财务共享服务中心构建研究

2021-01-02张建

全国流通经济 2021年4期

张建

(深圳市捷顺科技实业股份有限公司，广东深圳 518000)

财务共享服务中心是数字经济时代的产物，也是近年来出现并流行起来的财务管理方式，它是将不同单位、不同地点的会计业务进行统一的处理及报告，通过这种财务管理模式，可以保证会计记录和报告的规范、结构统一，提升财务协作效率。财务共享服务中心有以下特征，首先，信息集成性，各个单位以及各个部门的财务信息都需要通过财务共享服务中心来进行反映，并且通过财务共享服务中心来进行处理，因此，财务系统必须是信息高度集成的。其次，技术性，是指共享服务在技术上需要由统一的系统支持，系统平台的统一搭建和整合是实现共享服务的第一步，这一步骤需要统一的技术标准和一个流程标准，这样资源整合才会加快。再次，员工专业性，财务共享服务中心是一种建立在信息技术上的业务处理方式，财务人员需要转变自身的职能，明确自身定位，从重复的手工核算工作中脱离出来，进行一系列的数字分析与处理，这就对财务人员的专业性与信息处理能力提出了更高的要求。最后，成本较为低廉，当企业构建财务共享服务中心时，需要耗费一定的资金以及时间成本，但是，当企业通过财务共享服务中心处理各项财务活动时，可以显著提高员工的工作效率，减少人员数量和组织层级，这就大大降低了组织的人力成本，最终提升整体的组织效能。

一、财务共享服务中心构建的必要性分析

由于企业深化管理和业务多元化发展的需要，构建财务共享服务中心提升财务信息质量、规避管理风险，支持公司的战略部署、实现管理的标准化和规范化已经成为必须，本文认为，构建财务共享服务中心既是国家政策的要求，又是企业自身发展的需要。

1.企业层面

从企业的成本角度来说，构建财务共享服务中心能够有效降低企业的管理成本以及运营成本，首先，通过构建财务共享服务中心，企业可以加强信息资源的整合，对人力资源做出调整，财务人员从重复、简单的财务工作中脱离出来，通过信息系统就可以执行相关业务，而一些简单的财务业务处理通过信息系统就可以完成，这就缩减了企业的人力成本。其次，通过构建财务共享服务中心，企业也实现了标准化控制，所有的财务信息都可以在系统内部得以反映，企业管理层获得的信息更加及时有效，降低了时间成本，提升了决策质量。再次，构建财务共享服务中心可以将各个单位、各个部门分散的资金全部集中于总部进行集中管理，通过分析总部的经营状况，有效划拨资金，合理地进行资金投资、使用与分配，提升了资金的活性，资金成本会相对降低。

从企业的风险管理角度来说，由于企业的经营业务较为分散，经营风险、管理风险以及资金风险加大，通过构建财务共享服务中心可以有效降低各类风险程度。首先，针对企业的经营风险，由于企业的财务机构较为繁琐，会计信息繁杂，通过构建财务共享服务中心可以精简组织结构，完善财务业务流程，更加便捷地发现企业在经营过程中的内控风险和财务风险，从而制定相应的解决措施，提升企业效能。其次，针对企业的管理风险，完善的财务流程控制使得企业的财务管理活动更加精细化与透明化，企业的审计部门员工能够在财务共享服务系统内更加精准地发现舞弊现象，降低了财务舞弊行为的发生，提升了资源优化配置的效率。最后，针对企业的资金风险，由于实现了资金的集中管理，资金的各项业务流程都可以得到监控，企业的资金管理人员针对资金的各项业务流程预测潜在的风险，制定针对性的措施加以预防，提升了资金安全性。

从企业的组织效能角度来说，构建财务共享服务中心可以提升财务管理效率，实现财务管理规范化，主要体现在以下几个方面，首先，财务制度一体化，在构建财务共享服务中心之前，由于经营业务单位的分散或者地点的分散，各个单位制定的财务制度不同，因此，在进行年度财务核算时财务业务处理较为复杂，在构建财务共享服务中心之后，通过建立完善、统一的制度标准、流程以及信息系统，可以企业的财务运营能力，保证财务核算准确，各个单位的财务数据汇总及时，从而为企业制定财务报表、制定财务决策提供准确的信息依据，并且统一的财务制度也加强了各个单位的财务协作性，降低了内部控制风险发生的概率。其次，财务处理规范化，财务共享服务中心通过建立完善的财务核算流程，形成标准化、规范化的财务处理模式，保证的财务核算方法、核算流程以及核算口径的统一性，提高了业务处理规范性。

