二级学院教学档案整理的研究

李晓星 黄大志

摘  要：随着高等教育制度的改革和科学技术的迅猛发展，高校教学档案的整理也应与时俱进，加大教学档案的设备设施投入，培养专业的教学档案管理人员，转变教学档案管理理念，推进教学档案的信息化和数字化发展。对江苏海洋大学来说，教学档案是其从淮海工学院发展为大学的基石，教学档案对教育事业的管理功能不言而喻，故对这些有价值的材料进行整理对教育事业的发展起着至关重要的作用。

关键词：教学档案  二级学院  档案管理人员  信息化  教育事业

中图分类号：G641                            文献标识码：A文章编号：1672-3791（2020）10（c）-0239-03

Abstract： With the reform of higher education system and the rapid development of science and technology， the arrangement of teaching archives in colleges and universities should keep pace with the times， increase the investment in teaching archives equipment and facilities， train professional teaching archives management personnel， change the management concept of teaching archives， and promote the information and digital development of teaching archives. For Jiangsu ocean university， teaching archives are the cornerstone of its development from Huaihai Institute of technology to a university. The management function of teaching archives to education is self-evident. Therefore， sorting out these valuable materials plays a vital role in the development of education.

Key Words： Teaching archives; Secondary college; Archives management personnel; Informatization; Education

教学档案作为高校教育管理体制的一部分，记录着学生开展各项实验和参与的各项教育活动。教学档案是教师教学活动和学生学习生活的真实记录，有的以文字记录，有的以音频、照片或者视频等方式得到保存。教学档案与教育发展存在着密切的联系，我们要时刻重视每一个教学档案整理环节。档案管理者作为高校档案工作的主要力量，要树立明确的档案意识，探索档案资料的丰富内涵，更加有效地研究和利用档案资料，这样才能够更有效地做好服务工作，促进学校的教育发展趋势。

1  高校教学档案管理的现状

1.1 档案管理意识薄弱

随着江苏海洋大学的成长壮大，各个部门的分工越来越细化。但大多数人误以为，高校工作者是教师或者是行政管理人员，忽略了作为教辅人员的教学秘书，他们多数兼职二级学院的档案管理工作，承担着最繁忙且最重要的工作。目前，大多数的高校都没有把档案管理工作看作高校教学管理系统中的重要部分，常常忽视教学档案整理工作。特别是部分高校把工作重心放在科研和教学方面对档案管理不重视，边缘化档案管理人员，促使目前档案管理的整理后劲不足，制度不健全。作为教学秘书，平时工作琐碎而繁忙。教学档案整理对他们大多说来说也是资料的收集和堆叠，对档案的整理认识不足，服务理念不重。

1.2 档案管理人员素质参差不齐

档案信息化给传统的教学档案整理带来了巨大的冲击，而且江苏海洋大学的教学档案整理大多数都由二级学院的教学秘书代为整理，由于受到传统档案管理理念的制约、信息化普及不到位及工作繁琐的影响，档案管理人员的管理意识薄弱，专业能力不高，在某些程度上需要很強的指挥才能完成复杂的整理工作。档案整理工作的完成需要高素质的工作队伍，需要他们在岗学习和进行外出深造学习，提高自己的业务能力。

1.3 信息化、数字化建设水平低

由于对档案管理工作不重视，高校档案的各种投入经费远低于实际的需要，高校教学档案管理大多数还停留在需要大规模传统的人力投入上，需要手工操作，仅有的电子化管理也只是单一的档案搜索和查询。高校档案管理一定要整理实体档案和数字化档案，其中一定要明确数字化档案的范围、数字化档案的分类、电子文件的整理。

2  教学档案的重要作用

2.1 为教学工作提供原始的数据

高校教学档案指在高校教学运行中产生大量的有价值的材料，包括教学计划、考试试卷及成绩、教学大纲、培养方案、教学安排、教学实践环节、学生学籍档案、学生竞赛、学生和教师获奖等教学活动资料。教学档案是对教学活动客观的、真实的数据记录，记载了教学工作的内容、方法和效果，可以为教学管理提供充分的参考和支持。教学档案的整理，不仅有利于课程的开发，更能支撑教育事业的发展。教学档案的整理既能促进各个高校教学发展，又能提高国家的教学质量。

