医院人事档案管理中存在的问题及对策探讨

刘佳

摘要：医院的内部管理工作非常复杂，包含多个内容，其中很重要的一点就是医院人事档案的管理，这是医院自身人力资源管理的一个关键部分，对于医院整体的人力应用以及医院内部的工作效率和质量都具有深远影响。科学有效的医院人事档案管理能够帮助医院合理安排人力资源，为医院的正常运转提供强大的人力支持，可以推动医院的有效发展，提高医院整体诊疗服务水平，强化医院的社会形象。本文就当前医院人事档案管理过程中存在的问题进行分析，并结合实际提出进一步完善人事档案管理的对策和措施。

关键词：人事档案;档案管理;问题及对策

医院在社会生活中占据非常重要的地位。医院内部拥有大量专业人才，这些人才负责落实各项诊疗、检查、护理、给药、管理等职责，是确保医院正常发挥其职能的关键。为了进一步提高医院自身的工作效率与质量，提高人民群众的满意度，有必要做好医院内部自身的人力资源管理。这是科学合理安排人力资源、确保医院有效发挥其正常职能的关键，同时合理的人力资源管理也可以激发工作人员的工作积极性和主动性，激发医院内部工作人员的服务意识，为人民群众带来更加优质的服务。

在医院内部人力资源管理过程中，很重要的一个环节就是医院的人事档案管理，这些人事档案是每个工作人员自身履历、资料的载体，是医院设计落实人事安排、合理分配人力资源、维护医院正常秩序的前提和基础，在医院人力资源管理过程中具有基础性作用和价值。

基于此，必须始终高度重视医院的人事档案管理，将其作为医院内部人力资源管理的重点开展工作。要深刻认识到，医院自身人事档案管理对于提高医院整体运行效率、强化医院服务质量、提高诊疗水平、提高患者满意度的重要性，结合医院自身实际合理开展人事档案管理工作。本文分析了当前医院在人事档案管理方面的问题与不足，并结合实际提出针对性的改进措施和方法。

1.医院人事档案管理工作中存在的主要不足与问题剖析

1.1 医院人事档案管理基础条件不足

医院的人事档案管理与其他单位的人事档案管理工作存在一定差异，这是由医院自身特殊的性质决定的。医院作为为人民群众提供专业化高质量医疗服务的机构，要求相应的工作人员必须是专业性职业性人才。不仅如此，医院的诊疗服务工作关系到人民群众的生命安全，具有一定的敏感性和隐私性。基于此，针对医院人事档案的管理，必须按照相应的原则和要求进行，也就是说，要确保人事档案管理的整体性科学性和隐私性，为医院合理分配人力资源确保医院正常运转提供支撑。

当前，很多医院没有深刻认识到其重要性，没有结合实际投入相应的资金设备和人力，而是将其与人力资源管理工作混为一谈。这种情况下，往往没有相应的基础条件，比如资金匮乏、场地不足、人才缺乏等，这些因素导致医院内部的人事档案管理难以达到预期的专业性科学性和有效性，对医院的整体诊疗服务水平产生了负面影响，不利于医院自身的健康发展。由于管理不规范设备不到位，导致医院人事档案存在被窃取、丢失、损坏的风险，不利于维护人事档案的完整性私密性和有效性。

1.2 管理人员专业性较低

医院内部的人事档案管理，尤其是大型医院的人事档案管理，涉及到的资料非常多，管理具有很强的复杂性系统性特征。不仅如此，近年来，信息化技术在医院人事档案管理工作中得到有效应用，这对于提高管理效率、完善管理效果、推动人事档案管理工作的整体发展具有重要价值和意义。在这种环境下，工作人员还要具有相应的信息技术知识和应用能力，这对管理人员的专业书素养提出了更高要求。

