论信息化时代中职的档案管理工作讨论

刘岭

摘要：21世纪信息化技术席卷生产和生活的各个领域，教育领域也不例外。中职校应对变革时代，做好创新和转型是大势所趋。在各项改革创新工作中，中职校档案管理工作信息复杂、整理难度大，必须通过信息化技术手段使得中职教学档案的应用跟上时代发展脚步。该文对中职校学校档案管理信息化技术的思路以及建设策略进行了探讨，希望能够对推进中职校顺应时代潮流，建设更加美好的现代化中职校具有参考价值。

关键词：中职教育;档案管理;数字档案

中图分类号：TP315      文献标识码：A

文章编号：1009-3044（2020）32-0038-02

1 背景

中职校档案管理内容庞杂，包括学生毕业档案、升学档案等。在面对档案管理信息量大、管理难度高的问题时，传统的管理方式已经相对落后，导致档案管理出现延误，甚至有可能发生耽误学生前途的事情。当前采用信息化技术，使得档案信息化管理能够顺应时代要求，节省传统档案管理耗材，强化信息交换、信息传输、信息存储、信息调取，运用档案信息化工作方法，提高效率，不断帮助中职学校档案建设解决传统问题，创建现代化中职校数字建设模式。

2 中职校档案信息化建设现状

当前中职校档案管理信息化建设正在逐步开展，使用人工智能等技术应用在档案信息化建设中，提高了学校档案信息管理水平和工作效率。实践中以档案现代化为工作目标，以数字化建设为基础，以信息化管理为目的，通过领导协调、组织管理等多项措施并举，使得档案信息化建设不断迈向新的阶段[1]。

纵观当前中职校档案管理，不可否认还存在着部分问题。

第一，在管理模式上，部分中职校档案管理方式依然是比较传统的纸质档案管理方式，实践证明，这种档案管理模式已经不能满足现代化院校档案管理工作开展的需要。档案需要长时间的查找，这不利于工作效率的提升，也不利于档案资料的良好运用，长此以往会阻碍档案信息化建设发展步伐。

第二，在档案管理软硬件设施上，资金投入有限，使得部分中职校在档案管理工作方面重视度不高，相关设备老化，影响档案管理工作效率提升[2]。

第三，由于档案管理人员对档案信息管理依然采用传统的管理方式，不具备先进的管理理念。因此当前配置人才方面存在不足，造成档案管理难以向信息化、数字化转型，人员技能只停留于目录输入、扫描等基础性工作，长此以往工作容易处在被动，严重地阻碍档案信息化水平的提升。

第四，档案现代化管理模式推进中，档案立卷工作不规范是一个很大的阻碍，这是当前中职院校在档案管理改进工作中亟待解决的问题。以立卷工作不规范为例，主要表现在：档案保管期限表等相关内容不齐、管理制度不健全、档案收集工作缺乏完整的档案利用体系，如教学档案、学生档案、基建档案等，上述档案传统管理采取独立存放的模式，但是往往许多数据相互对应不上。原因是档案资料在收集、整理、录入等方面极不规范，本单位自己整理的部分上述问题尤其突出，这就导致转为电子文档后数据资料衔接不全，影响信息化档案收集、整理工作进行，以上问题的存在，极大地影响了档案工作的质量和利用效果。

第五，中职高校档案管理工作中，网络流量不断增加，感染计算机和偷窃信息的行为就增多，例如木马蠕虫侵犯会发生病毒感染，而文件损坏乃至计算机瘫痪实在感染程序发生后必然发生的，还会造成软件瘫痪、硬件受到损伤等一系列后果。有一部分蠕虫还可以删除文件。黑客不仅仅可以肆意盗取电脑上的文件，同时还会篡改一些信息等，另外就是垃圾邮件和间谍软件所带来的一些问题也不可忽视。目前网络上垃圾邮件、垃圾信息泛滥的问题十分突出，严重影响电子邮件的正常运行，被黑客利用的网络病毒成为杀伤力较大的工具。病毒软件在用户并不知情的情况下，可以安装后门程序，将用户的隐私信息窃取，黑客就可以在用户计算机上进行邮件的发送和接收，进行远程操控[3]。

