财务共享模式下的企业内部控制体系优化策略研究

马忠民 叶紫榆

（徐州工程学院学院金融学院，江苏 徐州 221018）

伴随数字经济发展，共享服务理念已广泛应用于各项管理工作之中。传统分散式的管理模式不断暴露出组织效率的低下、运营成本高昂等弊端。在此背景下，财务共享模式作为新型的管理模式得到快速应用，在一定程度上降低了企业运营成本、提高了管理效率。资料显示越来越多的企业建立了财务共享服务中心（Financial Shared Service Center，简称为FSSC），至2020年底的统计，国内FSSC数量已逾1000多家，并呈现快速增长趋势，企业通过建立FSSC，显著提升了经营绩效，研究显示内部控制质量在财务共享与企业绩效的关系中发挥了中介效应[1]。2020年12月中兴新云服务有限公司携手ACCA（特许公认会计师公会）、厦门国家会计学院正式发布《2020年中国共享服务领域调研报告》，报告显示95.20%的受调研企业已经有初步或成熟的财务数字化战略和计划，共享服务为企业打造新竞争优势[2]。但在各企业推行财务共享模式过程中，仅关注于降低成本、提高工作效率方面，而对内部控制问题重视不足，财务共享模式下的内部控制体系构建还不是很完善[3]。沿用传统的内部控制管理方法已经无法满足企业财务共享模式下的管理要求，伴随“大智移云物链”（即大数据、人工智能、移动互联网、云计算、区块链）企业数字化发展，新型财务共享模式要求企业的内部控制必然更加细化，因此财务共享模式下如何优化企业内部控制成为重要研究课题。

一、财务共享模式对企业内部控制提出的新挑战

财务共享模式即是一种通过将分散于各业务单位、重复性高、易于标准化的财务业务进行流程再造与标准规范化，统一集中到FSSC进行处理，通过实施财务共享以提升企业标准化作业进程，有效促进企业运营成本的降低以及服务的质量与效率的提高[4-5]。实施财务共享模式的需要规范的企业内部控制制度、完善的内部控制体系作为支撑，只有这样企业才能真正实现业务处理效率不断提升、服务质量的持续改进、产品成本的不断下降以及客户满意程度的不断提高，可以说内控控制对于财务共享模式价值的实现具有重要基础保障专用。因此财务共享模式对企业内部控制提出的新挑战、新要求。

第一，对企业业务流程再造的要求。流程再造也称流程重组，1990年由迈克儿汉莫提出，主要内容是对现有信息的整理和优化。财务共享模式下企业内部业务流程需要再造，企业的业务应根据该模式的特点重新设计，应当针对日常业务和日常决策，整合开发出一套合适的业务流程，最后由企业的高管层进行决策。

第二，对高质量内部控制的要求。传统分散式控制模式只要求企业将各类业务信息进行层层垂直式传递，并在层层传递过程中完成对每一次的业务信息进行一次审核，这种模式虽然效率相对下降，但在某种程度上也可以相对减少差错的发生。而企业在采用了新的财务共享模式下，业务信息的传递模式发生根本改变，表现在企业的各类信息往往直接集中在了共享部门，对这类信息进行处理的也仅在共享部门的人员，这样出现差错的可能性会上升，且在产生的差错中有些不可逆，因此新模式对内部控制提出来更高的质量要求。

第三，财务机构配置的新要求。新模式下需要对财务机构本身职能进行重塑，同时需要进一步提升财务管理职能在企业战略中所起到的作用。需要重新成立一个不依附于总公司的新的财务机构，通过各资源整合以及专业人员重组，合理确定企业财务机构框架；最后，对构建信息系统的要求。财务共享平台的构建质量已经受到信息系统与信息技术制约，要实现信息系统的建设与财务共享模式的构成特征相适应。在共享平台上，必须保证信息的高度集成，每一个流程步骤的标准化，通过有效的会计结算业务系统与财务决策支持系统以及内部管理信息支持系统等的有效集成，实现财务共享模式顺畅运行。

二、财务共享模式下企业内部控制存在的问题

1.企业业务流程再造认识不足

企业在采用财务共享服务模式，进行FSSC的构建过程中，尤其要关注的一环就是对企业业务流程的再造与整合，可以说流程管理与设计是共享服务建设的前提和基础。要结合财务共享服务要求，对现有的财务工作流程进行梳理、分析、鉴别，作出改进、优化方案，认真再造整合，才能保障共享中心新业务流程的效率与质量得以优化，凸显共享模式的标准化、规模化、高效化。财务共享的核心是就是实现业务流程的统一与标准。

