电力档案管理工作的现代化思考

华能罗源发电有限责任公司 段欣邑

档案信息是十分重要的资源，其中记载着电力企业的组织结构变化情况、人员岗位流动情况、历年经营数据信息等，对这些档案信息进行妥善管理和应用显然能够从根本上提升电力企业未来的发展质量，因此在新的时代背景下加强电力档案现代化管理可谓是势在必行。然而从实际情况来看，只有少部分电力企业在这方面取得了成果，绝大多数企业的电力档案管理工作仍停留在传统模式下无法寸进，为解决这一问题，有必要对本课题进行研究。

一、电力档案管理工作的重要性

一个电力企业想要在残酷的市场竞争环境下求得生存，它的管理战略作就需要做出一定的调整，即将电力企业的资源结构、发展基础以及管理模式等方面的内容和现代化发展紧密的结合，从而制定出企业未来的发展计划。电力企业中的档案管理工作非常重要，它不只是记录了电力企业的过去和现在，还给电力企业将来的发展提供了资源，因此在实行电力档案管理工作时企业要深入挖掘和使用这些知识，在电力企业的今后发展中合理地运用，从而体现出电力档案管理在企业发展过程中的价值。

在企业管理中的应用现代化的网络技术使企业对于档案管理的手段发生了改变，例如通过云端、电子文档、网盘、光盘等一系列存储方式使电力档案的管理模式相较于传统的电力档案管理模式发生了巨大改变，从而实现了电力档案现代信息化的管理。在这样的背景下，传统的管理手段已然不能适应现在企业管理模式的需求，怎样才能保证电子档案管理的安全性、有效性、完整性以及可靠性就成为现代化企业管理档案过程中面临的主要问题。在企业管理过程中运用现代信息化技术提高了管理档案工作过程中的办公效率，因此，在现代化的环境下，企业需要不断地提高档案的管理水平与服务系统建设水平，实现现代化电力档案管理模式的构建，从而促进企业的全面发展。

二、电力档案管理工作现状及问题

电力档案管理是电力企业日常经营工作的组成部分之一。在电力企业不断扩大规模、不断进行体制改革的今天，电力档案管理的深度和广度都发生了改变。为了适应这种新情况，档案管理人员需尽快建成具有价值的档案信息系统，使档案信息能够得到妥善合理的应用。近年来，我国的信息化技术越来越成熟，在很多行业当中发挥了不可替代的重要作用，而电力企业档案管理人员应牢牢把握住这一发展新机遇，借助信息化技术摆脱传统电力档案管理困局，借助先进的技术方法实现管理工作的创新。已经有一些电力企业建成了符合实际情况的档案信息化管理系统，该系统具有录入信息、调阅信息、身份验证、自动信息分类等多种功能，在电力企业档案管理工作中扮演了极为重要的角色，从根本上提升了电力企业档案管理工作的质量。当然，这并不意味着我国电力档案现代化管理已经完全成熟，其中仍旧存在许多方面的问题亟待解决：首先，档案管理制度体系还不太完善，电力企业因其特殊性，对做好档案管理有着更高的要求。电力企业在档案的鉴定、利用、保管、移交方面都有明确的管理制度。大部分电力企业能够严格遵守相关制度，但还是有一些基层企业没有重视制度的作用，具体工作没有按照相关制度执行，导致一些制度成为摆设。其次，部分企业的管理层人员不能认识到档案现代化管理的重要性，因此在资金等方面未能给予足够的支持；再次，档案管理工作人员未能及时掌握信息化技术的应用和操作方法，在新系统建成后无法得心应手地工作，导致了电力档案现代化管理效率的大幅度下降；最后，一些电力企业的档案现代化管理流于表面，除了引进信息系统之外毫无建树，也不利于档案现代化管理工作的开展。

