浅谈新形势下做好档案工作的几点思考

王素花

（河北省科技档案馆 河北·石家庄 050011）

1 档案工作的性质和作用

档案工作是维护党和国家历史真是面貌、保障人民群众利益的重要事业，就其基本性质和主要作用来说，它是具有管理性、服务性、政治性、机要性的工作。一是档案工作它是专门负责管理各部门形成的历史文件，所以是管理性的工作。二是通过提供档案信息为社会服务，是档案管理工作区别于其他工作的特点之一。档案部门虽然也研究档案、进行编研等活动，但其目的还是为了更好地适应社会的利用需要，所以具有服务性。三是在社会历史的各个阶段，档案管理工作都必然为一定的经济、政治、文化服务。这个服务方向是档案管理工作政治性的集中表现。四是由于档案的内容关系到国家的政治利益和经济利益，所以中外任何国家对档案管理都有一定的保密要求，有的档案不对外开放，而大多数档案在规定期满后开放。这种机要性也是档案管理工作的一种性质。

档案真正发挥作用的时候是在档案被人们利用的时候，当人们因为工作中、生活中遇到某些问题需要查找档案时，能够查到自然高兴，但查不到呢，就会去指责档案工作没有做到位，怎么需要的东西没有收进来呢。这就涉及到我们档案收集的齐全完整问题。一个国家、一个民族乃至一个人在几十年几百年后是否还能被人记得、记得多少、记得什么，取决于这个国家民族和这个人有没有档案、有多少档案和有什么样的档案留给后世。所以说我们今天的立卷归档，决定着谁将在未来受到关注，谁又将在未来销声匿迹，我们今天行使的是控制记忆的权力。如果说，政治家和人民群众是在创造历史，那么，我们今天的立卷归档则是在重新塑造历史。党的十九大闭幕后不久，习近平总书记带领新一届中央政治局常委专程前往上海和浙江嘉兴，瞻仰中共一大会址和嘉兴南湖红船，在石库门和南湖这两个地方看到很多记载着我们党峥嵘岁月和光辉历程的历史档案，总书记看得非常仔细并不时询问，意味深长地说，我们是为了不忘初心、坚持真理而来，我们的初心、真理就蕴含在这些档案之中。习近平总书记早在地方工作时曾指出“经验得以总结，规律得以认识，各项事业得以发展，都离不开档案”。寥寥数语，深刻揭示了档案和档案工作的巨大价值和现实作用。

2 目前档案工作的现状

档案工作是每个单位不可缺少的基础工作，也是所有工作的最后环节。实际情况中档案部门，一般比较边缘化，很容易被忽视。有的单位领导对档案工作不够重视，工作人员的档案意识不强，档案的收集不够齐全完整，档案保护环境不符合规定，有的单位没有独立的档案库房。尤其是在机构改革的背景下，地方档案部门原来运行多年的“局馆合一”体制被打破，在改革调整磨合期内档案工作或多或少的出现管理松懈，职责模糊，有的业务问题缺乏指导。其实，档案工作不是可有可无，而是必须做好的工作。

3 做好档案工作应注意的问题

档案工作作为一个单位基础工作的重要组成部分，是反映一个单位综合管理水平的重要窗口，同时也是检验一个单位工作成效的有效途径。一个单位档案管理的规范化，印证着这个单位机关建设、业务建设等各项工作管理的规范化程度和水平。要做好档案工作，笔者认为要做到以下几个方面：

（1）领导的重视和支持是做好档案工作的前提。在一个单位任何一项工作的开展都需要领导的支持，在各单位作为非主要业务的档案工作的开展更是需要领导的重视和支持。档案是对单位各项工作、各类事项、各方面活动的真实记录，是对单位发展历史的真实记载，是单位发展经验与教训的沉淀。单位发展历程的辉煌与沉浮、事业的发展与壮大都真实地存在档案里。档案工作就是把档案当作一种资源来开发、利用，让前人的智慧以及事业土壤中滋生的精神，在今天得以光大传承，为继续创新的事业服务。尤其近几年来，随着国家巡视工作的开展，各项审计、纪检工作更是频繁了利用档案，以档案为佐证，充分证明单位各项工作的合法、合理，能还领导和当事人一个清白。一个单位的档案工作也不仅仅是档案部门的事，而是各部门各岗位人员共同的责任。所以各单位要认真贯彻新修订的《档案法》，确定档案机构或档案工作人员管理本单位的档案，建立档案工作责任制。

（2）收集齐全是做好档案工作的生命线。档案真正发挥作用的时候是在档案被人们利用的时候，当人们需要查找档案时，能够查到自然高兴，但查不到呢，就会去指责档案工作没有做到位，怎么需要的东西没有收进来呢。这就涉及到我们档案收集的齐全完整问题。2006年以来，随着国家档案局令第8号《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的实施，档案的齐全完整性有了规范性文件的约束。档案的收集是档案工作第一要务。各单位档案机构要认真履行职责，建立健全文件材料归档制度，严格按照各类文件材料归档范围和档案保管期限表，做到应归尽归、应收尽收。加强对重大活动、重要事项等文件材料的收集力度，加强对涉及到人、关系到人民群众切身利益的文件材料的收集力度，强对应归档的电子文件及声像、实物等特殊载体档案的收集力度，任何部门和个人不得据为己有或拒绝归档。要在平时的文件收集、积累上下功夫，日常工作中大家应注意做好以下几点：

