外贸企业内部控制存在的主要问题及优化措施

2021-01-02凌云

企业改革与管理 2021年6期

关键词：流程原则部门

凌云

（上海松尾贸易有限公司，上海 200125）

一、外贸企业内部控制概述

1.内部控制定义

内部控制主要是单位内部就促进各项业务活动之间联系、相互制衡的手段，是现代经济发展下的产物，同时也是完善内部治理结构、科学构建制度的必要措施。通过有效落实内部控制，有助于企业拓展发展规模，提升实际效益，有效规避相关风险的发生。

关于实施内部控制的作用主要体现在以下几点：有效保障企业资产的安全性，以及相关信息的完善性，从而保障其使用效益；确保企业既定的管理制度及措施都能有效落实，规避舞弊现象的发生；保障制定财务报告内容的真实性及有效性；合理控制各项成本费用，节约成本，实现经济效益最大化[1]。

2.企业实施内部控制应遵循的基本原则

第一，全面性原则。内部控制需要贯彻于决策、实行及监管的全过程，涉及企业各项业务活动。从业务活动的横向及纵向角度进行深入分析，同时注重业务闭环运行，实现内部控制工作贯彻于业务各环节中。

第二，重要性原则。所谓重要性原则，是以企业整体控制为基础，对重要业务活动及风险范畴给予一定的重视，根据审批流程从业务属性及资金层面进行明确区分，而对于这一原则的把控存在一定难度，实际进行中需要借助公正客观的判断能力。

第三，制衡性原则。该原则的制定主要是为了确保企业经营活动的决策、实行以及监管工作实现有效分离，进而构建有效的牵制制度。内部控制的实施还需要在治理结构、部门设立以及职责分配等方面形成相互制衡的联系，同时关注重要性原则，促进交流沟通的顺畅性，建立合理有效的联动制度。

第四，成本效益原则。内部控制需要有效权衡成本与预期效益两者关系，利用合理成本实现控制。首先从企业实际利益着手，对内部控制落实“收益预期”，但该收益除了定义定量收益以外，还需要考量风险成本。

第五，适应性原则。该原则主要是指内部控制的实施应当与企业发展规模、业务活动、竞争力以及风险水平等方面相互适应，进而有助于基于内控体系开展评价工作，除了需要保障其匹配度以外，还需要形成前瞻意识，包含后续发展的适应程度，识别存在的问题并改善，对控制手段也需要作出调整。

二、外贸企业内部控制存在的主要问题

1.内部控制环境存在缺陷

内部控制环境作为企业构建内控制度及有效落实的基础条件，对于外贸企业落实到位内部控制工作、实现管理目标以及战略化目标具有极为重要的作用，而企业内部环境的构成主要是内部治理结构、职责配置、内部审计、资源以及文化氛围等因素。目前，大多数外贸企业由于内部治理结构缺乏合理性，管理层定位不明确、职责分配不清晰，且管理层内控意识淡薄，工作人员综合素养较低，从而导致企业文化氛围不足。此外，造成外贸企业中高级管理层与审计部门缺少专门的监管，从而导致企业内部管理层出现过于重视自身利益，忽视企业长期经营及利益。

2.缺失风险意识，风险管控不到位

外贸企业在进一步扩展发展规模的过程中，多数企业并未正确意识到风险防范管控的重要性，不能及时、精准地获得对企业经营发展有利的相关数据信息。在进行风险评估工作中，或者风险评估的流程缺失必要内容，或者对风险评估考虑缺乏完善性，进而造成制定的风险防范措施也缺乏完善性[2]。同时，外贸企业在进出口的业务活动过程中，相继存在一定的风险问题。例如，在出口活动进行中，从原材料采购、运输等一系列流程中都存在着不同程度的风险，像汇率波动引发的风险、相关政策变化引发的风险]。

3.内部审计薄弱

现阶段，大多数外贸企业针对内部审计工作的态度呈现“重视审计流程，忽视构建内部审计系统的重要意义”的态度，即使设立了内部审计系统，但是在具体实行中导致部分内容流于形式，进而企业在经营中多个工作环节都未真正落实监管效用。然而，企业管理层对于内部审计的内容及重要意义也未真正认识清楚，一般都是在出现问题后，才进行改善解决。因此，强化内部审计力度，才能确保充分发挥审计职能作用。