2.国家政策层面

随着大数据技术在各行各业的广泛应用，各行各业的财务管理模式都面临着深刻的变革，财务管理创新已经成为大势所趋。2015年3月5日，十二届全国人大三次会议上，李克强总理在工作报告中首次提出了“互联网+”这一概念，将云计算、移动联网、大数据为代表的新一代信息技术与制造业、服务业作为新一代的培养对象，明确了互联网技术在中国企业发展中的重要作用，2016年2月25日，关于《国家税务总局关于纳税信用A级纳税人取消增值税发票认证有关问题的公告》，改变了发票的认证模式，“网络认证”出台，另外，还有其他一些政策提出了电子发票、会计档案电子化等内容，各行各业都逐渐显现出了智能化、电子化以及平台化的特征，因此，在企业的发展过程中，应该结合国家有关政策，根据自身的经营特点将大数据技术融入到自身的财务管理模式创新中，一方面，满足国家政策对企业的要求；另一方面，实现自身的发展与进步。

二、财务共享服务中心构建应考虑的关键问题

财务共享服务中心的构建对企业来说是一次重要的财务管理变革，财务管理模式，业务核算方式、组织结构、人员安排等都需要进行细致的调整以适应财务共享服务中心的运行，在企业进行财务共享服务中心构建时，要根据企业的经营特点考虑以下问题，并且针对以下关键问题制定合理的解决方案。

1.观念

财务共享服务中心的构建与实施是整体组织的重要变革，会涉及组织的人员安排，例如人员调动、裁剪、岗位调整，还会涉及到组织结构的调整以及财务人员业务方向的变动，因此，当大部分已经适应之前的财务管理模式时，面对新的变革就有可能产生心理压力，财务变革面临较大阻力，从企业的高层领导到最基层员工都有可能产生不配合以及抵触的心理。另外，根据企业的特点，财务共享服务中心的建立其侧重点有所不同，有一些企业是为了节约成本，有一些企业是为了实现风险控制以及资源整合，有一些企业是为了实现财务业务的便捷化处理，如果一些企业在进行财务共享服务中心的构建时，没有深刻理解其变革意义，只是把它当作组织再造或成本控制的手段，那么在推进构建工作时就有可能达不到预期目标，导致构建失败。

2.投入

财务共享服务中心的构建需要耗费大量的人力成本和资金成本，并且还需要整合各个部门的资源，实现资源优化，因此，在考虑成本投入时，需要考虑以下几个方面的内容，首先，是否有足够的资金、合适的软件开发单位以完成构建工作，充足的资金可以保障财务系统的顺利进行，而在构建工作开始之前，就应该根据企业的经营特点以及财务状况选择合适的财务软件开发机构进行洽谈，以保证设计出的财务软件符合企业经营状况，保障财务效果。其次，在构建活动开始之前，企业内部是否有充足的人力物力对财务流程进行梳理与优化，只有对财务业务各个阶段进行梳理，并且整合相关部门的资源，才能够打好基础，保障财务共享服务中心的有效运行。最后，是否有相应的监督机制对构建工作进行监督，以防止出现构建拖沓、构建工作不能按时完成的现象。

3.组织设计

财务共享服务中心的有效运行必须进行组织架构的调整，建立组织保障体系。在建立财务共享服务中心之前，应该考虑财务部门是否能够高效多维提供信息以满足财务系统的运行，主要侧重两个方面的内容，一方面是组织幅度、组织层级设计是否合理，是否能准确传递高质量的信息，更好地实现决策以及业务处理等职能，满足企业的战略发展的需要，另一方面，财务人员有无经过专业化、系统化的培训，由记账转向财务建议、财务管理，为各个部门提供财务支持，实现业务转型与过渡。

三、针对财务共享服务中心构建提出的建议措施

在构建财务共享服务中心之前，应该明确以下原则，首先，考量性。构建财务共享中心建设周期较长，考虑的因素较多，一方面要考虑企业的经营特点、组织结构、资金状况、业务模式，另一方面需要考量企业所在地区的经济状况以及政策等。其次，规划性。构建财务共享中心对于企业来讲属于战略性变革，因此，需要全面规划，确定各个时期的构建目标，技术、资金、人力等都需要进行合理的规划，否则就有可能陷入停滞状态。最后，战略性。财务共享服务中心的构建是为了实现企业的战略目标服务的，因此，财务共享服务中心的每一个环节、每一流程都必须符合企业的业务特点与发展战略，通过企业的战略规划来实现财务业务流程再造。