三、电力档案工作现代化的改进措施

（一）健全档案管理规章制度

中国现代化建设的成果十分明显，特别是法制现代化建设更是取得了不容忽视的重要成就，近三十年间，我国的法制化进程越来越深入，法律制度的内容逐渐覆盖各个行业和各项工作。档案信息能够在电力企业依法维护自身合法权益的时候起到决定性作用，因此必须要健全档案管理规章制度、实现电力档案管理现代化建设目标。档案管理部门应牢牢把握住电力档案现代化管理的机遇，根据工作中遇到的问题和总结的经验建立相应的管理制度，利用绩效管理措施、落实责任制度，让档案现代化管理的水平能够得到稳步提升。

（二）加大档案管理的投入

电力企业档案管理工作具有一定的复杂性，对其进行现代化建设自然也比较困难，需要大量资金和人力资源的支持才能取得成果，因此企业方面可适当投入更多的物资和人员，保证档案现代化管理的水平。首先，要加大物质资料投入力度，结合档案管理实际需求建设档案库房、阅览室、办公室等专用建筑场所，同时积极主动地购进计算机、打印机、刻录机、扫描仪、照相机等一系列现代化设备，并采购空调机、去湿机等配套辅助设备，为电力档案现代化管理提供有力支持。其次，要加大工作人员投入比例。高素质的档案管理人员能有效推动电力档案现代化管理进程的发展，因此企业方面应根据实际情况安排专业化的档案管理人才参与现代化建设，以保证现代化建设成果与电力档案工作需求相匹配，确保电力档案现代化管理的水平。

特别需要提到的是，在选择参与现代化管理的工作人员时，除了要考虑工作人员的教育背景、专业程度之外，还需要考虑他们的学习能力、工作经验、创新能力等，确保其能够在电力档案管理现代化建设中发挥应有的作用。

（三）应用现代化信息技术

互联网信息技术的应用改变了许多行业的发展方向，其代表了二十一世纪现代化技术的基础和根本，因此在进行电力档案管理工作现代化建设的过程中务必要合理地应用信息技术。根据工作经验来看，过去的纸质档案已经无法满足电力企业发展需求，无法快速准确地定位档案信息，也就无法利用其中的内容提升电力企业发展水平，在这种情况下实现电力档案数字化建设可谓是势在必行。因此，电力企业方面应通过各种方式将档案信息录入到信息系统当中，并根据其录入时间、内容分类等对数字化档案信息进行编号、分类和保存。

另外，还需要尽快构建信息化档案信息查阅平台，使用户可以在这一平台上按照自己的需求查阅档案资料，快速定位需要的信息，这解决了传统纸质档案查阅不便的问题。最后，要在利用现代化信息技术的同时保证电力档案的安全性，比如可在信息化档案信息查阅平台中设置身份验证，使用户可根据自身权限访问对应等级的档案信息，而无法通过验证的用户则无法获取内容，这就避免了档案信息遗失泄露的问题，有助于电力档案管理工作的进步和发展。

（四）运用现代化管理手段

电力档案管理工作的现代化建设具有一定的难度，而运用现代化管理手段则能从一定程度上提升管理效果。第一，要充分认识到档案现代化管理的重要意义，并对现代化建设的要求、标准进行研究，结合电力市场的实际情况、考虑党和政府出台的政策法规内容，建立档案现代化管理制度，并对其中的细节进行研究，确保管理制度能够落实到位。第二，要通过现代化管理方式优化档案管理部门的能力及工作效果，借助绩效管理优化档案管理人员的工作积极性，解决过去消极怠工、敷衍了事的问题，保证档案管理工作现代化建设的水平。最后，要充分利用现代化信息记录手段丰富电力档案存储形式，解决纸质文档存在的弊端，让电力档案在企业发展中发挥应有的作用。

四、结语

电力档案管理工作质量决定了电力企业的发展水平。在新的时代背景下，电力企业必须要有意识地对传统档案管理模式进行调整，通过健全档案管理规章制度、运用现代化管理手段、应用现代化信息技术等方式解决传统档案管理工作中存在的问题，保证档案信息能够得到安全、有效的储存和便利、高效的应用。与此同时，还需要关注电力档案管理工作现代化建设中存在的安全风险等，切实提升电力企业档案管理水平。