山东广电网络运行维护中心档案管理探析

韩 超

（山东广电网络有限公司，山东 济南 250000）

档案是广电网络运行维护资源的重要记录凭证，随着业务、技术模块不断发展更新，档案管理为公司企业化、规范化、科学化发展发挥着重要作用。本文将对山东广电网络运行维护中心档案管理展开探究和分析。

1 山东广电网络运行维护中心档案种类

山东广电网络运行维护中心目前部署着省直播平台、省干线传输平台、享TV平台、互动点播平台等，承载着BOSS、云网、客服等多重业务。此次立卷归宗的档案主要是自省运行维护中心核心机房搭建即日起，收集自2012年至今运行维护的相关资料。可分为纸质载体和非纸质载体。其中纸质载体包括：网络工程档案、文书档案、专业档案；非纸质载体包括：电子档案、声像档案、实物档案。网络工程类档案指平台规划建设方案、平台实施方案、系统操作手册、光缆拓扑图、参数表、应急预案、故障处理、机房机柜设备连线图、机房机架配线柜逻辑图、工程施工项目、验收报告。文书档案指集团【党】、【网】字类集团文件、宣传报道、安全播出汇报类稿件、党建管理类、经营管理类。专业档案指运行维护中心人才库、固定资产类。电子档案指所有的档案类别能以电子版形式保存的均需要再以电子的形式归案立宗，方便信息查阅、资源共享，防止纸质载体的遗失造成资料的永久丢失。声像类档案指照片、光盘、录像带、录音、视频。实物档案指报纸、期刊、Kt板、证书、奖状。

2 档案管理现状及问题分析

（1）“弱”。山东广电网络运行维护中心工作的重心一直围绕着保障安全播出和主营业务运营，对档案管理的重视程度较弱，在运行维护工作中档案管理的效果不凸显。随着市场经济不断发展，档案管理多次被写进《山东省政府工作报告》、《济南市政府工作报告》，因此，如何提高档案管理意识，发挥档案管理对现代化企业制度的规范化、科学化建立具有重要作用。

（2）“散”。山东广电网络运行维护中心自成立即日起，其运维体系按照平台网络进行划分若干部门：播出、传输、工程、增值业务、综合业务。该种运维体系模式造成功能层次组织较弱，运行维护档案基本以平台形式分散在各自部门，而业务部门对文件材料归档不及时、收集不齐全，档案材料散乱缺失，档案的使用和管理长期处于无秩序的混乱状态，导致无法全面的反映运营业务工作，没有形成一套系统的、完善的、规范的、利于本企业发展的现代化企业档案管理体系，对企业的发展造成了不良的影响。

（3）“误”。在归整运行维护中心档案的过程中发现，其档案存在分类错误、划分日期错误、划分期限错误、排列顺序混乱等主要问题。分类错误指运行维护中心的档案没有按照大类的归档范围进行分类，许多平台档案资料装订在同一位置；划分日期错误指需要归类的档案并未按照规定的日期进行分类，许多档案未分年度。划分期限错误指在所有的档案简单的按照一种期限划分，档案资料有明确期限要求的存在归档误区。排列顺序混乱指档案排序杂乱无章，无统一顺序归宗，查阅时极为不便。

（4）“缺”。山东广电网络运行维护中心档案管理工作没有设置专人专岗负责，随着人员变动，许多档案也随之丢失，中心于2018年年底才设立档案管理兼职人员，人员并不是档案管理专业出身，又缺失专业技能的培训，在档案的收集、整理、分类、组卷、编目、装订过程中缺乏专业指导，因此对整个运行维护中心档案管理工作的开展异常艰难。

3 档案管理问题的整改措施

在全面总结、认证分析产生问题原因的基础上，山东广电网络有限公司运行维护中心将采取切实有效的措施和办法，进一步健全完善档案管理制度，建立有效的内部控制运行机制，规范档案使用流程，具体整改措施有以下几方面：

（1）强化档案管理意识。档案是在运行维护的各项工作中形成的，是各项工作的重要组成部分，强化对档案及档案工作的重要价值的认知，是目前山东广电网络运行维护中心档案工作和管理长期要坚持最重要的神圣和艰巨的任务，是需要运行维护中心各级领导和各单位部门的共同参与和重视支持，只有强化档案管理意识，突出档案工作的“不可缺少”、“基础性”地位，形成上下联动、齐抓共管的工作格局，才能从根本上做好档案管理工作。

