电子发票与会计自动核算

张世平

[摘    要] 电子商务的飞速发展及电子票据管理法规的逐步完善，为电子票据作为会计原始凭证创造了良好环境。先进的信息技术水平，确保电子发票验证和发票要素数据交换能方便、快捷进行，为会计自动核算奠定了坚实的基础。对财务系统进行适当配置并结合单位OA系统电子签署，实现了购买业务会计自动核算，全面提升了单位财务信息化水平，推进了单位管理架构和治理能力现代化。

[关键词] 电子发票;发票要素;数据交换;购买自动核算

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2020. 23. 027

[中图分类号] F232    [文献标识码]  A      [文章编号]  1673 - 0194（2020）23- 0060- 04

0      引    言

随着网络信息技术、网上购物、网上支付的快速发展及国家对电子发票的大力推广，电子发票越来越普及。2012年国家在北京等多个省市开展网络（电子）发票应用试点， 2013年2月國家税务总局发布了《网络发票管理办法》，2013年6月27日，京东商城在北京市开出我国内地第一张电子发票。2013年12月，国家发改委、财政部、国家税务总局、国家档案局联合发布了《关于组织开展电子发票及电子会计档案综合试点工作的通知》，为电子发票作为会计核算原始凭证提供了法规依据。2020年3月23日，财政部、国家档案局联合发布了《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》，明确规定了电子会计凭证与纸质会计凭证具有同等法律效力。现在，一般的购物网站和信息化管理程度高的行政、事业、企业单位都能开具税务电子发票或非税收入统一电子票据，并作为会计核算原始凭证。电子发票开具并能作为会计入账依据的普及，为实现会计自动核算奠定了良好的基础。

电子发票开具方的自动会计核算比较简单，许多单位已经实现了自动会计核算，不再赘述，本文主要探讨商品或服务购买方电子发票会计自动核算。

1      基于电子发票的会计自动核算实现条件

要实现会计自动核算，财务系统必须能自动获取核算所需的信息，如购买商品或服务的日期，商品或服务的名称、用途、规格型号、单位、数量、单价、金额、税额，价税合计金额，销售商品或服务的单位名称、开户银行及账号等。

财务系统获取购买商品或服务的日期主要用于判断电子发票是否在规定的报销期限内，因企业所得税或其他一些实行预缴的税种年终汇算清缴、增值税专用发票认证抵扣期限等原因，每个单位根据自身情况都规定了票据的报销期限，超过规定期限的票据不予报销。

商品或服务的名称是会计核算时分类的重要依据，商品或服务的名称结合购买单位的用途可能会分别作为固定资产、库存商品、原材料或在建工程等核算。

商品或服务的用途是商品或服务作为固定资产、库存商品、原材料或是在建工程等核算划分的主要依据，开具电子发票时，销售方需明确知悉购买方购买用途。

商品或服务的规格型号、单位、数量、单价是会计明细核算的依据，也是单位库存管理最重要的信息。

商品或服务的金额、税额是价税分离核算和正确计算增值税进项税的依据。只有取得商品或服务的金额、税额信息，才能进行正确的成本、税金、盈亏核算。

商品或服务的价税合计金额是向商品或服务提供方支付价款的原始依据。

销售商品或服务的单位名称、开户银行及账号是向商品或服务提供方转账支付价款必备的信息。

2      电子发票的格式及要素

电子发票主要分为税务电子发票和非税收入统一票据，税务电子发票由税务机关监制，电子发票信息数据由税务机关收集、存储、运用，非税收入统一票据由财政部门监制，电子发票信息数据由财政部门收集、存储、运用。两类票据的格式及要素不尽相同，这给会计自动核算带来一定困难。为实现电子发票的会计自动核算，两类电子发票的格式可以不尽相同，但应有以下统一的基本要素： 电子发票类别，监制单位，机器编码，发票代码，发票号码，开票日期，校验码，购买方或交款人名称、纳税人识别号、地址及电话、开户行名称、开户行账号，密码区，项目（货物、劳务、服务）名称、用途、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率、税额，金额合计，价税合计大写，价税合计小写，销售方或收款人名称、纳税人识别号、地址及电话、开户行名称、开户行账号，备注，收款人，复核，开票人，销售方印章。

