重点工程档案与工程建设同步管理问题探讨

2021-01-02钱丽铭

企业改革与管理 2021年3期

钱丽铭

（中亿丰建设集团股份有限公司，江苏苏州 215131）

一、重点工程档案收集及管理的重要性

（一）收集归档范围

目前，重点建设工程项目主要由国家、省本行政区域内的相关部门进行审批立项的重要建设项目，其中有改建、技改、新建、扩建等形式。在重点建设工程项目中，需要对整个项目建设过程进行记录，从而形成工程档案，主要从工程项目立项开始一直到最后竣工验收整个全过程，甚至包括试运行阶段的所有工作活动，利用文字、图纸、图表、计算、声像等形式与载体进行记录、归档和保存。

（二）重要作用

在重点建设工程完工后进入竣工验收阶段，通常各参建单位对工程施工质量极为重视，而对施工档案的收集和管理缺乏重视。工程项目档案作为项目建设的重要组成部分，对整个工程项目的各环节真实情况进行记录和反映，是建设工程项目验收、使用及维护、改建、扩建的重要依据。因此，加强项目工程档案的收集管理至关重要[1]。

（三）国家及政府相关规定和要求

近年来，企业为了加强对重点建设项目档案的管理，严格遵循国家制定和颁布的有关法律法规，并与各地区实际情况以及当地相关部门制定的档案管理办法等相结合，针对工程档案资料与项目工程建设同步进行收集、归档、整理、审核，通过两者之间的计划、管理同步，确保档案材料整个形成过程与工程进度实现同步，同时对档案验收与工程验收同步等要求予以明确。

二、重点工程项目档案管理中存在的问题

在重点工程项目档案管理中，普遍存在着：档案人员管理职责不明确，对应收集材料的范围不清晰，人员专业知识缺乏；重点大型工程项目具有线长、点多、分散的特点，同时建设单位等对档案管理工作缺乏重视，未设置专门的档案管理人员进行文件资料的收集工作，导致建设项目文件不齐全；文件签章手续不齐备，缺乏真实性，复印件较多，以及图纸修改不符合要求等；文件材料分类不准确、归档不及时，使项目档案的完整性、准确性难以保障。另外，在进行电子档案管理时，未及时归档，以及归档完成后使用不便；现场施工对声像材料的形成、收集缺乏重视，导致工程质量、进度、安全等问题无法在声像材料中予以真实反映。

三、加强工程档案管理的具体措施

（一）建立健全档案管理部门及管理体系

为了保证档案管理与工程建设同步，首先应从项目计划任务书下达阶段开始，对项目档案的建立任务加强重视，并制定相应的管理要求；其次，在施工过程中，监督检查施工进度和质量时，应对施工档案资料加强收集、整理和审核；最后，在项目竣工验收时，应确保档案验收工作同步进行。

工程项目立项审批环节完成后，在进入施工建设阶段时，需要结合施工实际，适时建立重点工程指挥部，并同步建立档案管理部门。首先，通过指挥部门的设立，对各部门之间的工作进行有效协调，通过有效沟通，确保工程进度得以保障。其次，加强档案管理部门的设立，以及专职管理人员的设置，能够对所有形成的工程图纸、文件等进行收集和保管。另外，还需要对所参建单位进行指导，使其对施工过程所形成的档案资料加强收集和管理工作。各参建单位也应设置相应的专业档案人员，明确其在施工过程中，所承担的本单位所形成工程档案的及时收集、归档等职责。最后，在工程项目竣工验收完成后，施工单位根据合同规定及时进行移交。

（二）加强资料整理和有序管理工作

在工程项目建设过程中，涉及大量的施工文件、材料及图纸等资源，对施工图纸、资料加强收集、发放及管理工作至关重要[2]。首先在制度上需要对档案管理的任务和责任予以明确，尽可能做到人员固定，确保档案管理的延续性和统一性。在项目启动初期，档案管理人员需要根据项目的特点及档案要求，对项目档案规章制度、工作细则、分类细则、立卷归档办法等进行制定，及时下发并通知到各项目实施单位，对项目档案归档要求和进度检查要求等予以明确，从而使档案人员有据可依。

档案员在工作中需要对所收到的文件资料进行存档备份，再将相关材料向相应的部门和单位进行分发，同时做好登记。在工程建设过程中，会产生大量的文件资料，需要进行逐一登记、收集和及时归档，对不符合归档要求的材料文件等应与相关部门进行及时沟通和交流，督促其进一步完善和修正。最后，针对所有形成文件材料，档案管理人员应及时收集、整理和归档，从而使档案的完整性得以保证。

（三）加强业务指导，严把工程资料质量关

在重点工程施工建设中，通过档案管理部门指派专业技术人员，对现场施工中各参建单位的档案管理工作加强指导[3]。档案管理人员根据项目进度，对文件材料的形成积累情况进行实时检查，并加强监督指导。由于项目档案具有多样性、分散性、系统性高、周期长以及专业性强等特点，文件材料的收集整理工作在项目实施的不同阶段会存在难点、重点。因此，需要根据项目实施进度，针对不同阶段档案工作难点、重点，适时对文件材料收集整理工作加强实地指导和检查。同时，对检查中出现问题及时进行指正，提出修改意见，协助项目人员及时进行查漏补缺，使项目实施阶段档案工作的顺利开展得以有效保障。

在工程资料收集过程中，需要对各环节中所需要签字确认的手续加强重视。在大型工程建设项目中，通常有大量的外地施工企业参与建设，待各自承担的工程项目完成后，便会离场并移至其他地区的工程建设中继续参与施工。针对此现状，档案人员如未能及时对其承担项目环节所产生的工程资料进行审查，或未对相应的整改意识及时进行督促，一旦施工人员或施工单位离开，会造成不必要开支的浪费，甚至还要花费更多的时间去外地进行相关手续补办，否则就对工程资料的完整性、真实性、准确性造成影响。因此，在进行重点工程档案管理时，应与工程建设同步进行，从而使工程资料完整性、真实性、准确性得以有效保证，从源头开始，在工程建设的整个过程中，使档案工作管理能够贯穿始终。

（四）做好声像档案的拍摄和整理

重点工程档案的重要组成部分还包括了声像档案，通过特殊档案与视听相结合，能够使工程建设过程更真实、更系统、更准确地记录，从而工程档案的系统性、完整性得以保障。因此，在施工过程中，施工单位应加强声像档案的收集和整理，紧跟工程进度，并采取跟踪拍摄的方式，对各施工工序以及所采用的新技术、新材料、新结构、新工艺等进行详细记录，特别需要对隐蔽工程及地下工程等加强重视，最后对记录资料进行剪辑和整理，形成完整的声像档案。

（五）确保竣工阶段的档案管理与竣工验收同步

在进入项目竣工验收阶段前，为了确保最终资料的完整性、准确性，应请相关档案管理部门或机构对最终的工程档案进行预验收[4]。在此过程中主要工作内容包括：是否根据相关规划要求进行竣工资料的收集、整理和归档；资料的完整性和准确性；盖章、签字手续的完备性；根据变更文件竣工图转绘效果等。确保预验收合格后，建设单位可获得工程档案认可文件，再对竣工验收进行有效组织。