统，使各部门能够相互分享各自的档案资料，并对其内容、格式、数量等加以规范，使不同的用户之间可以通过网络技术的手段来获取自己所需要的各种知识。对各档案馆的分类标准的确定也应有所区别，根据实际情况的变化而不断调整，这样才能保证各个单位的档案管理的质量和效率。对各类文献的收集工作，也应制定出相应的规定来，如：对于一些重要的文件或档案的保管期限，应该按照有关的法律法规的要求，做出明确的规定；而那些不属于本馆的书籍，则应当及时地通知相关人员，以便于更好地开展管理工作。