3      电子发票的开具

电子发票的开据需要有税务电子发票管理系统、非税收入统一票据管理系统客户端，商品或服务销售方通过客户端登录税务电子发票管理系统、非税收入统一票据管理系统申领发票、开具发票、上传开票信息以及已开票据的后续处理。税务部门发票管理系统或财政部门非税收入统一票据管理系统接收到上传的发票或票据开具信息应当妥善保存相关数据，以备税款缴纳，商品或服务购买方发票认证、提取会计自动核算所需数据的需求。

为满足税务及会计自动核算的需求，商品或服务销售方在开具电子发票时应填入以下基本要素（如无，则不需填）：开票日期，购买方或交款人名称、纳税人识别号、地址及电话、开户行名称、开户行账号，项目（货物、劳务、服务）名称、用途、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率、用途，销售方或收款人名称、纳税人识别号、地址及电话、开户行名称、开户行账号，备注，收款人，复核，开票人。电子发票的其他必备要素如税额、金额合计、价税合计大写、价税合计小写，由系统根据已填入的基本要素自动生成。此外，开具的电子发票还应有销售方单位的电子签章。

4      电子发票入账认证及数据交换

4.1   电子发票认证

电子发票入账之前需要连接税务部门发票管理系统或财政部门非税收入统一票据管理系统进行认证，以辨别发票或票据的真伪。电子发票认证一般是将认证程序内置于单位的网上报账系统或财务系统内，利用互联网，通过程序接口、中间库与税务部门发票管理系统或财政部门非税收入统一票据管理系统实现互连互通及数据交换。

电子发票认证时，经办人登录单位网上报账系统点击发票认证菜单或会计人员登录单位财务系统点击发票认证菜单，在发票认证页面输入发票代码、发票号码、开票日期、开票内容、发票金额、校验码、验证码等信息或扫描电子发票二维码，网上报账系统或财务系统将信息发送到税务部门发票管理系统或财政部门非税收入统一票据管理系统，并发起查询请求，税务部门发票管理系统或财政部门非税收入统一票据管理系统将查询结果返回到单位网上报账系统或财务系统。查询结果为真，返回电子发票的相关信息数据，进行后续的账务处理，查询结果为假，则终止后续的账务处理。

4.2   电子发票数据交换

电子发票认证通过后，税务部门发票管理系统或财政部门非税收入统一票据管理系统会自动返回购买方会计自动核算所需的发票要素信息数据。基于系统和数据安全的考虑，商品或服务销售方或购买方与税务部门发票管理系统或财政部门非税收入统一票据管理系统之间的数据交换一般是通过中间库建立数据接口来实现的。销售方开具票据时，将票据开具的相关信息和内容推送到指定中间库，税务部门发票管理系统或财政部门非税收入统一票据管理系统通过建立的数据接口，将销售方推送到中间库的数据及时读入自己的内部管理系统，以进行后续的管理和利用，并通过一定的处理后再将确认有效的票据开具的相关数据又推送到中间库，供购买方获取自动会计核算所需信息数据。

购买方获取自动会计核算数据并成功进行核算后，应推送电子票据已经入账的信息到中间库，税务部门发票管理系统或财政部门非税收入统一票据管理系统从中间库获取电子票据已经入账的信息，并做标记，在该电子票据可能再次被作为会计核算原始凭证时做出拒绝提示，避免被重复用于虚假报销。

5      自动会计核算的实现

购买方电子发票认证时获取的电子发票要素信息数据结合实际收到的商品或服务可办理商品或材料入库、服务入成本、设备入固定资产等手续，以及生成支付审批单，经分级授权签署后，就具备了自动进行会计核算的基本条件。