当前，很多医院的人事档案管理工作依然由人力资源管理部门兼职负责，没有安排相应的专业性人才专门负责。这种情况下，由于管理人员自身的专业素养的低下、专业知识的不足以及管理经验的欠缺，导致医院人事档案的管理工作难以达到预期的科学性有效性整体性效果，影响到人事档案管理的良性发展。很多医院没有深刻认识到人事档案的专业性特征，因此没有选用相应的专业人才负责落实管理工作，导致医院人事档案管理缺乏必要的专业知识支持，影响到其专业性和有效性。在实践过程中，存在这种情况，部分医护人员因为年龄原因不适合继续担任本职工作，医院管理层将其安排到人事档案管理部门，由其负责落实具体人事档案的管理，这种情况下，很难确保医院人事档案管理的整体效果，影响到人事档案的质量。

1.3 医院人事档案管理信息化水平不高

近年来，互联网技术和信息化工作手段在各行各业得到广泛应用。在医院人事档案管理过程中，很多医院主动引入信息化管理手段，将人事档案进行电子化数字化，在此基础上借助信息技术进行现代化管理，极大地提高了工作效率，有效节约了成本，为医院合理分配人力资源推动医院的健康发展提供了有力支撑。分析可知，通过信息化技术，可以将人事档案纳入相应的数据库，实现人事档案的存储。不仅如此，还可以根据需要进行查询、调阅、使用和维护，从而大幅提高了人事档案管理的系统性规范性和便捷性。

虽然不少医院已经注重将信息化手段应用到人事档案管理过程中来，但是由于资金设备人力投入不足等原因，导致医院人事档案管理的信息化水平还没有达到预期。分析发现，还有部分医院依然采用传统的人工工作方法，也就是说，由工作人员负责落实人事档案的管理维护查询调阅等工作，其工作模式落后，工作效率低下，而且工作成本较高，影响到医院整体经营效益。这种现象说明当前很多医院还没有做好人事档案管理的信息化，不利于医院的整体发展。

2.提升医院人事档案管理工作质量与效能的策略探讨

2.1 提高思想认识

考虑到当前很多醫院没有深刻认识到医院人事档案管理对于人力资源管理工作的重要性，对于优化配置医院内部人力资源、强化医院服务质量、推动医院全面发展的重要性，有必要强化医院领导层对人事档案的认识，提高相关人员的思想认识，为顺利开展科学化专业化的人事档案管理工作打下基础。各大医院的管理人员要切实转变工作思想，将人事档案管理提高到战略管理高度，结合本院实际做好资金投入、设备投入和人力投入，为科学有效开展人口资源管理打下基础，为提高医院内部人事档案管理的整体效率与质量提供支撑。

在管理过程中，尤其是需要注重结合管理实际做好资金人力投入，为人事档案管理工作的顺利开展提供支撑。不仅如此，还要根据需要为人事档案管理工作分派相应的专业工作人员，要确保工作人员自身的专业素养和工作经验，确保管理工作达到良好的专业性和科学性，推动医院内部人事档案管理工作的整体发展和进步。

2.2 强化制度建设

为了有效提高医院内部人事档案管理的科学性有效性整体性，就需要结合医院自身工作实际和档案管理工作需要，进一步完善相应的人事档案管理制度，并确保工作人员将其贯彻落实，从而达到良好的管理效果，推动医院内部人事档案管理工作的进步，推动医院自身的全面发展。当前，医院在完善人事档案管理制度的过程中，要从人力资源管理的全局出发，结合医院自身的管理要求，建立符合医院管理实际的人事档案管理制度，要注重借鉴参考其他医院和国外医院的先进做法和经验，有效提高管理制度的科学性针对性实用性和规范性，同时还要注重强化各项规章制度的可操作性，确保相应的管理措施得到有效落实。