综上，中职院校必须面对档案信息化管理转型升级的要求，在机遇和挑战并存的大环境下积极探索新技术新措施应用。

第一，大数据背景下档案管理工作要求利用计算机来对于档案资料进行编辑，这涉及了文档资料的修改、增刪等，这大大提升了工作效率，降低了档案管理人员的工作量。改变采用人工检索工作量巨大且耗费的时间与精力过多的弊端，不再沿用传统的档案资料存储方式，因为传统存储模式下，资料的检索非常困难，而借助于信息化技术这一新的传输媒介，提高档案管理的水平，拓展服务空间。

第二，随着时代的发展，大数据背景下真正意义上的无纸化办公，意味着从理念到制度，从执行到监管一系列的挑战。当前档案管理工作者全员树立数字化档案运营观念，在遵照统一的管理标准方面就面对挑战，而转变理念之后则要进一步运用数字技术，使用网络资源替代纸质文档，要求中职院校的档案管理人员在现有的知识经验基础上，不断提升数据应用专业能力，熟练掌握运用数字化档案，能够主动开发信息资源，注重信息化管理，使得档案统计、整理、归档、保存等过程变得有序，为师生提供更好的服务。利用现代化科技为依托，大数据背景下进行档案管理，其目的的一方面也是使得从业人员能够通过培训，达到信息化档案管理的要求，将信息统一存储在计算机中，将传统档案管理全面转型为数字文档管理模式。

3 中职校档案信息化建设思路

提高认识，加强管理，通过信息化建设使得中职校档案规范化、信息化、高效化，人才的力量是不可缺失的，管理层知识领域要进行更新，提升档案管理人员的岗位胜任力，增强档案管理人员的核心竞争力。通过信息化知识培训，使得全员认识到档案管理的现代化意义所在。

基于档案管理信息化建设的需要完善软硬件设施，学校需要投入财力、人力、物力、硬件设施和软件设施兼备，保障中职校档案信息化的顺利推进，完善的软硬件是档案管理信息化建设的坚实支撑，确保档案信息高效科学地被应用。

加快档案标准化、规范化、信息化建设，应统一建立科学、合理、严密的规范标准，以此为依据，对建设工作中涉及的诸多内容进行管理，包括档案信息系统设计开发、档案信息数据维护、档案信息。数字化管理能够改变传统的管理模式，将重点放置在档案信息开发和利用方面，加大信息共享、信息利用，以促进中职校相关决策的精确性。

增强安全保密意识，档案部门应树立科学正确的档案信息管理观念，对档案管理中存在的安全问题予以重视，严格做好各种防控措施，结合实际依据以及严格的规章制度，实现档案信息安全水平的提升。

4 中职院校推进档案管理信息化的策略

着力建设高质量的档案信息数据库是中职学校档案管理信息化的关键。将所有的纸质化档案进行重点筛选，针对档案信息易丢失、损坏等问题，设立档案信息数据库[4]。按照档案资源数字化、信息化的要求，实现信息共享。对馆藏优质纸质档案转化为数字档案，通过逻辑结构设计，使得中职院校中的各类档案可以共享，保证不同侧重点的档案管理内容能够实现互联互通，而校外的相关信息也可以通过共享软件进入到中职校的档案内容中。

数字化工具有助于档案信息实时进行更新，应对复杂的档案信息，对信息内容进行更新，如教师学历信息、学生基本情况、学校发展历程等，采用信息化技术手段实现动态的数字化处理，另外就是要保证数据化工具做到及时升级更新，对于数据库平台进行升级改造，对于既有的数据库进行不断地拓展，将学校人事、教育、教学等方面的信息更新，保证信息系统运行兼容性和延续性，同时也能够对文件保存系统进行自动升级[5]。更新过程中数据库是稳定的，原有的数据不会被更改或迁移。同时使用身份认证识别、文件加密等设置，保证档案信息资源的安全性。