5.1   电子发票报销电子签署

购买的商品、服务、材料、设备等需要办理验收、入库手续，根据单位内控制度的规定，对不同的报销金额需要不同层级的主管或领导审签，对于重大支出，还会需要领导层汇签，完成相应手续后才能进行会计账务处理，并进行支付。对于实行办公自动化的单位，验收、入库、审签、汇签均能通过OA（办公自动化系统）完成，财务系统与OA系统对接，能将验收、入库、审签、汇签结果推送到财务系统，财务系统根据结果进行会计自动核算。

为便于区别不同的业务，每笔业务应由网上报账系统或财务系统从业务源头开始生成一个唯一的业务单号，以业务单号来归集与该业务有关的所有原始电子凭证，并实现OA系统和财务系统之间的数据传递。

验收、入库手续的电子签署，主要是负责验收的人员根据商品、服务、材料、设备等的购买合同（协议）及到货通知，根据验收要求，确定对方提供的商品、服务、材料、设备等在技术指标、质量、数量方面是否符合合同（协议）规定，验收通过的，可进行下一步的账务处理，对于商品、材料、设备还要办理入库手续。验收、入库均可在OA系统生成电子验收单和入库单，由验收人和库管电子签名后完成验收、入库手续，作为购买业务后续账务处理的凭证之一。

主管或领导审签、领导层汇签，根据单位内控制度的规定，不同单位会设定不同的支出金额分级审签制度。如有的单位规定，10万元以下的支出由部门主管审签;10万元以上，100万元以下的支出，除部门主管审签外，还需要单位财务主管审签;100万元以上，1 000万元以下的支出，除部门主管审签外，还需要单位主管财务工作的领导审签;1 000万元以上的重大支出，除部门主管审签外，还需要单位领导层汇签。

按照单位内控制度规定，依据业务单支出金额的大小，通过OA系统将电子业务单推送给具有签署权限的主管、领导、领导层，主管、领导、领导层根据相关规定判断该业务是否能支出，如同意该业务支出，则签署同意的意见并电子签名，如不同意该业务支出，则注明否决的理由并电子签名，签署结果由OA系统自动推送给业务流程相关环节。

5.2   自动会计核算

在业务单完成验收、入库、审签、汇签等电子签署手续并获取这些信息，电子发票完成认证并获取电子发票相关要素信息后，财务系统根据获取的信息自动完成会计核算每一环节的分析、判断、处理，自動生成会计核算分录的各项信息。

自动会计核算中最关键的是财务系统能根据商品或服务的名称和用途自行分析、判断，进行正确的会计核算，财务系统管理员要根据本单位的会计政策和会计估计，结合实际业务情况对财务系统进行合理、正确的后台配置。

商品或服务因用途不同，会计分录会有很大差异。用于再次出售而购买的商品、设备、材料等作为库存商品核算，增值税作为进项税额核算;用于生产而购买的材料作为原材料核算，增值税作为进项税额核算;在建工程购买的物资、材料先要作为原材料核算，在建工程领用物资、材料时，要将所领用物资、材料的成本从原材料结转到在建工程，营改增后相应的增值税进项税额不再转出计入在建工程成本。下面将结合商品或服务及其用途，分析一般纳税人常见购买业务事项的会计自动核算分类处理方法，如表1所示。

财务系统根据购买业务事项会计自动核算分类处理规则进行设置，设置调试完善后系统即可进行自动核算，在自动完成会计分录处理的同时，根据获取的电子发票要素信息自动生成销售方名称、开户行名称、开户行账号、金额等信息，并完成支付。至此，整个购买业务事项实现了自动会计核算。

6      自动会计核算的意义

电子发票结合单位OA系统电子签署，以及配套的网上报账系统、财务系统，实现了单位购买业务真正意义上的会计自动核算。由于购买业务的数据元素来源于外部，数据元素千差万别，没有统一的标准和格式，数据自动化处理非常困难，购买业务实现会计自动核算是单位财务实现自动化、信息化的关键。

购买业务实现会计自动核算能显著提高单位财务自动化、信息化水平，提升单位财务的工作效率和准确率，减少人为干扰因素，促进单位业务流程的标准化并根据实践不断优化，根据单位发展实际调整完善相关制度、规则，促使单位建立健全内控制度，以此来不断提升单位管理水平和治理能力。

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