在实践过程中，要根据人事档案管理内容和具体要求设计对应的管理制度，比如针对人事档案的收集整理建立相应的人事档案材料收集管理制度，确保资料收集的整体性有效性;针对人事档案遗失以后的补充等工作，建设对应的补充更新制度，确保人事档案的完整性有效性，为后续各项工作的顺利开展打下基础;针对人事档案的查询和调阅建立对应的人事档案查询使用制度，确保人事档案满足相应的使用需要，同時做好人事档案的保护工作，确保其完整性和有效性;针对人事档案的转移和移交工作，建立对应的人事档案移交制度，确保人事档案充分发挥其积极作用，推动医院内部各项事业的健康发展。

2.3 促进信息化建设

近年来，信息技术在很多行业得到有效应用，并深刻改变了行业发展趋势和方向。在医院内部人事档案管理过程中，很多医院也积极引入信息化工作方法和手段，有效提高了医院人事档案管理工作的效率与质量。通过数字化电子化工作模式，可以将人事档案转化为相应的电子档案，这些档案存储在相应的数据库中，可以根据需要进行查询调阅和维护，能够提高工作效率，同时降低维护存储成本，还可以提高档案管理的安全性，不必担心人事档案的损坏或者丢失。必须高度重视档案的信息化工作。

医院在应用信息技术落实人事档案管理工作的过程中，要注重结合医院自身的特点和人事档案的管理要求，注重做好档案的数字化的电子化工作，还要建设相应的医院人事档案数据库，做好资源的存储和维护。不仅如此，还要根据需要建立对应的查询平台，根据相应的关键词查询具体的档案，提高档案使用的效率与质量，强化档案使用的针对性和实效性，进一步提高人事档案管理工作的实践效率。此外，还要注重做好数字化档案的维护和管理工作，设计相应的安全保护程序，确保医院内部人事档案的整体安全性和完整性，达到良好的人事档案管理效果。

2.4 切实不断提升人事档案管理人员综合能力素质

医院人事档案管理工作需要由专业人员落实，为了进一步提高人事档案管理效率与质量，就需要注重强化医院内部人事档案管理人才建设。具体来讲，要注重强化管理人员自身的专业素养，注重在实践过程中训练提高管理人员的工作能力;不仅如此，还要注重引导管理人员积极学习最先进的管理方式和内容，尤其是要积极学习掌握信息化的管理模式和内容，为进一步推动医院内部人事档案管理的发展提供支撑，促进医院自身的全面发展。

医院人事档案管理工作质量的决定因素之一就是管理人员，只有不断提升人事档案管理人员管理技能，才能促使档案管理的水平得以不断提升。首先，必须高度重视医院人事档案管理人员的遴选，将那些拥有较厚资料档案管理理论功底、具有非常强的责任心与事业心、具有良好的信息化素养与政治素质过硬的人员配置到医院档案管理工作岗位。其次，加强医院人事档案管理业务技能升级，通过鼓励自学等方式促使人事档案管理人自觉加强业务技能提升。再次通过引入考核竞争机制。

3.结语

医院内部拥有大量专业人才，这些人才负责落实各项诊疗、检查、护理、给药、管理等职责，是确保医院正常发挥其职能的关键。为了进一步提高医院自身的工作效率与质量，提高人民群众的满意度，有必要做好医院内部自身的人力资源管理。这是科学合理安排人力资源、确保医院有效发挥其正常职能的关键，同时合理的人力资源管理也可以激发工作人员的工作积极性和主动性，激发医院内部工作人员的服务意识，为人民群众带来更加优质的服务。

在医院内部人力资源管理过程中，很重要的一个环节就是医院的人事档案管理，这些人事档案是每个工作人员自身履历、资料的载体，是医院设计落实人事安排、合理分配人力资源、维护医院正常秩序的前提和基础，在医院人力资源管理过程中具有基础性作用和价值。医院人事档案管理工作影响和制约着医院的综合实力与核心竞争力。必须切实高度重视人事档案管理工作的重要价值与意义，紧跟时代发展步伐，做好医院人事档案管理。

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