探讨人才交流中心文书档案管理存在的问题和策略

张若飞 杜楠楠

摘要：档案管理是人才交流中心工作的重要组成部分，档案是档案管理的最重要形式之一。随着时代的发展和进步，信息技术在工作场所的应用越来越广泛。一些员工错误地认为传统的文书档案管理不适应时代发展的需要，因此不重视档案管理，导致管理过程中存在诸多问题，不利于文书档案管理的发展。本文主要分析了当前档案管理过程中存在的问题，并提出了一些用于标准化管理策略。

关键词：人才交流中心;文书档案管理;存在问题;策略

一、当前人才交流中心文书档案管理过程中存在的问题

（一）文书档案管理人员综合素质低

由于人才交流中心人员没有意识到文书档案管理的重要性，因此大多数员工没有参与文书档案管理。此外，人才交流中心在挑选文书档案管理人员方面更加随意，而且人员缺乏职业培训。此外，某些交流中心行政档案的工作人员隶属于其他机构，这将对管理工作的发展产生一些影响。

（二）档案管理方式不合理

文书档案管理有两个主要功能：一是登记人才交流中心的活动;二是充分利用文献档案管理资源，获取有用信息。只有正确的管理才能在管理过程中发挥作用，档案管理还存在许多不合理之处。例如，一些人才交流中心过于重视归档功能，忽视了管理档案的功能，而另一些人才交流中心过于重视归档存储功能，导致资源浪费。

（三）文书档案管理的安全性过低

目前，人才交流中心的档案管理主要有两种形式，一种是纸质文件管理，另一种是电子档案，这两种档案管理形式各有优缺点。纸质档案既繁琐又难以分类，而电子档案则易于存储、查阅和分类，但这两种档案管理方法都有一个共同的缺陷，就是安全性太低了。如果纸质档案存储不当，文件中包含的信息可能会被他人窃取，电子档案的安全性也无法得到保证，一旦档案管理系统遭到他人攻击，档案中的所有信息都将丢失，这给人才交流中心和个人造成了巨大损失。

（四） 档案管理和使用的深度还不高

文书档案管理的重要性在于两个方面：一方面，在登记功能上，主要涵盖各种活动的信息资料;其次，使用功能是指对记录的数据和信息进行必要的分类，以便档案中存储的信息能够在单位今后的工作中发挥适当的作用。然而，目前中国人才交流中心的文书档案管理主要仍停留在记录功能上。登记和收到的信息材料只记录了该股迄今为止的工作成果，这在今后很难有效利用，导致人才交流中心许多档案的利用率较低。

二、人才交流中心档案管理效率提升的策略

（一）提高人才交流中心对文书档案管理的重视程度

文书档案管理对人才交流中心和社会的发展具有巨大的积极意义。通过文书档案管理，人才交流人员必须积极转变观念，认识到文书档案管理的重要性，并在其日常工作中，积极执行经理交办的任务，做好文书档案管理工作。例如，为了更好地进行文书档案管理，人才交流中心可以投入更多的资源，增加对人才的投资，并制定适当的管理计划，更好地进行文书档案管理。

（二） 通过职业培训提高档案管理人员的整体质量

在文书档案管理中，管理员的选择对文书档案管理的效率有着非常重要的影响。如果负责文书档案管理的工作人员在管理期间没有意识到管理的重要性，对工作的态度不好，那么很难做好管理工作。因此，为了提高文书档案管理的效率，应该通过专业培训提高管理人员的整体素质，使管理人员能够运用他们的知识，及时更新文书档案管理的最新信息，健全有效的管理方法。此外，在选择管理人员时，还必须选择具有强烈责任感和创业精神的管理人员，为进一步发展文书档案管理打下良好的基础。

（三）提高档案利用率，做好文书档案的安全防护措施

档案管理的主要目的是使档案在工作中得到更好的利用，发挥档案的价值和作用。因此，档案管理也有必要采取适当的文书档案管理形式，以提高档案的科学性和便捷性，增加档案的利用率。此外，在管理档案时，还应注意档案的安全性。如果纸质档案或电子档案管理缺乏安全性，则很容易造成信息的泄露为个人和人才交流中心造成重大经济损失。所以做好档案管理和安全管理很重要，但在这方面做好工作并不容易，一定要建立完善的文书档案管理制度，严格按照制度开展日常工作，降低信息泄露风险。

（四）树立科学的文书档案管理意識

文书档案管理应考虑自上而下的档案管理，特别是管理人员，他们应更好地了解文书档案管理，明确文书档案管理的责任。档案管理人员的任务是大力宣传文书档案管理的重要性。必要时，可以举办专家讲座，积极发布相关业务制度和法律标准，并积极让全体成员参与文书档案管理，以获得他们的理解和支持;管理人员还可以将文书档案管理纳入关键工作，以提高文书档案管理的质量。同时，要增强文书档案管理的主动性和广度，积极赋予决策权。文书档案管理人员要与时俱进，对自己提出更高的要求，不断为自己补充新知识，创造终身学习的目标，变被动接受为主动学习，提高文书档案管理信息的能力。

（五）提高文书档案管理的数字化、安全化水平

随着科学技术的不断发展，文书档案管理应适应形势，以数字化为目标。然而，为了促进这种情况，需要解决电子文档信息风险，并加强安全管理。电子技术在文书档案管理中的应用使文书档案管理更加舒适和快捷，节省了大量人力、物力和财力资源，并且收集信息和完成处理过程所需的时间也越来越少，尽可能简化文件管理程序。此外，计算机技术可以节省获取信息的时间和精力，简化繁重的手动查询过程，开发不同方向和类型的咨询工具。但是，为了保证数字文件管理的安全性，有必要加强投资和安全技术管理。例如，登录时应该使用有效的身份验证信息来加强对安全系统的监控，并提高计算机系统的安全性，以防止盗窃和损坏档案信息，确保文档和归档管理的最高安全级别。

结束语：

人才交流中心文书档案管理是一项非常重要的工作，也是评估该人才的一个重要参考点，档案管理包括多个部门，需要共同努力才能管理好档案。日后在文书档案管理工作中，要发现与文书档案管理有关的问题，不断开发新的理论和管理技术，并加以进一步发展，确保文书档案管理成为人才交流中心的重要组成部门。

参考文献：

[1]任毅华.人才交流中心文书档案管理存在的问题和策略分析[J].卷宗，2019.

[2]唐博书.探讨人才交流中心文书档案管理存在的问题和策略[J].商品与质量，2017.