（2）建立完备的档案管理制度，防止前清后乱。公司机房的各类资源处于一个动态的过程，及时掌握资源的状态、归属、配置和剩余，做到“家底”常清，情况常明。因此，运行维护中心的档案管理工作必须需要建立规范科学的管理制度和行为准则，这就要求在工作过程形成的有价值的文件材料，需按照其形成的时间顺序规律以及不同类别文件材料之间的内在和外在的联系进行归档。建立管理办法和管理制度，使档案管理工作落到实处，保证原始资料按照制度要求进行收集、移交、借阅，防止档案资的缺失和归宗的不及时。为了保障档案管理工作的顺利开展，需要建立档案管理的保密制度和安全措施，以防企业利益受到损失。

（3）严格档案管理规范性。每个企业在档案管理中必须制定本单位自有的档案分类纲目。其档案分类纲目一旦确定，不可以随意更改，并以此作为组建档案的重要依据。不同的档案有不同的保存价值，其保管期限一般可分为永久、30年、10年、5年。对于有明确期限要求的文件不能分错，不能简单地把所有档案划分为一种期限。档案归类的过程中需要按照大类--年度--期限--问题（二级类目）进行科学排列，四大类必须分别上架。其中网络工程类和文书类管理性文件档案必须按年度进行整理。对于电子档案在管理过程中需注意有归档的标志，如专门数据库，专门格式，有档号、保管期限、格式信息等元数据。

（4）提高档案管理人员专业素质。运行维护中心需要设立专门的档案室，各类档案需由中心档案室集中统一管理，增设档案管理专职人员，在档案工作上履行档案工作的管理、指导、协调等工作。因此需要档案管理专职人员不断加强自主学习，提高自身素质，增强专业技能。此外，还需要单位协调聘请档案管理人士进行培训指导，同时可以与档案管理局专家进行辅导交流。

4 档案管理工作取得阶段性成效

（1）通过档案管理制度的建立，山东广电网络运行维护中心各单位都对档案管理和使用流程有了新的认识，不同程度地增强了对档案管理的重视，在档案工作建立开展的过程中，运行维护中心各业务部门边清查、边梳理，按照“分工负责、明确责任、密切协作”的原则，共同发现问题并及时纠正，档案管理工作氛围达到前所未有的高涨。此外，山东广电网络运行维护中心落实专职人员，健全档案责任机制，明确工作责任，严格资源档案的使用审批制度，从物资的发起、购置、验收、使用、调拨、转让、报废等各个环节都落实责任人，堵住流失的漏洞，使档案管理制度化、科学化、规范化，真正杜绝浪费和流失。还根据机房实际情况，制定出台了资源档案清查工作的制度和流程，按照“部门自查、专项复核、汇总上报”三个步骤，确保本次档案管理工作有序开展，确保通过本次档案工作的开展能全面摸清山东广电网络运行维护中心的“家底”，达到“五清”即状态清、能力清、归属清、配置清、剩余清。

（2）山东广电网络运行维护中心各单位按照档案管理工作的有关要求，结合各大平台、网络系统资源特性，制定切实可行的方案和计划。一方面建立资源台账，进一步完善了资源的总账和明细账，充分利用台账各数据表建立资源信息档案，对各项数据资料进行分析、整理、加工，认清自身管理的“真空”和“漏洞”，以提高档案的管理水平，同时对资源动态变化，以“日”为单位，每日进行更新；以“月”为周期，每月进行归档整理，充分保证档案信息的时效性。同时建立档案使用登记册，真正落实有形资产的“户口本”管理制度。为每项有形资产建立了实物资产标签信息，包括机房、机柜、设备编号、设备位置、设备名称、板卡编号、板卡名称、物理端口、关联设备、业务名称、业务带宽、业务开通时间、业务使用方、合同和工单编号、备注等信息内容，对今后资源动态监管提供了信息支撑。另一方面集中梳理了无形资产的波道、带宽、承载能力，并做详细记录，同时，规范了各业务使用单位的开通流程，杜绝无合同无工单的业务占用资源，防止资源浪费。真正做到全面清查、不重不漏、不留死角，建立健全档案管理工作机制。

5 结束语

运行维护中心的档案记录着山东广电网络各大平台系统、业务技术模块的运行状况，也是运行维护过程中重要技术参数和维护经验的记录。因此在科技信息高速发展的今天，山东广电网络运行维护中心如何实现档案管理工作的精细化、专业化，对整个企业的发展壮大都提供有力保障。