企业办公管理信息化系统的应用与创新——以企业管理办公应用协同管理系统为例

黄振华

（北京海拓众赢管理咨询有限公司，北京 100124）

一、企业办公协同管理的必要性

（一）互联网时代现代化办公的需求

随着当今社会经济的飞速发展以及信息技术的不断进步，计算机科学技术突飞猛进发展，各行各业的信息化技术普及及应用程度也越来越高，因此线上信息系统的广泛普及使用也越来越普遍。传统的办公管理方式也已经不能适应现代社会和企业的协同发展了，协同办公工作方式是未来企业办公的一个必然趋势，可以大大提高企业部门之间的协作工作效率，加强监管每个工作流程，实现企业内各部门之间的及时有效沟通，从而提高企业的管理水平，提高经济效益。国内外各个领域的企业及机构组织都在大力发展自动化协同办公，同时构建高效的线上办公自动化系统，提升企业的实际工作效率和管理水平，同时提高企业自身竞争力。

（二）新冠疫情期间全球在线办公的趋势

在新冠疫情期间，国内外很多企业无法按时复工，非现场生产企业纷纷转战线上，线上远程办公成为当下最佳方案，在家工作成为主流。但线上办公不仅仅是简单的各做各事，更多的是各个部门、各个岗位之间的协调开展工作。受到环境、设备、条件等影响，“沟通不畅”“效率低”“进度慢”等线上办公的弊端在不断凸显。疫情对国内外人们办公习惯的改变是长期的。因此，远程协作、在线协作、协同管理、文档协作将会是全球办公的必然趋势和发展方向。

二、企业管理办公应用协同管理系统的特点

本文介绍的企业管理办公应用协同管理系统是一个集成了线上办公、协同办公以及协同管理等理念的综合企业协同办公管理系统，是以“消息为中心，流程为驱动，以应用为核心”的综合与应用企业办公管理系统，支持各个领域的企业实现跨系统、跨组织的高效沟通与协作。

该企业管理办公应用协同管理系统具有以下特点：

（1）提供基于发送文件、接收文件以及文件归档等全面的公文处理流程和版本化的文档管理，帮助企业建立有效规范的文档管理流程和标准；

（2）提供会议管理、企业人员请假销假、企业通讯录、企业新闻通知公告、专业交流论坛等管理功能，帮助企业实现信息一体化的集成线上办公和协同工作应用；

（3）通过信息精准检索、报告设置、管理制度等协同控制策略的灵活配置，为企业提供灵活的业务流程和个性化应用服务，有效提企业协同应用效率；

（4）通过与企业邮箱、业务系统、业务工具、智能终端平台等系统的集成应用，为企业提供高效协同、整合集成的信息化协同办公环境。

企业管理办公应用协同管理系统兼具实用性、可扩展性、兼容性、稳定性、安全性、集成性等基本原则，将日常的办公业务、相关事务、协作等管理信息分布到整个企业的各部门中。企业内部的沟通是及时高效、有序可控、共享的，提供协同工作、文档管理、公共信息、日程安排、会议管理等应用服务，达到高效、全面的线上办公管理服务效果。企业管理办公应用协同管理系统建立了企业内部信息传递的联系，为企业内部的办公管理建立了一个高效协同的线上办公管理平台。

三、企业管理办公应用协同管理系统的应用价值

该企业管理办公应用协同管理系统支持医院、金融、制造、教育、勘察设计、快消、汽车、地产、食品、新基建等100多个行业、1000种以上工作场景的移动线上办公协作，具有极其广泛的应用范围和应用价值，使企业全员线上办公协作更敏捷、企业管理更高效。

（一）规范企业管理，提高企业办公效率

通过企业管理办公应用协同管理系统针对线上办公场景，企业内部员工告别了传统办公管理方式下一手拿着各种办公文件、纸质材料等在各部门之间跑来跑去，等候部门审批、签字、盖章的办公时代，开启了线上办公的新模式，以前的这些工作现在都可在线上直接、快速、高效地完成。由于企业管理办公应用协同管理系统设定的工作流程是完全可以随时变更的，可以随时根据实际工作情况来调整，为整个企业流程的重组优化管理提供有效的决策依据。随着5G时代的到来，无线网络数据传输速度不足的问题已经基本得到解决，在智能手机、电脑等移动智能终端上进行阅读、审批、处理文件已成为现实，企业员工不在办公室也同样可以轻轻松松地通过智能终端进行文件的阅读、审批和处理，大大减少了企业文件的处理时间，有效地提升了企业运营管理效率和办公管理效率。