加强档案管理信息化人才队伍建设对于中职校档案信息化管理水平提高是十分关键的。先进的技术设备是需要人来进行操作的。加强技能培训，做好档案人员的能力提升，将固化在纸质载体方面的档案信息，以数字化方式输入计算机，这是管理人员所要具备的基本技能。当前运用辦公自动化软件实现电子文件信息传输存储，新型软件技术帮助人们能够进行基本的操作技能之外，同时拥有超强的档案管理素质，在档案保密能力等方面，要求档案工作人员严格要求自己，面对信息化技术应用，合理化应用档案信息，组织档案工作人员进行岗位培训，迅速地让工作人员能够了解档案工作内容，树立正确的档案管理思维。

中职校的领导层必须重视档案信息化建设，对学校历史原貌、学校工作，学校教育工作等，要从拓展教育事业的角度，保证档案信息化建设，给予足够的资金投入，配置专业技术设备，更新完善基础设施，同时引进专门的人才，为档案工作数字技术应用操作助力，不断改善学校档案管理工作人员的工作环境，配置激励机制，使得档案工作管理人员能够具有较好的工作积极性[6]。

通过不断增大中职院校档案信息化建设力度，当前在学科范畴的档案信息化管理上，已经可以实现图像数字扫描、通信网络运营、硬件软件数字化处理等技术应用。针对目前中职校档案信息化建设在技术规范、软硬件选用、业务标准、工作职责等方面的不足，抓好电子档案标准化规范化工作，做好电子档案材料收集审核整理生成等制度规定，方便查阅和使用，严格执行电子档案的网上查阅传递、接收存储等环节提供质量保证[7]。

建立强大的网络公共检索服务平台，便于进行规范的数字档案管理平台。做好杀毒和测试工作、防黑客维护检查，规范操作规程和进行统一管理，确保学校各部门的档案信息安全。

为了提高档案管理人才队伍的综合素养，当前中职院校采用培训和人才引进等方法，力争做好优势互补和结构优化。例如邀请科研机构、行业专家、技术人才等进入高校担任兼职教师，或者从提高内部管理能力目标出发，全面给基层从事档案管理工作的人员提供培训机会和学习机会。主要培训学习的内容包括信息技术应用、档案管理服务等。

中职院校档案信息化安全管控体系建设，对于信息涉及机密的强调保密性，安全保障信息输入输出、数据处理、硬件软件防火墙设置、网络安全管控等。均采取安全管理机制，设置专人负责管理，组织协调，确保信息化档案管理各环节安全。

5 结束语

当前中职校积极开拓管理智慧系统，锁定教育信息化深度融合应用，聚焦打造流程化、标准化、精益化的中职校，建设档案管理智能运营信息化系统，解决传统管理运营中的难题，真正实现人员资料资源、管理过程行为，结果量化数据等动态贯通，帮助中职校能够全过程、自动化地提高档案管理能力，建立大数据分析平台和物联网监控，体现校企结合以及政府监督力量，努力为社会培养具有综合素养的职校人才，促进中职院校的运营效率和档案管理水平迈上新的台阶。

参考文献：

[1] 袁欣.对中职学校人事档案信息化建设的思考[J].现代职业教育，2019（36）：282-283.

[2] 王雪松.浅谈中职卫校档案信息化管理[J].才智，2019（30）：226.

[3] 钟梅.文档一体化管理模式下中职学校档案信息化建设解析[J].通讯世界，2020（1）：318-319.

[4] 杨燕.文档一体化管理模式下中职学校档案信息化建设解析[J].办公室业务，2020（3）：139-140.

[5] 朱文琪.试论中职学校档案管理的规范创新与信息化建设[J].新教育时代电子杂志（教师版），2019（48）：206.

[6] 张冉.中职学校档案管理信息化建设路径研究[J].开封教育学院学报，2019，39（9）：249-250，273.

[7] 姜家松.分析中职学校档案管理的规范创新与信息化建设[J].传媒论坛，2019，2（17）：143，145.

【通联编辑：谢媛媛】