人事档案管理中存在的不足与优化策略研究

2021-01-02李玉娇

企业改革与管理 2021年5期

李玉娇

（中海油能源发展股份有限公司采油服务分公司，天津 300130）

人事档案的作用与价值主要体现在两方面，一是人事档案详细记录了个人多方面的信息，组织可以通过人事档案了解工作人员的个人经历以及相关信息，进而对工作人员的能力、品德等有基本的了解，便于合理安排工作岗位，做到人尽其才，最大限度挖掘人力资源的价值；二是个人转岗、离职以及退休等需要以人事档案作为凭证，与个人切身利益息息相关。目前，从人事档案管理的现状来看，主要存在的问题包括重视程度不足、档案材料造假、档案审核不到位以及档案利用效率低下等，基于此，有必要对此进行深入分析，以解决这些问题，促进人事档案管理制度的完善。

一、人事档案管理中存在的不足

1.对人事档案管理重视程度不足

首先，是个人对人事档案重视程度不足，在填写相关材料时具有随意性，填写的信息有误或者故意填写虚假信息，导致档案信息失真，给后续一系列工作造成了影响；其次，是材料形成机构缺乏对材料重视力度，造成档案材料缺失或遗失，现阶段，劳动人口流动性较强，参与的社会活动类型多样化，这导致人事档案的材料收集难度增加[1]，并且相关材料形成部门缺乏材料意识，在填写材料时不规范或者审核不严格，给人事档案管理造成了一定的困难；再次，是负责档案管理的工作人员管理意识薄弱，认为只要确保人事档案不损坏、不丢失、不泄密即可，在实际工作过程中敷衍了事，对于如何科学管理人事档案以及充分发挥人事档案作用缺乏关注与了解；最后，是领导者对人事档案管理缺乏重视，没有充分认识到人事档案在人员选拔、任用以及岗位调整等方面的作用，对人事档案管理工作缺乏关注，对于实际工作状况缺乏了解，导致人事档案管理工作没有发挥出相应的作用。

2.人事档案资料质量不高

人事档案资料质量不高具体表现为档案资料的真实性难以得到保障，存在档案材料造假的情况；材料档案的完整性难以得到有效保障，存在档案材料遗漏的情况。具体来说，导致人事档案资料质量不高的原因有以下几方面：一是人事档案材料的收集工作过于被动化，人事档案管理机构往往是被动收集档案材料，只有本人递交或者其他部门转递时才能收集到相关资料，在平时工作中没有落实好档案材料收集工作[2]。这就导致在限期审核或者档案检查时，往往在仓促之间收集或者补充相关档案材料，难以严格执行档案材料审核程序，使得一些虚假材料被归入档案当中，对后续人事档案利用造成一定的影响，包括职级评定、干部选拔任命、薪资调整等。甚至于部分别有用心之人会利用虚假材料蒙骗组织，谋取不正当利益，造成了极为恶劣的影响；二是相关材料归档不及时，人事档案管理人员在接收到本人提交或者其他部门转递的材料时不及时进行处理，造成档案材料积压，应当归档的材料没有及时归档，导致人事档案中部分材料缺失，造成了严重后果。

3.人事档案审核不严格

要充分确保人事档案的真实性，就必须要在材料归档时严格执行审核程序，剔除其中虚假的材料，尤其是年龄、工龄、入党时间、学历、工作经历、职称以及任职情况等重要信息，对于原始材料依据必须要加强审核。然而现实情况是人事档案管理工作人员在工作过程中敷衍了事，审核档案材料时违反审核程序或者简化审核程序，对于疑似虚假的材料没有进行严格审核，导致人事档案的真实性难以得到有效保障，对于后续人员选拔、岗位、待遇调整等工作造成了严重影响。

4.人事档案利用率较低

人事档案与其他类型的档案不同，其本身具有一定的特殊性，保密性要求较高，要调阅人事档案需要进行审批，限制性条件较多，这就导致人事档案整体利用率较低。在大部分情况下，为保障人事档案安全以及防止信息泄露，人事档案不允许外带，这在一定程度上限制人事档案的利用，除了在人事任命、岗位调整、职称评定、定资以及退休等事务中用到人事档案外，其余时间人事档案都被严密保管[3]。此外，人事档案中多为中远期的材料，所记录的信息与本人的实际情况存在一定的脱节，缺乏本人近期情况的记录，难以全面反映本人的情况，这也是人事档案利用率较低的重要原因。

