财务管理信息化标准探讨

麻国顺

（浙江麦娇奴服饰有限公司，浙江 温州 325000）

现今市场上各种信息化软件不管是业务系统还是财务系统，都是层出不穷，各种价格档位，中小企业可选择性很多。选择一款适合自己的软件固然重要，但怎样才是适合自己这很难判断。这些软件的功能基本上都大同小异，差别更多的在于软件公司的知名度，甚至于很多也是抄袭的。即使有些软件公司总是宣称自己的软件功能如何如何强大，但当你购买了以后，总会发现这些功能都是你无法使用或是不需要的，一个信息系统应用的好不好，从根本上说在于用软件的人而不在于软件本身。所以本文并不对如何选择软件进行研究，而只是就软件应用方面的标准化问题展开探讨。

一、财务管理标准化的重要性

各行各业都有自己的标准，财务管理同样如此。近几年，国家层面也对财务行业发布了很多标准，如会计准则、内部控制、管理会计等方面。本文所探讨的主要是同财务管理相关的信息化标准问题。

财政部于2013年12月发布了财政部关于印发《企业会计信息化工作规范》的通知（财会〔2013〕20号），其中也提到，大型企业、企业集团开展会计信息化工作，应当注重整体规划，统一技术标准、编码规则和系统参数，实现各系统的有机整合，消除信息孤岛。这里其实表述的重点就是解决标准化问题，因为只有各种系统都按要求和公司统筹规划实现标准化，才有可能在不同系统间建立联系，以消除信息孤岛。

因此，一个企业内的众多的信息系统，必须要有一套将各系统连接起来的规则和标准，实现数据互通互享。

二、软件应用标准化内容

首先要弄清楚标准什么。任何系统的最终目的都是为了获取有用的数据，以进行分析统计或报告。而数据是多维的，前端人员在操作过程中形成的数据往往只有一味的金额或数量，或通过操作人员手工录入，或通过设备感应录入，而其他维度大多是在后端已经设置完成，前端作选择而已。当然选择也很重要，如果选择错误，同样也会影响数据的有效性。

本文仅就后端设置的标准化进行论述。一个软件的后端设置有很多，就业务系统而言，如终端渠道信息、客户信息、顾客信息、供应商信息、商品信息、材料信息等；就财务核算软件而言，如部门档案、客户档案、供应商档案、科目档案等。这些设置最终都会体现在数据的各种维度中来，影响分析决策人员的判断。

三、业务系统基础信息标准化

1.业务信息系统软件自身缺陷

（1）以商品信息为例。很多企业的商品或材料都有几千上万种，如果不分类很难想象在后续的工作中如何进行分析决策。各种业务系统自然都有这种功能。如商品信息，系统可能会要求维护商品的各种属性，就笔者所在企业而言，有品名、款式颜色、款式种类、款式大类、款式小类、款式年份、款式季节等几十个属性，问题在于系统将这些属性都分割开来了，各自维护。而这里面有些属性之间是有关联的，如同一品名，它的款式种类、款式大类、款式小类等属性应该是唯一的。而当系统将属性独立维护的时候就出现这样的一个问题，如商品信息维护人员在维护商品档案时，A1款商品品名为B1（假设品名为商品的最小属性），款式种类、款式大类、款式小类分别选择为C1、D1、E1，而在建A2款商品时，品名同样为B1，款式种类、款式大类、款式小类却分别选择成了C2、D1、E2，最终出现了同一品名不同类别，从而影响分析结果。

（2）如何解决这个问题。笔者认为业务系统对于这些相关的属性应该有个汇总属性表，以最小属性为基础，组合其他属性，而每个最小属性在这汇总属性表中都是唯一的存在。商品档案维护人员在维护商品档案时，只要选择最小商品属性，其他相关属性都会自动匹配过来，不至于出现同一个最小属性存在多种相关属性的情况。但可惜的是，在笔者接触的这些软件中，没有一个系统是这么做的。

为了解决这个问题，笔者只好在自己开发的财务管理系统中搭建了这么一个中间档案表，用来规范业务系统导出来的基础数据。这样不仅解决了上述的不唯一问题，还可以根据其中某种属性来对应财务会计科目，建立业务系统同财务核算系统的对接，实现会计核算凭证自动化处理。

