大数据时代机关单位档案管理措施的创新研究

文｜周丽梅

机关单位档案管理工作具有专业性和复杂性特点，需要管理人员综合考虑各部门的工作性质和特点，实现各类数据资料的整合、存储与保管。传统人工操作的方式呈现出局限性问题，不仅工作效率低下，加大了人员负担，而且档案资料的精确性和真实性、时效性难以得到有效保障。在大数据时代中，机关单位应该创新档案管理的方法，运用大数据技术辅助工作，实现各类数据信息的快速收集，为归档和保管、调用等提供可靠保障。因此，应该结合当前机关单位的档案管理现状，增强大数据在工作中的融合度，实现档案资源的优化配置。

一、大数据时代机关单位档案管理的优势

（一）提高工作效率

相较于传统工作模式而言，运用大数据开展档案管理可以提高工作效率，增强档案管理的便捷性。纸质档案管理需要对各项文件和资料进行手工整理，而且对空间的占用较大，给机关单位其他工作实施造成影响。大数据技术的运用，可以为数字化建设增添动力，数字化档案的录入和存储、传输、保存等十分快捷，使冗杂性问题得到解决，各个部门的运行更加顺畅。尤其是针对当前各种类型的数据，可以实现统一化管理，在档案查阅中也可以给使用人员提供便利。

（二）开发档案价值

在过往工作中，虽然对档案归档和管理的重视程度较高，但是却忽视了档案资源的开发和利用，导致其社会价值未能得到体现。而大数据技术的运用，可以实现档案数据的深入分析，快速提取其中有价值的信息，为机关单位领导人员的决策提供依据。尤其是数据分析技术的运用，可以找到海量化数据之间的内在联系，对机关单位的未来发展情况进行预测和评估，及时做好风险预防和控制措施，保障发展稳定性，为和谐社会构建奠定基础。无论是在短期管理还是长期发展中，通过大数据技术都可以为机关单位提供更具针对性的服务，使档案的利用率得到提升。

二、大数据时代机关单位档案管理的问题

（一）认识不到位

人员思想认知是决定档案管理工作实效性的主要因素，在当前实践工作中对大数据的认知不到位，会对其实际应用效果产生影响，导致档案管理的作用发挥受限。仍旧停留于传统思想理念下，受到传统工作模式的影响较大，在档案管理中出现僵化问题，导致整个部门的运转效率不高。尤其是在海量化数据面前，如果采用传统方式将会导致信息处理效率和精确性受到影响。大数据的应用只停留于表面当中，未能从数据整合、数据识别和数据分析等角度予以综合考量。

（二）技术能力不足

在新时代环境下，对档案管理人员也提出了更高的要求，尤其是档案管理中大数据应用具有专业性特征。而部分管理人员虽然在档案领域具备丰富的知识和技能，但是由于信息化素养不高，也会对工作模式的转型造成限制。未能做好两者的密切融合，导致档案深层价值无法得到体现，计算机只是用来存储档案文件，无法满足新时期机关单位的工作需求。档案管理人员未能针对计算机知识和网络技术等进行全面学习，工作中面临较大的困境。

（三）专业设备缺失

机关单位在专业设备上的投入力度不足，也会对大数据在档案管理中的应用成效造成影响。大数据时代下，档案管理工作也呈现出复杂性的特点，老旧设备无法满足海量化数据的运算和存储需求，导致系统运行缓慢，而且单一化的功能也导致档案管理效率受到影响。对信息化建设的重视程度不高，数字化档案建设缺乏可靠的软硬件支持。

三、大数据时代机关单位档案管理措施的创新策略

（一）转变工作理念

摆脱传统理念的限制，认识到大数据给档案管理带来的价值，在机关单位内部形成良好的工作氛围和风气，使大数据的应用成为常态化。应该结合单位的实际发展情况加快信息化建设进程，注重大数据先进技术成果的讲解，使工作人员能够了解大数据领域的前沿动态，结合档案管理实现有效融合，构建全新的服务模式，促进机关单位服务水平的提升。加强对工作人员的思想教育，根据机密档案和公开档案的特点提高大数据应用的针对性，维护机关单位的利益。管理人员应该主动增进与领导人员的交流沟通，根据我国当前大数据领域相关政策和法规，提高在实践工作中的融合度，以便为决策提供更加可靠的信息，构建高效化档案管理体系，体现大数据技术的便捷性和精确性特点。

（二）构建人才队伍

一支高水平的人才队伍，可以为档案管理提供坚实的基础保障，有助于大数据技术应用效果的增强，真正解决档案管理数字化建设中的困境。首先，应该注重先进人才的引进，实现档案管理工作队伍结构的全面优化和调整，为新时期档案管理注入充足的活力。在人才招聘中，应该关注其专业能力和信息化素养，通过全方位地考核，使其在工作岗位中发挥自身价值，真正做到人尽其才。尤其是青年工作者的引入，可以为档案管理带来新的理念和方法，改善当前工作格局。其次，应该注重对人才的专业化培训。档案管理涉及较为复杂的内容，因此在日常工作中还应该实施专业化培训，尤其是要对大数据技术进行系统化学习，提升管理人员的信息化素养。通过专业讲座，增进管理人员和专业的沟通互动，使其能够熟练运用云计算技术和大数据技术等开展工作。

（三）引进先进设备

机关单位还应该注重设备的更新换代，通过专项拨款的方式支持机关单位的数字化建设工作，构建完善的硬件环境，通过设备功能的优化，满足新时期档案管理的新要求。加强对资金使用的严格监管，除了要对各类设备的信息进行综合分析与对比外，还要增强设备的适用性，真正为机关单位的档案管理工作服务。此外，应该增进与第三方科技公司的合作，尤其是在档案管理信息平台的构建中，应该充分发挥科技公司的技术优势，为平台开发、功能设计与拓展提供保障。从机关单位档案管理的需求出发，对平台功能予以优化，确保系统具备可扩展性，为将来工作模式改革留出足够的空间。

（四）实施技术创新

技术创新是改革发展的重要推动力，因此在档案管理中应用大数据时也应该以技术创新为核心，改变档案信息利用率低的问题。首先，在资源共享中应该发挥大数据云存储的作用。对当前云档案管理系统功能加以全面优化，增进各个部门之间的沟通交流，使信息得到快速传递与共享，为归档和管理提供保障。尤其是在基础性档案的收集和整理中，可以借助于云档案管理系统实现资源的单独存储。其次，还应该发挥云计算技术的作用，为数据分析与计算提供技术支持。通过对机关单位相关数据的计算，可以为日常工作提供指导，满足使用者的多元化需求。最后，还应该加快智能检索系统的建设，实现对机关单位档案的分类管理，帮助使用者通过快速检索找到相关内容。逐步实现检索算法的优化，提高检索的精确性和效率。

（五）加强安全管理

机关单位很多档案具有保密性特点，而在大数据背景下，信息平台的应用也存在一定安全隐患，网络病毒和黑客攻击等对机关单位档案形成威胁。因此应该增强系统防护能力，降低大数据带来的负面影响。促进系统安全防护等级的提升，可以运用防火墙技术、数字签名技术和身份识别技术等进行保护，此外也需要针对系统和软件漏洞加以及时修复。

在大数据时代下，机关单位应该通过转变工作理念、构建人才队伍、引进先进设备、实施技术创新和加强安全管理等途径，提高档案管理中大数据的融合度，使机关单位的发展真正做到与时俱进。