2.内部控制质量需要提升

在财务共享模式下，企业内部分散的财务活动被财务共享中心代替，原来的层层传递，层层审核减少了，信息传递的速度与效率得到快速提升，内部控制质量也需要随之提高。传统的财务管理模式下，信息在逐级由下而上的过程中，经过了多次的校验审核，错误产生的概率相对较小，同时，即使发生了某些没有发现的错误，其所造成的损失以及所波及的范围也相对较小。而在财务共享服务新模式下，由于企业的财务数据已经集中于共享服务中心，大幅提升了信息传递的速度与效率，但却由于相对造成的财务高度集中性，从基层信息传递的小小失误信息，可能会导致共享服务的整个损失，波及的范围也相对较大，因此内部控制质量的要求会更高。

3.内部控制部门和岗位设置不健全

作为现代企业管理过程中的关键部门之一，内部控制部门能够有效控制企业内部可能的风险[1]。在财务共享模式下，内部控制部门可以通过制定部门规章有针对性的对企业各部门进行有序管理。专职人员可以根据企业的财务经营状况、风险承受能力等因素系统地分析企业管理工作，利用科学的方法确定财务风险的影响因素，以此为保障企业能够长期有效进行内部控制。然而，目前对于已实施内部控制的企业来说，仍有极少数企业没有设置内部控制部门和设置相应岗位，这很可能导致企业制定的内部控制制度没有办法充分发挥作用或导致企业在进行管理工作中的状态不稳定，严重时会影响企业开展基础的财务工作。

4.相关信息系统不够完善

财务共享模式下依托先进信息技术的、运用统一标准规范的信息处理系统，实行了集中化、统一化和规模化会计业务运行流程，将基础业务区域化、模块化，实时汇总和分析跨部门、跨地区的会计信息，远程集中核算，自动化处理繁杂的核算工作，推动企业财务工作从财务会计向管理会计转型，但相关信息技术、信息系统在很大程度上对财务共享平台的构建质量产生很大影响。由于缺乏匹配于新模式的对财务管理多方面价值系统化的梳理与总结，缺乏对可能影响财务数据质量的因素调查总结与分析，对信息系统技术漏洞及相关危害的有效总结不足，并在具体的实施过程中对依据网络信息技术的特征充分制定其相应的安全隐患排除机制，难以实现在财务信息系统的应用过程中，更好地实现财务风险的规避处理，不能为财务共享模式完整开发价值提供的充足支持。

5.风险识别方法单一风险评估不完善

财务共享模式是一种依赖计算机软件分析、大数据共享分析等先进的互联网技术而产生的管理模式，对于企业内部控制体系的信息化发展、智能软件设备完善化发展都起着无法代替的推进作用，但是在整个发展的过程却与风险识别与评估工作的结合还不完善，并且还不能够通过科学的财务共享服务系统对风险项目的发展做好全面的防范与监督工作。由于在财务共享模式下的风险并不能只存在于内部控制活动中，在经营过程、筹集资金、专业能力和沟通方式等中也会给企业带来巨大损失。因此，风险识别方式过于单一会导致企业无法在其他活动中被识别出来，如果对这些潜在风险置之不理，损失在所难免。在这样的情况下，企业需要制定适合自身的险识别方法并不断根据实际情况灵活应对外部环境的变更，及时发现风险，为后期应对风险做好充足的准备，达到减少企业损失的目的。

三、财务共享模式下的内部控制体系优化策略

1.简化与重组再造业务流程

实施财务共享模式其根本是要构建一个统一的标准化和流程化业务处理平台，归集所有直属单位的财务信息按统一的规范标准处理，这就需要对原有的业务流程简化、细化并优化，删繁就简，简化多余的中间低效率业务流程，同时进行精细化标准规范整合改造与重组，可以以工作流作为构建工具，重新梳理重要流程如人工活动、流程组件、操作者、角色等对象以及对象属性，理清各节点功能，从根本上查询新的管理模式下可能存在的漏洞，实现对业务单据状态和字段赋值的变更，将预算系统、报销系统、支付系统和核算系统等财务业务工作的流程模块，通过统一的平台化简化、细化、优化，因此要结合简化细化的内部控制流程从总体视角提升财务管理工作效率，构建财务共享服务中心。

2.实施内部控制的高质量提升措施

内部控制是企业提高经营效率、实现发展战略的重要管理工具，提高内部控制的质量，可以有效发挥内部控制在实际运行过程中的作用，加强对决策制定的监管，减少盲目投资行为[6]。低质量的内控体系，会导致企业自身优势竞争力的下降。实施财务共享模式必然与内部控制的高质量提升密切关联。业务流程的简化、细化重组与再造，删繁就简，提升财务工作效率的同时，但另一方面，伴随各控制活动要素环节减少会带来新的风险，因此要财务共享模式下要不断提升内部控制的质量，可以从管理者自身出发以及管理者所处的外部环境出发，为管理者决策提供及时、有效的信息，完善内部审计流程，提高内部控制自我评价和鉴证质量，及时处理正确、有用、可靠的电子财务数据，通过授权审批控制、运营分析控制等手段控制各活动要素，规范管理者的决策行为、决策流程，保证相关的内部控制工作可以得到高水平的设计，实现内部控制的高质量提升，将企业风险控制在可承受范围内。