（二）降低企业运营成本

企业管理办公应用协同管理系统最主要的特点之一是系统地实现了数字化、无纸化企业办公模式，为现代企业节约了大量的印刷纸张及其他文件材料打印、复印费用成本，以及大量文件存储设备及使用成本；对于文件审批流程的严格规范也为企业员工节省大量办公工作处理时间，提升企业办公效率；畅通无阻的企业信息协作沟通方式和人际交流渠道可以大幅降低电话以及邮寄成本。

（三）消除企业“信息孤岛”

企业管理办公应用协同管理系统的协同性可以彻底消除企业内部一个个的“信息孤岛”。“信息孤岛”是由于企业内部各业务部门相互独立、数据不一致，数据信息共享程度不高、管理分散单一，且管理维护工作量大等因素而形成的。通过企业管理办公应用协同管理系统的集成整合可以实现统一单点登陆、统一企业用户信息管理、统一业务信息提醒，实现整个企业业务流程的综合和集中管理。

（四）满足企业个性化办公需求

企业管理办公应用协同管理系统使得所有企业资源整合在一个统一的办公平台上，并以个性化的方式展示给不同的用户群体和个人，让他们获得最相关的应用信息。这意味着更高效的运营，以及更加人性化的办公管理。

（五）严密安全控制

整个企业管理办公应用协同管理系统不仅是一个灵活开放的环境，而且是一个安全的控制。系统同时提供了多种安全保护机制，保证了企业数据的安全保密性和完整性，保证了企业信息业务的正常稳定运行。企业管理办公应用协同管理系统包括用户身份信息认证、角色分配、用户操作过程监控、日志分析报告、信息管理安全级别自动设置等，并同时支持多功能、多层级和用户定制个性化的安全级别定义。

（六）突破企业办公时间、空间、地域的限制

企业管理办公应用协同管理系统作为线上即时协同办系统，突破了时间、空间、地域限制，无论在何时何地都可以如在同一办公室一样工作交流。凭借着本身拥有的强大视频会议功能，全球范围内最多可容纳250人同时在线的高清视频会议，让企业对内对外的办公交流变得无处不在、畅通无阻。

（七）加快企业良性运行

任何一个企业都有七大基本要素：知识、客户资源、人、工作流程、项目事件、物品和资金财产。这七大要素并不孤立存在，相互之间是强关联的，同时这些要素在企业组织内部的各部门之间进行流转。而该企业管理办公应用协同管理系统恰恰实现了企业对以上七要素的高效管理、积累及沉淀、传播及应用，为企业人员提供良好的办公管理手段和工作环境，使之准确、高效、愉快的工作。

（八）提高企业竞争力和凝聚力

企业管理办公应用协同管理系统使得整个企业组织内部人员沟通更方便，信息数据反馈畅通，为充分发挥员工的集体智慧和调动工作积极性提供了良好的平台。企业管理办公应用协同管理系统在极大程度上增强了企业的内部凝聚力及市场竞争力。

四、结语

随着企业协同办公信息化不断深入发展，很多企业管理者开始意识到运用信息化手段来管理运营自己的企业，许多企业也纷纷应用了多种多样的管理软件，这在一定程度上解决了企业相关业务的部分管理问题。但是，这些软件系统并没有对企业的办公管理以及协同办公带来根本上的改变，无法有效地打通各部门之间的壁垒，难以满足全员居家办公的需求，这制约了企业的进一步发展。

企业管理办公应用协同管理系统结合了移动办公、远程办公、人性化管理、协同管理等理念。它适应了互联网时代下快节奏、随需应变的现代化企业的办公需求，满足了新冠疫情环境下各行各业居家在线办公的场景，使企业内外资源能够快速完成线上整合，获得交互和整体效益，提高企业的运行效率，降低企业运营成本。企业管理办公应用协同管理系统为企业办公人员提供了一种全新的工作体验，开启了新的时代环境下新的工作模式。