1.转变观念，明确定位

实现革新，观念先行。为了保证财务共享服务中心被企业员工普遍认可与应用，应该转变观念，明确自身定位，做好顶层设计，主要从以下几个方面来完善，首先，转变观念。针对企业的高层管理者，需要明确财务共享服务中心在企业财务管理创新中的积极作用，提高责任意识，转变之前的保守心态，充分利用流程化、信息化以及制度化的手段提升决策能力，在财务共享服务中心构建的过程中，领导应该起好带头作用与宣传作用，积极配合，制定合理的制度推动系统构建的进行，由于财务共享服务中心的运转会给各个部门的业务造成影响，岗位有所调整，因此，高层管理者应该提前做好职位规划，合理安排人员，确定职工的发展前景，以消除变革顾虑。针对企业的基层员工，为了保证财务共享服务中心能够被接受，一方面，可以开展系统的宣传与讲座，帮助员工了解更多的财务共享的知识，增加必要的培训，让员工充分适应后在进行切换，企业财务系统的应用可秉承固化—优化的理念。另一方面，可在员工的绩效考核环节加入相应的考核指标，保证员工积极配合相应的构建工作。其次，明确自身定位。企业的管理者应该根据企业的经营状况、业务特点以及自身需求明确财务共享服务中心构建的目标以及计划，例如，构建财务共享服务中心的目的是为了整合资源，节约成本或是提升财务监管效率，降低风险，只有明确了目标，才能够根据企业的业务流程做出系统的规划，避免在构建过程中出现混乱摇摆的情况，实现各项业务流程优化，保证项目尽快落地。

2.保障投入，科学设计

财务共享服务中心的构建涉及企业组织的各个方面，是一项成本耗费较大的工程，因此，需要保障投入建设，科学设计组织结构，主要从以下几个方面来完善，首先，保障资金投入。信息化建设、流程梳理再造、信息系统搭建、人力资源调整都是需要陆续开展的工作，因此，在构建之前需要确定每一项流程所需要的人力与资金，保障充足的资金防止出现项目停滞。其次，深入调研。科学选择合作企业，分为内部调研和市场调研，内部调研是指企业能够重新审视单位的业务问题，包括但不仅限于流程节点不统一、业务单据不统一、审批权限过大、数据质量不达标等，通过审视业务问题，可以确定财务共享服务中心构建目标与构建过程中出现的问题，制定合理的措施以解决，市场调研是为了结合企业具体的业务结构和经营特点，在市场内部开展广泛的调研，选择合适的软件开发公司，合适的软件开发公司不仅能够科学设计财务共享服务中心，还能够保障后期的运营维护，例如在整合信息化平台时，ERP系统、影像管理系统、网络报销系统等都是财务共享服务中心的信息支持系统，ERP系统需要具备流程自动化与客户交互性的特点，影像系统能够解决票据实物流转的问题，网络报销系统能够实现数据化报销的业务模式，合适的软件开发公司会根据企业的财务管理特点设计合理的信息系统，保障业务开展。最后，科学设计组织结构。满足财务共享服务中心的运营需要，精简财务人员，合理规划岗位，岗位的规划可以分为岗位调整和中心人才发展，部分优秀的、经验丰富的财务人员可以转为预算和报表分析类的相关工作，部分财务人员可以转型至前端业务的合作伙伴，为业务提供财务数据支持，其他财务人员可以承担单位的资产管理、原始数据的收集等工作。而针对财务共享服务中心的员工，可以提供服务岗位与专家岗位两条路径，前者为分析财务数据提供基本支持，晋升路径为初级会计—高级会计—会计主管，后者是业财融合的重要途径，实现单位的财务战略转型。

3.高阶梳理流程，加强内部控制

财务共享服务中心最重要的是业务流程优化，因此，在构建过程中，一定要梳理各个业务流程，并对关键时点进行合理的控制，主要考虑以下几个方面的内容，首先，高阶梳理流程。在梳理流程之前，需要明确几个重点问题，哪些流程需要重点改造；在改造流程之后，客户是否能够达成共识并且积极配合；应该采取何种措施与客户进行沟通；业务流程改造之后会带来何种风险；是否能够制定合理的措施降低风险影响程度；完成流程改造耗费的人力与物力成本能否承担，为梳理及改造流程奠定详细的基础。同时，企业应该按照合法合规、标准化与简化原则进行业务流程设计，可以按照SIPOC方法优化不同的需求，采用流程探讨会的形式完成流程的初步设计与探讨，在初步设计完成以后，由财务共享服务中心的人员对各项业务流程进行验证，做小范围的测试，进而加以改进，保证财务共享服务中心各项流程的可行性。其次，加强内部控制。根据企业会计准则，企业内部控制基本规范以及应用指引等相关规定，设计内部控制流程与制度，设置内部控制部门及员工，对财务共享服务中心的各项业务流程进行定点测试，保证达到财务共享服务中心的标准，降低财务风险。