3.健全内部控制部门与合理设置岗位

财务共享模式下，工作流程发生根本转变，企业应开设独立的内部控制部门并完善部门岗位设置和职员权责。作为公司的一个具有特殊职能的部门，要确保其自主性和权威性，才能更有利于建立健全内部控制环境，保证内部控制部门与财务部门职责分离，避免人员权责重叠等内部控制中原则性错误，同时加强内部控制部门与企业其他各部门之间的联系，及时发现问题，有效解决问题。财务共享模式下，由于工作流程的转变，必然带来了内部控制部门与岗位职责的变更，岗位设置要求相关内部控制人员不仅具有丰富的内部控制专业知识，还要具备较高的信息化操作水平，这也出现了为满足于新的业务工作要求，专业化的分工会出现某一岗位的业务工作仅局限于该模块内，反过来会降低员工在其他模块的工作熟练度。在推行财务共享模式建立FSSC过程中，管理层要结合新的岗位需求，做好前期的员工以心理引导，做好相关培训工作，减少岗位设置与变动时员工产生疑虑与畏难情绪。同时也可以通过建立轮岗制度、完善晋升和分配激励机制，打破原有的传统财务工作思路，激发员工的工作积极性，学习并熟练运用财务新系统、新软件，促使员工的工作能力全面均衡提升，顺应财务智能化发展，提高员工工作质量与效率。

4.完善财务共享相关信息系统

为适应财务共享模式而建立的财务共享中心，通过发展稳定且高速的网络信息平台，实现收集并实施各部门常见的会计工作，为各分公司提供跨区域、跨部门的服务。为达此目标，需要拥有一套紧密耦合的信息系统。因此，财务共享模式实施的重要支撑点就是对信息技术依赖性，要有完善的稳健运行的财务共享相关信息系统。企业要对网络信息技术的隐患特征进行充分的分析与考察，在实施过程中，将财务内控相关工作的风险点防控措施设计的周全完备，要加强对人为操作占比情况的关注，通过对财务软件应用情况、不同财务软件系统的数据进行联动分析研究，预防在数据关联的过程中由于接口的转换可能会产生误差，并结合财务专业相关工作决策设计情况，尤其要充分考虑总结企业管理层在制定财务决策过程中的各类参考因素，总结对信息技术系统所具备的多方面影响，严格使用各种权限，并通过权限加强对数据的控制，尤其要关注信息技术相关的安全隐患控制，提升接口的安全性和防火墙的功能，来构建与完善相应的信息技术系统，实现信息技术资源在财务数据转化过程中发挥更大的作用。

5. 建立风险评估机制完善风险评估工作

在财务共享模式建设的过程中，加强企业内部控制风险识别和评估工作尤为关键，应建立风险评估机制，完善风险评估体系。根据风险类型拓展风险识别方法，结合不同情况采用德尔菲法、事故树分析法、头脑风暴法、情景分析法（PEST分析与SWOT分析矩阵）、核对表法等进行风险因素的识别与评价，技术人员在利用互联网大数据信息挖掘的实际工作中，要结合财务共享系统给出的风险评估结果，注意关注财务共享模式中各环节出现的内部控制管理的漏洞以及可能出现的不规范之处，进行具体合理科学的风险评估，制定出具体有效的风险防范措施，在这个过程中还要不断更新梳理内部控制中各项制度规范，实现其与风险评估的有效融合，同时还要对内部控制相关工作风险特点进行考察，详细分析财务共享平台各岗位的人员配置情况进行，使风险评估体系的建设能够拥有更加理想的基础条件，不断推动企业内部风险评估机制的完善，尽可能将风险发生时的损失控制在合理范围内。

四、结语

财务共享模式运用要与推进内部控制的高质量提升同步进行。财务共享模式下企业的内部控制体系需要进行优化设计，通过营造良好的内部控制运行环境，简化与重组再造业务流程、实施内部控制的高质量提升控制措施、健全内部控制部门与合理设置岗位、完善财务共享相关信息系统、建立风险评估机制完善风险评估工作，合理运用财务共享中心数据，才能完整显现财务共享模式的应用价值，企业在竞争激烈的市场中获取更宽阔的发展空间。