二、加强人事档案管理的优化策略

1.提高对人事档案管理的重视程度

人事档案涉及组织领导者、档案管理机构以及本人三方主体，因此，要重点强化组织领导者、档案管理机构以及本人的档案意识，提高其对于人事档案的重视程度，全面认识档案的作用与价值。首先，组织领导要高度关注人事档案管理工作，适时了解人事档案管理工作的现状，积极指导相关工作人员履行自身职责，切实有效落实人事档案管理的各项工作。同时组织领导者要为人事档案管理工作提供基本保障，包括人员培训、资金投入、设施完善等，为人事档案管理工作提供必要的物质基础[4]；其次，档案管理机构要转变思想观念，高度重视人事档案管理工作，平时要加强对工作人员业务能力、思想政治素养的培训，建立一支具有责任心、业务能力强、政治思想素质过硬的人事档案管理队伍；最后，人事档案所有者要摒弃旧思想，深刻认识人事档案对于个人前途以及发展的影响，积极了解相关政策以及规定，支持配合档案管理人员的工作，提供真实有效的个人信息。

2.完善人事档案管理机制

针对人事档案材料质量不高的问题，档案管理机构要深入分析背后的原因，从而完善人事档案管理制度，以保障人事档案的真实性。首先，在人事档案材料收集方面，要制定明确的工作流程，除了本人提交以及其他部门转递以外，档案管理机构在平时工作中要及时了解档案材料归档情况，对于缺少的材料要及时督促本人或者相关部门提交，增强工作的主动性，避免事到临头才仓促收集相关材料；其次，要建立严格的归档制度，接收到相关材料后要及时做好归档工作，避免材料积压，导致材料丢失，要及时将相关材料补充到人事档案中，以确保人事档案的完整性。

3.强化人事档案审核制度

人事档案是人事任命、岗位调整、职称评定、定资以及退休等事务的重要依据，其重要性不言而喻，保障人事档案真实性与完整性是利用人事档案的必要前提，因此，必须要强化人事档案的审核制度。首先，要建立材料审核机制，档案管理机构要从材料收集以及归档环节加强审核，避免随意或者盲目收集材料，要确保档案材料的规范性，从源头上剔除虚假材料，确保人事档案可以客观地反映本人的真实情况，从而为后续相关工作的开展奠定基础；其次，要构建人事档案审核的常态机制，鉴于人事档案材料丢失、造假等问题的频繁发生，有必要构建人事档案审核的常态机制，将档案审核工作落实在实际工作当中，做好“凡提必审、凡转必审、凡进必审”制度，全面落实任前档案审核机制[5]，将过去的后期挽回转变为早期预防，严惩人事档案造假的行为责任人，保障人事档案的客观性与充分性，避免人员选聘决策不当；最后，要加强人事档案监管力度，人事档案涉及到多个部门单位，因此，必须要强化监管力度，定期对人事档案管理工作进行检查，确保各项工作有序开展。

4.提高人事档案利用率

人事档案利用率偏低的原因除了人事档案的保密性要求外，关键在于目前的人事档案以纸质档案为主，这就导致档案调阅、转出、转入等手续比较繁琐，需要耗费一定的时间、精力，基于此，应加强人事档案管理信息化建设，以现代化技术手段提高人事档案利用效率[6]。目前，数字化档案以及其他各项辅助技术都发展成熟，完全具备信息化建设的基础条件，因此，人事档案管理机构可以尝试采用信息化手段，建立人事档案数据库，利用信息化手段完成档案材料的收集、整理、归档以及查询等工作，这样不仅可以显著提升人事档案管理效率，同时也能提高人事档案的利用率。此外，数字化档案也更便于保存，可以有效降低人事档案管理成本，并且也可以杜绝档案材料涂改造假，切实保障档案材料真实有效。