4.内部控制信息交流不顺畅

保持信息交流沟通的顺畅性是有效落实内部控制的有利条件。但由于企业具备内部控制流程繁杂、交易程序较长、所涉及部门较多等特征，不论是合同签订、审批，还是货物检验等一系列流程，都由各部门进行落实。因此，可见企业各部门信息交流的重要性，一旦其中某一环节出现问题及缺失，则会对内部控制的实施效果造成严重影响。目前，多数外贸企业内普遍存在信息交流不畅的问题，继而影响内部控制实施。例如，外贸企业出口业务活动的一系列流程都需要相应部门组织开展，而这些部门之间衔接的紧密型、交流沟通程度都对业务实施结果产生直接影响[3]。

三、加强外贸企业内部控制的优化措施

1.创建良好的内控环境

（1）构建有效合理的内部治理结构

关于内部治理结构的优化加强，需要确保内部治理结构的科学性，合理分配职责职权，充分明确企业董事会、监事会、经理层各级的职权。同时，企业各职能部门在实施内部控制过程中，需形成相互制衡的工作状态。因此，只有合理设置内部结构，明确各部门职责职权，才能规避权责过于集中的现象，充分发挥其职能作用。

（2）设置合理规范的内部控制结构

外贸企业在实施内部控制过程中，由于所涉及部门较多、流程较复杂，仅依赖于某一单独部门是无法实现内控理想化的。同时，面对日趋激烈的市场竞争环境，只有完善组织结构，才能提升内控实施效率，保障内部控制在实施过程中，做到职责分配清晰、信息流动顺畅。在内部控制中，还需要成立外贸部门、销售部门、采购部门、内审部门等多个部门，才能促进各部门的协作性，实行既定内控管理目标。此外，在企业实行内部控制中，还应充分明确各部门的职责；合理权衡成本与预定效益，进而有利于实现成本合理管控。

2.强化风险意识，进一步完善风险制度

由于我国外贸企业具有特殊环境及风险的特征，加之整体经济发展的不断变动，企业可能存在的风险也逐渐增加，因此，需要根据潜在的风险问题构建相应合理的管理制度。首先，要树立正确的风险防范意识，提升全体工作人员的综合素养，构建完善的内部控制制度；其次，要建立业务交易档案；最后，设立规范有效的风险预警体系。只有落实到位信息调研工作，才能及时识别存在的风险。此外，要强化企业信用管理风险意识，对企业信用政策结合环境及需求做出调整，评价客户信用等级，重视事前防范工作[4]。

3.健全内部审计、监管制度

构建完善的内部审计制度，聘请具备专业能力的审计人员，进一步强化企业各流程的管理力度。同时，注重对企业内相关部门的监管工作，提升企业内部控制的实施效率及质量。而内部监管作为有效落实内部控制工作的重要保障，企业内部控制各职能的充分发挥需树立响应有效的责任意识，对部门各职位及相应职责实行分级管理模式，严格遵循不相容职位相互分离原则。例如，签订与审批合同；原材料采购与核查；确定与收回应收账款等业务活动需要有序进行，保障其落实到位。因此，只有加强内部审计、监管制度，才能保障外贸企业内控管理工作落实到位。

4.推进企业各部门的信息化管理

首先，在合同签订前，企业需对客户的信用资产等进行实际调研和考察，充分从客户的经营情况、信用值、所在国家的外汇管制内容以及政治因素等方面进行了解。之后在签订合同过程中，同样需要对合同条款、结算方式等内容进行合理科学的评估，进而有效规避在后续交易环节中出现纰漏等弊端问题。

其次，外贸企业在签订合同之后，内部控制管理的全过程由外贸部门、销售部门、采购部门等共同组成，且充分发挥自身职能效用。出口产品的生产及备货应当以交货期限为基本依据，质检部门也应当就产品质量是否合格进行监管，根据合同相关条件及规定严格检验产品。近年来，随着我国对环境保护的重视，对于货物的环保水平也提出了更高标准。因此，质检部门对产品的把控需要从发运环节着手，从而防止出口产品质量不达标的情况，最终引发坏账风险[5]。

最后，除了需要促进企业各部门的交流沟通，还应当促进与海关、质检部门以及外汇管理部门之间的协作性，从而有利于企业各部门获取更为精确、有效的材料，确保出口产品通关、运输及收款结汇等工作落实到位。