①严格登记。收发文登记是文件往来的必经关口，因此把好这一关，就能保证单位主要文件的齐全完整。通过登记，来往行文、内部文件、会议文件等均可做到家底清楚，有据可查，避免遗漏或遗忘。一种办法是由办公室或综合部负责单位的收发文登记，一种是由各部门兼职档案人员负责做好本部门的收发文登记。

②及时收集。及时收集是确保归档文件材料齐全完整的关键。所谓及时收集，是指对已经办结的文件以及会议、活动结束后形成的文件材料及时催要，或定期清理，集中保存。许多文件经常是保持在单位或部门领导手里，一旦处理完毕，应及时交档案信息员保管。

③严格检查。一是检查同一事由的文件是否已经生效，办理完毕，但不要来一件检查一件，等收齐了再检查，请示上去要等批复；二是检查每份文件的正本、定稿、签批单是否齐全完整；三查文件材料的字迹、用纸是否符合归档要求。

④随办随归。不是说整理完一件交一件，是讲我们每收到一份文件，即可按要求整理一份文件，然后装盒保存。

⑤妥善保管。每个部门的文件材料集中保存后，档案管理人员应根据文件的来源（上级、本单位、本部门等）和问题等用文件夹分类标识，建立临时目录，在移交档案室前，做到安全保管，运转有序。

（3）档案安全是做好档案工作的底线。档案安全保管是档案工作的底线。档案安全在任何时候任何情况下都不允许有丝毫疏忽和放松。要集中管理本单位所有门类和载体的档案，特别是要将分散在各个业务部门的档案集中统一到档案部门保管。档案的保管有一个基本的原则，即：要集中统一到档案部门统一保管。要把档案安全工作列入重要议事日程，保证必要的经费和设施设备，建立健全人防、物防、技防三位一体的档案安全防范体系。

“人防”就是建立健全各项规章制度，认真落实责任制，要健全完善应急预案，把档案室列入重点保护范围，纳入各级应急预案体系，确保档案安全受到危害时得到优先抢救和妥善处置。

“物防”就是要严格按照有关规范和标准设立档案专用库房、档案整理室、档案阅览室。配备满足需要的设备，实现“八防”：防火、防盗、防光、防潮、防高温、防有害生物、防尘、防水。

“技防”就是应用先进的技术手段，保证制度的落实，保证“八防”的落实。一般地讲，现代化管理水平的高低，取决于应用现代化技术手段的多少。应用安全保密技术、设备和材料，改善档案保管保密条件，确保档案信息安全保密。经常开展档案安全保密自查，严防档案损毁和失泄密事件发生。要让档案安全成为任何时刻都不可触碰的高压线、不可逾越的红线。

（4）档案信息化管理是档案工作的发展方向。计算机技术的普及应用，带来了档案管理革命。体现档案管理水平的一个重要方面就是利用档案时，能快速、准确地查找出所需要的档案，依靠的就是检索工具。过去主要是手工制作案卷目录、专题目录、卡片等，全引目录（文件目录）就很少，面对百万卷上千万件的档案，查找的速度和准确性可想而知。档案信息化建设是档案工作的发展方向，是衡量档案管理水平的重要尺子，是信息化建设的重要内容，是提高综合实力的重要途径。

近年来，发布了《全国档案信息化建设实施纲要》，《数字档案室建设指南（2014年）》等相关标准的发布，为档案信息化建设提供了政策支撑和标准支持。按照中共中央办公厅、国务院办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》要求，要“把档案信息化纳入本单位信息化建设整体规划，统一部署、同步实施，确保档案部门实现对电子文件形成、积累和归档的全程监督指导”。

要准确把握档案信息化建设目标，经过一段时期的努力，建成以数字资源为基础、安全管理为保障、远程利用为目标的数字档案室体系。一是坚持统筹规划。将档案信息化建设纳入信息化建设总体规划，统一部署、同步实施，稳步推进，确保档案信息化与机关信息化协调发展。二是坚持协调推进。机关档案部门要与机关信息技术部门等密切配合，把档案信息化管理嵌入到机关工作的各个方面，实现档案信息化与机关各项业务信息化流程的有效衔接。三是坚持创新管理。运用知识管理、大数据、云计算、物联网等新理念、新方法和新技术，目前，各单位在实现存量档案数字化，建立数据库，网上查询，网上利用，完成网络办公系统与档案管理系统对接的同时，要最终实现电子文件归档。在推进档案信息化管理过程中，要采取切实有效措施，确保档案信息的绝对安全。

（5）档案利用是做好档案工作的目的。过去一些人和我们现在这些人花费这么多的人力、物力、财力收集整理保存下这些档案，目的就是利用。为今后还原我们这一段历史，为后人研究我们这一段历史，提供依据和凭证；为今天的领导决策，为维护国家、单位和个人的权益，提供依据和凭证。总书记强调：“治理国家和社会，今天遇到的很多事情都可以在历史上找到影子，历史上发生过的很多事情也都可以作为今天的镜鉴。”档案是一种资源，也是财富，所以，在提供利用时，对涉及国家利益和权益纠纷的档案一定要慎之又慎，一定要严格审批和登记制度。