新形势下做好企业档案管理工作的重要性分析

王帅

摘 要：随着我国社会信息化程度的不断提高，信息化的优势已经初步显示出了其重要作用。企业档案管理工作也不例外，在信息化的推动下，从工作模式到方法和手段都发生着巨大的变化。作为企业档案管理人员必须尽快转变思想观念，正确认识和理解档案管理工作的重要性，积极主动的不断开拓和创新，把企业的档案管理水平推向一个新高度。

关键词：新形势 企业 档案管理 重要性

一、新形势下我国企业档案管理工作的特点和不足

企业档案是指企业在各项生产和经营活动中形成的具有保存价值的历史记录。这些记录可以是多种形式的，比如各种文字、图表、声像等。档案管理工作是企业管理工作的一个重要组成部分，是提高企业工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。一个企业业绩与管理水平的重要尺度就是如何科学规范的管理档案衡量。企业档案对研究本企业的经营业绩和科学发展提供了第一手资料，记载着这个企业发展史上的优秀成果。

信息化时代的到来，为人类社会的进步和发展注入了新的动力，也使得各行各业的发展呈现出新特点。企业档案管理工作正在逐步由传统的人工模式转变为大数据条件下的信息化管理。传统模式下的纸质档案已经不能满足信息化条件下知识大爆发，电子档案就成为新的载体形式。通过信息化设备和技术将相关的信息资源整合归类成电子信息进行传递和储存，充分发挥计算机网络技术的优势，实现档案信息资源的快速传递、查阅简单、长久保存，很好地避免纸质化条件下的各种损毁情况的出现。如今，由于信息时代的开放性，在企业档案管理的过程中，会遇到比以往更多的信息资源，这就需要工作人员充分利用信息技术和手段快速进行分辨、收集、加工和整理，并且确保这些信息资源能够为企业发展所利用。同时，由于计算机网络技术的广泛应用，使得在权限所允许的范围内，企业人员可以通过档案信息共享平台进行资料查阅，相互间互不影响，大大提高了档案资源的利用效率。另外，信息化条件下，对档案信息资源安全性提出了更高的要求，档案管理人员要掌握各种信息风险防范手段，确保档案信息的真实性和完整性、全面性。

面对着信息化的不断发展，我国企业档案管理工作还没有完全从旧模式中转变过来，很多方面还无法跟上信息化的步伐。很多企业中从管理者到档案管理人员都对档案管理缺乏足够的认识，认为这项工作不重要，没有制定或缺乏完善对的规章制度来规范和支持档案管理工作，致使档案管理工作流于形式，仍然处于低级水平。而且，由于目前信息化应用的不彻底，档案管理工作的各个环节还无法相互默契配合，信息平台的建设还不够完善，对信息的处理还缺乏足够的信息技术和手段，无法实现企业档案的精细化管理。很多企业虽然有完备的档案管理体系，然而他们并没有对档案信息资源进行深入研究，认为档案只是企业发展的记录，不去开发利用档案资源的深层次价值来为企业发展服务。因此，诸多方面的不足，在很大程度上阻碍着档案管理工作的信息化进程。档案管理人员要积极转变思想，主动学习和应用新技术、新知识，为企业档案管理工作贡献智慧和力量。

二、做好企业档案管理工作对企业发展的作用

随着广大企业现代化管理体系的不断完善，各个部门间的相互配合更加紧密。企业档案管理部门作为企业不可缺少的组成部分，已经逐步受到了关注和重视，科学、规范、系统的档案管理工作能够为企业的现代化进程提供强有力的支持。

（一）科学的档案管理工作能够为企业发展提供持续动力

良好的企业档案记录着企业发展整个过程和生产经营的各项活动。作为企业管理活动最翔实的第一手资料，能够为企业的各项计划安排和决策提供科学依据，也有助于企业的现代化技术和知识的储备，能够有效提高整个企业的工作效率。

（二）系统化的档案管理工作可以加强企业的风险防范能力

随着信息化程度不断加强，档案管理工作正在向系统化、体系化发展。档案管理部门和企业其他部门的联系更加紧密，各种档案信息资源也成为企业资产的重要组成部分。因此，系统的档案管理工作可以及时为其他部门提供全面、客观的资料和凭证，确保各部门的活动在各项法规、制度允许的范围内进行，从而保障企业和员工个人的各项合法权益不受侵害，避免出现一些法律纠纷。

（三）全面、丰富的档案信息能够成为企业培训和宣传的重要资料

做好企业档案管理工作，充分利用信息化条件下的新技术采集各种有助于企业发展的档案信息资源，通过严格、系统的加工和整理，形成生动、活泼的教育和宣传材料。这些有关企业活动中的点点滴滴，是最形象、生动、接地气的教育培训素材，能够为广大员工提供丰富的知识和精神食粮，提高他们的积极性、主动性和凝聚力。同时，通过这些积极的、富有正能量的载体，企业可以有效地向全社会展示自己的良好形象、人文理念、发展成果和文化氛围，从而为企业发展营造良好的内外部环境。

进入新的发展时期，企业档案管理人员要积极地参与到信息化进程中来，不断地学习和掌握新知识、新技术，开拓创新档案管理方法、手段，全方位加强档案管理工作，提高档案管理工作的效率和水平，助力企業可持续发展。

参考文献

[1]徐焱.对做好企业文书档案工作的建议[J].黑龙江档案，2013（1）：46.

[2]张玉芬浅论加强企业档案管理工作的重要性分析[J].华章，2014（27）：316.