2.企业内部管理缺陷

企业内部相关部门在设置相关基础信息时，往往不考虑财务部门的需求，而只是考虑是否满足自身需要，这同样严重限制了业务系统同财务核算系统的对接。

仍以商品信息为例。商品信息维护部门在业务系统中维护一些非销售类商品信息，如易耗物料等信息时，往往很随意，因为这些商品对于他们后期的分析统计不会有什么影响。而财务往往会根据这些物料的类型分别计入不同的科目进行核算，如办公用品、广宣物料、包装物料、固定资产等科目。

如何解决这种状况，笔者建议企业财务部门在业务系统搭建之初就要全程介入，特别是在各种基础信息的设置上，比如上述的商品信息，财务应该提出需求，要求至少有一种属性是需要匹配财务使用的，让财务来维护这项信息或将相关标准提供给商品维护人员。只有这样，财务部门在后续提取数据时才不至于如此被动。

当然，很多企业的问题在于，财务部门自身根本就没意识到这点。如果有这种意识，相信业务部门还是会配合的，特别是在系统刚引入时。如果等业务系统运行了很长一段时间，积累了大量基础信息和数据后再要求他们配合难度就会大很多，甚至根本不会配合。所以财务部门介入的时机是很重要的。这种缺陷也是可以通过在财务管理系统中搭建中间表来解决。

3.基础信息设置问题解决方法

基础信息设置问题解决可以通过建立中间表来解决，但前面提到的同业务属性相关的信息如单据类型、采购类型、发货类型、退货类型等信息是无法通过中间表解决的。因为这些信息在基础设置时可以标准化，但在业务发生时大多是需要人工根据企业相关文件判断选择的，所以实际业务发生过程中会面临各种问题。

4.业务属性基础设置财务需要介入

因为不同的业务属性可能需要做不同的账务处理，有不同的会计核算要求，或是需要根据业务属性进行各种分析决策，甚至有的企业会基于不同的业务属性，针对供应商或客户有不同的结算政策。财务需要分析企业实际业务可能存在哪些业务类型，各种类型对财务的会计核算和分析有什么区别或有什么影响，以及企业是否根据不同业务属性针对供应商或客户有不同的结算政策等。

（5）旅游市场基础。旅游市场现状和发展潜力影响地区生态旅游开发。生态旅游产品需要与之对应的市场将游客生态旅游行为转化为地区经济效益，良好的旅游市场基础对地区生态旅游开发具有重要支持和带动作用。故本研究从旅游市场规模、旅游经济效益和旅游消费潜力三个维度对生态旅游市场基础进行评价。

实际业务发生时财务也需要介入。业务属性的基础设置是一次性的，所以这时的标准化问题比较容易解决。难就难在实际业务发生时对这些标准的使用。对标准的使用从本质上也是一个标准化问题。在什么情形下选择哪种类型，企业需要建立一个业务属性说明文档，这就是一个标准文件，实际上很多企业没有这个文件，大多是采用口传身教。企业不仅需要用这个文件去培训员工，财务部门也需要用这个文件去监控业务数据操作过程，并且在前端就要介入，而不是等业务流结束了才参与审核，因为业务单据的控制一般都是不可逆的，这时就会显得很被动。

四、财务核算系统基础信息标准化

本文仅就财务核算系统中基础信息设置的标准化进行探讨，如科目档案、部门档案、客户档案、供应商档案等，尤其是科目档案和部门档案显得更为重要。如果业务系统和财务系统用的是同一个软件，如用友、金蝶等软件都有业务模块，这方面的困惑就会少很多，因为这种情况下，很多基础设置都是共用的。而实际情况却不是如此，大部分中小型企业，业务系统和财务系统分属不同软件，而这些软件的很多规则是不一致的，很难实现业务系统和财务系统的统一，这就需要一个中间系统进行连接，这点在笔者的另一文中已有探讨。但财务系统自身的标准化也同样重要。

1.科目设置

（1）财务人员在设置科目档案时的问题。很多会计人员在搭建会计核算体系时，都没有好好规划会计科目。有些把科目级次设的很多，在编制会计分录选择会计科目时要一层又一层地展开，效率低下；有些把客户和供应商都设置成科目，要知道这些软件都是有客户和供应商辅助核算功能的；有些甚至于把业务系统中的材料名称、产品名称等设置成科目，曾经看到有个企业的会计在软件中设置了6000多个科目，简直就是眼花缭乱；有些会计会每年改变或调整会计科目，缺少长远规划，导致前后期会计科目不一致。各种情况层出不穷，五花八门。

