信息化时代人事档案的安全风险管理

刘少云

（滨州市沾化区富源街道便民服务中心，山东 滨州 256600）

随着档案信息化建设进程的不断加快，人事档案管理理念逐渐科学化，管理模式逐渐实现电子化、智能化，管理效率得以大大提升，而且也取得了一定的成效。但是在信息化进程中，尤其是当前物联网、互联网等风险因素的增多，人事档案管理中也出现了一些安全风险问题，因而给人事档案部门的安全风险管理提出了更高的要求。

一、信息化时代人事档案安全风险管理的意义

人事档案的信息化管理可有效提高档案管理的工作效率和档案的利用价值，还能起到保护原始纸质档案的作用。一般来说，人事档案管理工作主要包括四大环节：收集资料、审核并整理归档、档案保管、档案转递等。人事档案安全管理一是要保障档案本身的安全；二是要保障档案信息的安全。其中，人事档案包含的信息非常重要，可能会涉及个人隐私、工作秘密、商业秘密甚至是国家秘密，如若在档案管理的某一环节，档案信息被更改、拷贝、下载、翻阅、拍照等，都会造成档案信息的受损和外泄。因此，在此过程中，确保人事档案信息的真实、完整和保密，就成为信息化时代人事档案管理工作的重中之重。

二、信息化时代人事档案管理的安全风险

1.法律法规不健全

当前，有关信息化人事档案管理的法律法规还不健全，如何制约档案信息外泄的有效措施比较缺乏，导致一些不法分子有机可乘，破坏、盗窃档案信息，而且由于信息化时代人事档案信息以电子化的形式保存，信息外泄基本无痕迹可寻，而且电子化极易造成信息外泄，外泄速度、范围也较大，极易对档案犯罪证据的取证工作造成困扰，造成取证困难。

2.信息化技术不完备

2.1 与纸质档案相比，信息化档案信息易于更改。以电子化储存的档案文件资料极易容易被查看、修改、复制，且不留痕迹，尤其是转递环节，信息化档案的真实性、完整性和保密性就更得不到保障了。

2.2 与纸质档案相比，信息化档案存储设备存在失效风险。信息化档案的存储设备主要有计算机、硬盘、U盘、光盘以及各种线上网盘、平台等，这些设备的优点是容量大、使用方便，但也极易受损和失效，存储设备的存储容量一直以来都是各技术公司最为关心的问题。此外，目前国内外的档案管理软件、平台大都存在一定的安全漏洞，绝对安全的平台、设备几乎没有。

2.3 互联网的安全隐患。目前，在互联网的世界中，计算机病毒、黑客等一直是一个世界性难题，人事档案管理系统一旦被病毒、黑客攻击，攻击速度快，范围广，档案信息可能会全部被损坏或被盗取，并被迅速扩散，损失面极大。

3.管理人员安全风险管理意识缺乏

在人事档案管理工作中，有些单位不重视制度建设，没有完善的风险管理制度，档案管理人员和档案使用人员安全风险意识淡薄，也极易造成信息外泄，例如在档案整理时，没有严格按照档案管理工作办法规定操作，人事档案分类编码不准确、编码潦草模糊、金属物未完全剔除、装订不正确、不规范，对档案信息图像的裁剪、去污、纠偏以及色彩明暗调整处理不当等，档案资料信息扫描时漏扫或扫描质量不高等都会严重影响到档案的保存管理工作；在档案转递时，档案管理人员安全意识淡薄，档案信息被更改、拷贝、下载、翻阅、拍照等，都会造成档案信息的受损和外泄。据统计，档案信息泄露案例中，80%的信息泄露案例大多源自工作人员的工作疏漏。因此，管理人员安全意识的淡薄，是档案管理工作中最大的安全隐患。

三、信息化时代人事档案的安全风险管理策略

1.加强档案管理安全法规建设，强化法治保障

信息化时代，人事档案信息的安全管理，需要以法律法规为基础保障，加强档案信息的真实、完整、保密性法律法规建设，并尽可能地扩大法制宣传面，尤其是基层事业单位，强化执法工作，将执法工作细节化、标准化，提高档案管理工作人员和全社会人员的档案安全法律意识，为信息化人事档案安全风险管理工作提供一个良好的社会环境。

2.完善档案管理风险评估体系，强化技术保障

各单位应根据自身实际情况，开展档案管理风险评估工作，以风险为导向，识别与评估高风险领域，完善档案管理风险评估体系，同时加大信息化安全技术的研发力度，大力引进安全性较强的技术，确保人事档案信息的安全性，以此为人事档案工作的开展提供稳定、安全的环境。

3.加强档案管理安全管理制度，强化思想保障

确保信息化时代人事档案信息的安全，不仅需要技术手段，更需要加强档案管理安全管理制度，强化思想保障，提高安全意识。健全档案管理规章制度，建立各档案管理工作岗位的安全考核制度，建立档案整理、转递、扫描、借阅制度，保障档案管理工作的各环节稳定、有序地开展工作。同时每年定期进行安全管理培训，强调档案管理工作以风险为导向，从思想源头，提高意思，识别风险，杜绝工作疏忽导致的信息泄露或资料受损等案例发生。

结语

综上所述，信息化时代，各单位需加强人事档案信息化管理工作，全面提高人事档案管理的工作质量和效率，优化配置各种人事档案资源的利用。同时，一定要高度重视安全风险管理工作，积极探索人事档案安全管理的有效模式，重点在加强档案管理安全法规建设、完善风险评估，强化档案管理的信息化技术、加强安全管理，提高安全意识等方面下功夫，确保人事档案信息的真实性、安全性和保密性，促进人事档案管理工作的有效开展。