浅析新时期事业单位人事档案管理的重要性

2021-01-04王燕

科技创新与生产力 2021年9期

王燕

（太原市城市综合管理服务指挥中心，山西太原030020）

人事档案是记录个人从事各种社会活动的文件，是单位人事部门对个人管理的重要凭证和开展各项工作的基础。新时期，事业单位改革对人事档案管理工作提出了更高的要求和标准，人事档案管理作为事业单位档案管理的重要内容之一，必须与时俱进，紧跟改革步伐。事业单位要从理念、制度、技术、人才等方面考虑，对现有工作进行优化，提高档案工作的质量和效率[1]。本文对事业单位的档案管理工作的基本情况进行分析，并对如何采取创新的方式进行管理人事档案进行探讨。

1 新时期事业单位人事档案管理的重要性

1.1 有利于促进员工的成长

在事业单位中完善人事档案管理工作有助于完善工作人员的工作情况等多种信息，对员工工作能力的评估有参考价值，对未来升职加薪、社会保障等多方面均有一定影响。新时期下，完善人事档案工作考核机制，全面考核干部的基本情况，在有效促进人力资源发展的同时，还对留住人才起到了积极的作用。对于员工来说，人事档案不仅是员工日常工作表现的记录，也是员工今后发展的重要依据；同时人事档案还能充分体现人事档案工作的工作价值和社会价值。

1.2 有利于提升事业单位人力资源社会价值

在新时期，国家及社会赋予事业单位人事档案管理特殊的属性，在具体工作中应严格依据国家法律规范制度以履行社会职能。事业单位人事档案管理工作需要管理好事业单位所有在编及聘用制员工的学历、资历、基本的身份信息及日常工作表现等内容，这些是考核岗位绩效及薪资待遇的判定内容，也会影响员工的组织关系[2]。

1.3 有利于深化人力资源的优化改革

我国部分地区的事业单位人事档案管理工作仍然存在或多或少的问题，如果部门领导干部不重视档案管理工作改革，可能会影响单位人力资源管理的有效性，如管理积极性降低、现代化技术应用不科学或缺少现代化管理理念等。对此，结合人事档案管理工作已经暴露出的问题，追踪溯源已发现问题的本质，进一步开展档案管理创新优化措施，以保障人事档案管理效率，间接提升事业单位档案管理质量[3]。

2 目前人事档案管理事业存在的问题

2.1 事业单位对人事档案管理工作缺乏正确认识

目前有些部门领导对人事档案管理工作不重视，认为这是没有前途可言的工作，将其划为老闲工作岗位。从思想层面上看，一些管理人员没有意识到这份工作对国家发展的意义；从心理层面上看，他们排斥这种工作，存在消极思想，导致管理人员不去主动学习相关技能，或借鉴他人的工作经验提升自身，甚至有些管理人员只有在上级检查时才会重视档案管理工作。

2.2 人事档案信息化管理水平较低

事业单位人事档案管理的信息化水平不高，虽然有些部门购买了电脑等现代办公设备，但是由于相关人员不熟悉现代化档案管理系统，导致现阶段有关档案管理的软件、设备的利用率不高，原有档案信息化或电子转化速度过慢。有一些档案管理系统没有连接互联网，降低了档案资源的共享性。此外相关人员还存在专业能力低下的问题，该岗位一般应由具有相关管理专业的人才才能胜任，但以往的人事招聘中没有这一要求，只对年龄和学历进行了限制，对专业性要求较低。有的地区招聘要求必须是应届毕业生，因他们刚参加工作，没有丰富的实践经验，因此还没有掌握人事档案管理的技能方法，必须花费大量的时间和精力来学习相关知识。有些上岗的管理人员粗心大意，频繁出错，很少主动利用业余时间来学习档案管理的知识和技能。

2.3 人事档案的利用率较低

人事档案是对事业单位在职人员的基本信息及工作的一种记录，是为人事部门提供决策参考的依据。一些部门不重视档案的开发与利用工作，其目的仅仅是为了“留档”保存，在档案管理上常处于被动服务的状态，未体现出档案管理的人性化特点，导致人事档案管理没有发挥出根本作用。