（2）出现这些问题的原因，一方面是对未来预计不足，只着眼于当前的企业状况，一切依据现状进行设计。如有的科目你只有一级，目前是没什么问题的，但随着企业发展，未来可能处理新的业务情况，而你的核算需要通过不同的下级科目处理，这个时候想再去调整就很难了，当然也不是不能处理。另一方面就是缺乏管理会计理念，如成本管理、现金流管理、分析决策等，这些理念都会影响着你对科目整个体系的设计。如成本管控方面，你可能需要分清哪些可控成本，哪些是不可控成本，或哪些是固定成本，哪些是变动成本，而这些在一定程度上是可以通过科目设计进行区分的。当你在设计时没有考虑这些理念，而未来有这个需求时，想调整已经很困难，这个时候可能唯一可做的就是整个科目体系推倒重建，从0开始。还有就是对软件系统的功能不了解。

（3）科目的级次特别是成本费用科目的级次要合理，笔者往往只设计三级，而末级相对会比较细分。为什么要这样设计？因为会计核算软件的科目设置是不具有扩展性的，一经设定就很难改变，如某个四级科目A4，归类在三级科目A3下，在运用过程中想把A4归类到B3下或C2下，就很难调整，除非把原有的科目弃用了，重新设置科目。而经常有这种不同归类需求的时候，这就是灾难了。所以笔者干脆就将科目级次减少，然后在笔者自己开发的财务管理系统中搭建一个科目表，在会计核算系统科目设计的基础上，增加多列自定义的科目分类，分别命名为自定义一、自定义二、自定义三等，然后随时可以根据需求进行自定义归类。当然归类是汇总性质的，所以会计核算系统末级科目的设置才是关键所在，太细了账务处理选择就比较困难，太粗了归类汇总也难以判断及难以进行多样性的归类。

2.部门设置

部门设置也可以叫责任中心设置。这里以零售企业自营的终端渠道为例。

（1）财务部门一般都会将自营零售终端作为一个部门或责任中心进行核算，在财务核算软件中设置对应的部门档案。但财务核算软件的部门档案设置的属性是不具有良好的扩展性的，比如在后续工作中可能需要根据渠道的面积、位置、存活时间、城市级别、分管区域等属性进行分析决策，但软件中并不能设置这些属性或其他可以根据需要随时自定义的属性。当然，现在的业务系统中对于渠道的属性设置往往是比较齐全的，但问题在于，很多企业在维护业务系统中的渠道属性时，往往并没有标准或有标准但没有得到较好执行，维护不全或不规范的现象总有发生，财务没有办法有效利用业务系统中的这些设置。

所以笔者的处理就只能在自己开发的财务管理系统中增加这么一张渠道档案表，除了常规的一些属性外，还增加一些使用人员可自定义的其他属性。

（2）解决了属性设置的问题，还要面临另一个问题。由于财务系统和业务系统一般都有自身的编码规则，不同软件系统之间相同信息的编码是很难实现一致的，所以这个是可以接受的，但如果财务系统中档案的名称、业务系统中对应档案的名称设置各不一致，系统间就失去了直接关联的可能性。另外，特别是有些系统对编码没有严格的规则控制的时候，当维护人员发生变更的时候，不同的人总是有自己不同的编码方式。这导致财务核算系统同业务系统根本没法实现数据关联，严重限制了财务对业务数据的充分利用。

基于这个问题，笔者在自己开发的财务管理系统中的部门档案表中增加了两列对照信息，分别为财务核算系统的部门编码、对应业务系统中的编码，这样就可以将财务核算系统和业务系统进行连接，实现数据关联。

（3）财务核算系统中部门档案设置的层级以及每层的分类也是一个很重要的事项。其实这里的设置同科目设置的原理是一样的，解决的思路也基本相同。这里不再详细探讨。

五、中间系统对于财务管理标准化的重要性

通过前面的探讨可以预见，财务系统同企业内其他系统往往是很难直接兼容的。财务想要充分利用其他系统的数据很是困难。这个时候中间系统就起了关键作用。利用一个中间系统建立各种标准，牵线搭桥，将财务核算系统和企业内其他系统进行连接，把不同系统的数据都抓取到中间系统中来，并在中间系统里进行分析统计。

当然，对于一些财力雄厚的企业，可能会通过建立财务共享中心，实现这种不同系统间的数据互联，笔者也一直有这个梦想，希望有一天可以自己亲身实践。但可惜经历了那么多企业一直没有这种机会，中间呆过一个企业，也买了SAP系统，可惜因各种原因难以推广。唯有另辟蹊径，寻找适合自己也适合企业的一条路子。笔者把这个系统称之为财务管理系统，至于如何搭建这个系统，在笔者的另一文中已有所探讨，本文不再深入。