2.2 查询和服务功能

档案事业持续发展的重要基础就是其服务职能，教学档案整理需分门别类，剔除无关和重复文件等。树立教学档案服务理念是档案事业得到发展的基石，档案工作者要不断提升服务意识，预测不同档案使用者的需求，及时归整和处理档案信息，提高档案的利用率，让档案得到最佳的利用。教学档案是教学活动的一手资料，能为教学评估工作提供科学根据。就江苏海洋大学机械与海洋工程专业而言，教学资料可以为专业认证提供材料支撑，撰写自评报告时可以提供完整的教学活动和管理资料，专家组到校考察时可以查阅最真实的教学档案。领导层可汇总教学档案，找到最佳的教学规律，各个学科和任课教师可以以教学档案为依据，改善自己的教学方法，提高教学效果。

3  完善高校教学档案整理制度

3.1 转变高校档案管理理念，优化档案管理环境

档案管理体制直接影响着人的工作行为，秉承正确的管理理念才能过发挥档案管理人员的主观能动性。高校领导应完善内部教学档案治理结构，给予档案管理工作足够的支持和重视，必要的资金支持，保证档案管理人员得到足够的职业自尊心，才能激发他们工作的积极性、主动性，档案创新工作才能顺利开展。教学档案的整理不仅是资料的收集与保存，它需要教学单位精心组织专人，投入现代化设备和设施。

3.2 提高档案管理人员的工作能力和水平，加大人才培养投入

随着信息时代的迅速发展，档案的载体形式越来越趋于数字化和信息化，档案管理也日益复杂化和多元化，档案人员的综合素质问题日益凸显。作为新时期的档案管理人员，应当增强工作的责任感和使命感，提高自己的业务水平和能力。同时，档案工作者可以通过不断学习，借鉴先进的档案管理经验，提高自身的业务能力和技术水平。为提高档案管理人员的综合素质，应积极鼓励申请科研课题，撰写论文，定期组织和开展学校交流，并积极开展实践，增强创新能力，提升研究能力和专业能力。

3.3 增加档案保护和开发的投入，推动档案事业的创新发展

以机械与海洋工程学院为例，作为建校以来就存在的学院，随着档案资料数量、类别的积累，单纯的教学档案室就有6个，这就对档案管理和档案服务设施提出了更高的要求。因此，必须增加对新设备和档案保管环境的投入，改善档案办公服务条件，提高档案管理人员和立档工作的办公效率，充分发挥档案的作用和价值。为了加快档案工作的信息化步伐，机械与海洋工程学院购置了新的现代化设备，制定了电子数据系统，制定了较为完善的档案数字化系统，促进了档案管理工作的信息化发展。

3.4 加强教学档案信息化建设，共享档案资源

当今，每一个行业和职业的发展深受网络信息技术发展的影响，教学档案管理也不例外。教学档案管理信息化已成为教学档案管理的新趋势。信息化的教学档案管理是一项庞大的系统，需要学校集思广益制订切实可行的整体方案，各个部门切实执行。一是完善教学档案设施的硬件投入，为教学档案管理的信息化和数字化建设提供物质保障。二是利用校园网络，把教学档案和办公系统融合，从而实现教学档案的共享。

自从《高等学校档案实施分类法》的实施，高等教育越来越重视档案资料的整理。高校教学档案的整理作为高校教学工作运行的基础，也需要更加现代化的管理方法作支撑。高校教学档案涉及高校工作的全方面，从教师到学生、从教学到科研、从学校的整体规划到全体教职工和学生的切身利益。新形势下，教学档案的管理应采用科学化、系统化、信息化模式，加大经费投入，完善基础设施建设。比如标准的安保和库房系统，高质量的网络支持，提供计算机、扫描机、打印复印机等基础设施，还要给予经费预算，甚至有专项拨款。如何使高校教学档案的功能得到最大发挥，使教学档案整理工作更加现代化，充分发挥档案的职能，已经列入越来越多高校的工作日程。

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