3 新时期事业单位人事档案管理的建议

3.1 更新管理观念

新时期下，不管是单位还是个人，都要强化对人事档案管理工作重要性的认识，充分发挥领导作用，提高每一个工作人员的管理意识。高度重视人事档案管理工作，只有创新管理观念，才能够将档案管理工作的气氛构建起来，提高档案管理的整体水平。与此同时，加大监督检查力度，主动发现现阶段档案管理工作中存在的问题，第一时间采取办法补救。档案管理工作做好的前提是制定良好的考核制度，充分利用考核机制，将档案管理质量和管理人员的绩效考核相结合，从而保障档案管理朝着制度化方向进一步发展[4]。

3.2 完善管理制度

一方面，我国的档案管理制度不适合现阶段的经济体制，需要对管理制度进行全方位的改革，去除原有管理制度中不适合的内容。结合新时期的档案工作特征，将新时代的发展需求与工作思想融入到现阶段的管理制度当中，建立健全考核制度和标准，对不符合要求的员工进行培训或从原岗位调离。除此之外，还应该加强档案工作的规范性，提出新的要求，设立更远的档案工作目标，详细制定档案收集和存放的相关规定，使档案管理工作能够顺利进行，以免发生篡改人事档案的不良情况，一旦发现有违规情况，立刻严肃处理。与此同时，还需要检查、解决原有档案制度当中已经暴露的问题，对违规的问题给予重点关注[5]。

另一方面，完善人事档案的借阅制度。在制度上保障档案借阅工作的合规性，严格按照规章制度办理借阅审批流程，一般事业单位人事档案不可外借，仅供内部使用。若特殊情况涉及到人事档案的外借，则需要由部门领导审批准许，限期归还，且需要签署承诺书，以避免信息泄露。在调用人事档案的过程中，需由人事档案管理工作人员全程陪同，防止私自偷换与涂改档案内容。

3.3 突出人事档案管理工作亮点

事业单位人事档案管理的工作特性包括时效性和规律性。在人事档案管理中，应切实抓住重点，攻克管理难点，对典型方法与典型事件进行攻关与推动，采取针对性措施研究分析人事档案新事务与出现的新情形，在梳理工作思路的过程中加强宏观指导。与此同时，人事档案管理工作应该与时俱进、开拓创新，彰显人事档案管理工作的特质。

新时期下，社会经济与社会发展环境发生了巨大变化，事业单位的人事档案管理开发与利用也需要创新发展，如扩展档案编研范围，建设档案管理智能化平台，以保障档案利用率，进一步为人民服务。具体来讲，编研人事档案应把握好人事档案信息管理要点，尽量做到有的放矢，以点带面地构建信息化档案管理流程[6]。

3.4 加强设施投入

在日常工作中，要确保管理资金充足，或专门预留一些资金在管理当中使用，确保管理经费能够落实；加大硬件设施的投入力度，对档案投放的条件要进行严格监管，确保投放的位置和条件满足要求，存放空间符合三室分离要求。加强档案管理的安全意识，同时加强安保设施，将信息化技术引入到档案存放当中，利用互联网等信息技术完善现阶段的人事档案管理，通过社会查阅平台共享人才简历信息，进而提高档案管理的工作效率和质量，推动档案管理向高效化方向发展。

3.5 加强事业单位人事档案管理者的素质与能力

事业单位人事档案的管理对保障单位人力资源的优化配置有重要作用。很多单位人事档案管理工作人员自身素质与能力不足，主要是部分单位的档案管理内容单一，再加上管理机制存在漏洞，会影响到管理者的工作积极性。针对这种情况，应该对档案工作人员进行业务培训，以不断提升档案管理人员的工作能力；单位领导应采取奖励机制鼓励档案管理工作人员积极参与技能学习，创新工作方法，通过物质奖励与精神奖励相结合的方式对档案管理创新有贡献的工作人员进行奖励；事业单位应以示范岗位来调动员工工作的积极性，通过定期组织文体活动等营造良好的氛围。从专业人才的培养角度来看，事业单位不仅要重视内部职员的岗位能力与素质，还要注重外部人才的引进，吸纳专业管理人才，为单位档案管理注入活力。除此之外，从人事档案管理岗位的特点来看，其明显不同于其他性质的岗位，若档案管理工作人员的配置或岗位存在不协调现象，则会影响事业单位的管理质量，进而影响某些业务的开展，对职工信息安全也会产生影响。因此，事业单位应该从制度上保障档案管理工作人员队伍的稳定性。