学校档案数字化管理探析

张庆英

（新疆生产建设兵团第十师北屯高级中学，新疆 阿勒泰 836099）

学校是学习科学文化知识的主阵地，是信息化快速发展的场所，因为广大师生思维活跃，文化水平较高，接受新事物的能力也较强，档案数字化管理是必然趋势。学校档案记录着学校的发展历史，反映着学校的办学实力、办学水平，体现着学校的教学质量、管理效果，通过数字化理念与方式创新学校档案管理是学校优化档案工作的必要手段，对学校加快信息化发展进程有重要意义。然而现阶段的学校档案管理对信息技术的应用存在不足，暴露出不重视传统档案的数字化处理、档案数据标准和数据库不统一等问题，急需改进和强化。

一、处理传统档案，加快数字化转换进程

学校的发展历程中形成大量档案，分类繁杂，应根据数字化管理要求尽快进行扫描、拍摄等转换处理。例如，针对学校的证书、奖章、奖状等纸质档案要进行扫描存储，当有特别色彩要求时要进行彩色扫描处理。如果纸质证书、奖状等档案的历史较为久远，要注意进行去污扫描。针对奖杯、奖牌等无法扫描的档案可以进行拍摄处理，形成数字化档案。在拍摄时要控制好像素，多角度拍摄图片或视频，尽可能还原传统档案的图案、色彩等，全面展示。

在完成扫描或拍摄处理之后要注意检查，保证图像足够清晰，否则应补拍或重拍，针对历史久远，拍摄出来有黑点或者发黄的图片要在保留原图的基础上加以修复[1]。接下来就是存储图片档案，详细标注文件名，方便后期寻找、利用。针对扫描或拍摄以后有多张图片的传统档案应进行后期拼接，也可以根据顺序编码，并及时备份，避免数字档案丢失。对于他人捐赠给学校或者独具纪念价值的大型物品类特殊档案，在数字化转换中不仅要进行图像处理，还应引入视频处理方式进行数字化转换。拍摄视频时要选择不同的角度、侧面，形成完整的视频档案，真实反映档案的特征。如有必要，还应为数字化档案配备字幕解释，说明纪念品的价值、来历等，同时，注意档案备份，确保安全性。

二、构建标准体系，整合好档案数据资源

进入网络信息时代以后，学校生成的档案涉及很多电子文件，在归档新的电子档案时必须进行标准化建设，改变学校各职能部门各自为政的现状，消除信息孤岛，达到有效整合学校档案数据资源的目的，保证档案的完整性。

首先，是学校档案的接收与归档标准，需要档案工作者制定标准化的档案接收与归档文件，明确归档的范围，避免发生文件归档不规范或者接收不齐全等问题，形成完整的档案资源，确保顺利开展后续工作。例如，针对学校的教学档案，在学校今后的教育教学评估工作中，档案资源就是验收对象，档案工作者要清楚掌握教育教学评估细则，据此制定归档教学档案的标准与范围。其次，是电子文件著录标准，即档案工作者要针对学校电子文件档案编制著录标准，设计电子文件系统的著录标准，确保档案著录信息准确无误，减少重复工作[2]。例如，合理设计归档文件的名称、来源、时间以及责任者等，若与系统所设计的著录标准不符，就不能保存 文件。

另外，要构建长期存储电子文件的格式标准和规范。在传统档案管理模式之中，学校档案资源一般将纸质作为主要载体，管理办法与工作制度等也都设立成纸质档案，信息化与数字化建设的推进促使学校的电子档案越来越多，档案工作者要注重长期保存电子文件。为了方便学校档案的数字化管理与使用，档案工作者必须规范存储电子文件的格式，类型不同的电子文件对应不同的存储格式，只有在一定数据格式之下才可以读取电子文件。例如，针对学校的文本类档案，这类电子文件的数量是最多的，内容多种多样，存储的常用格式包括txt、pdf、doc、html等，要想实现对电子文件的长期有效保存，应选择有更高安全性、更强兼容性而且不容易修改的文本格式，即pdf格式；针对学校的图片类档案，在日常办公环节经常产生数字图片档案资源，有时候文本类电子档案也会附带图片，所以在归档时要规范图片存储格式，考虑到图片数字资源的存储格式类型较多，建议统一使用jpg格式存储图片档案信息；针对学校的音视频类档案，建议将mp3作为存储音频类数字档案的标准格式，将avi作为存储视频类数字档案的标准格式，方便处理和使用。

三、建立统一数据库，提高档案管理水平

不管是对传统档案的数字化处理，还是对新生档案的数字化归档，都需要统一的、完善的档案数据库支撑学校档案数字化管理，促使学校档案管理水平得到显著的提升，确保真正体现档案资源的价值。从当下学校档案管理的数字化建设情况来看，一些学校对数据管理工作没有引起足够的重视，对于实体管理、检索查询、整理编目以及系统维护等工作尚未建立统一的管理标准，而且学校档案应用软件没有自成一体，部分应用程序存在与学校档案管理数字化脱节的问题，影响文件归档的时效性，遇到档案信息检索需求时不能充分发挥检索功能，导致档案利用者的实际要求得不到满足，不利于学校档案管理信息化和规范化水平的提升。鉴于此，档案工作者要尽快在学校建立统一的、完善的档案数据库，利用先进技术和设备为数据平台的安全性、可靠性提供支持。

总而言之，传统以纸质和人工为主的学校档案管理已经不能适应学校的信息化建设与现代化发展需要，档案工作者要适应改革创新需要，在实际工作中不断改进学校档案管理方法和技术手段，全力推进学校档案数字化管理的实施，为学校优化管理、快速发展提供保障。