新形势下医院档案的分类和管理分析

张波

摘要：医院的档案管理是内部管理工作的重要组成部分，对于医院自身的整体发展质量具有深远影响。医院的档案具有其特殊性，具体来讲，医院档案数量巨大、种类繁多，因此其管理难度也比其他单位的档案更难。在新形势下，要想做好医院档案管理工作，有必要结合医院实际开展档案的分类和管理，通过科学分类，可以提高档案管理的科学性有效性针对性，进而从整体上提高医院档案管理的实践效率与质量，为促进医院自身的健康发展提供支撑和动力。

关键词：医院档案;管理意义;分类管理

医院是为人民群众提供医疗服务的公共事业单位，是维护人民群众生命健康的主要机构，在社会生活中占据非常重要的地位。医院内部拥有大量专业人才，这些人才负责落实各项诊疗、检查、护理、给药、管理等职责，是确保医院正常发挥其职能的关键。为了进一步提高医院自身的工作效率与质量，提高人民群众的满意度，有必要做好医院内部档案管理。这是科学合理安排人力资源、确保医院有效发挥其正常职能的关键，同时合理的人力资源管理也可以激发工作人员的工作积极性和主动性，激发医院内部工作人员的服务意识，为人民群众带来更加优质的服务。

在医院内部人力资源管理过程中，很重要的一个环节就是医院的档案管理，这些档案是每个工作人员自身履历、资料的载体，是医院设计落实人事安排、合理分配人力资源、维护医院正常秩序的前提和基础，在医院人力资源管理过程中具有基础性作用和价值。

基于此，必须始终高度重视医院的档案管理，将其作为医院内部人力资源管理的重点开展工作。要深刻认识到，医院自身档案管理对于提高医院整体运行效率、强化医院服务质量、提高诊疗水平、提高患者满意度的重要性，结合医院自身实际合理开展档案管理工作。本文分析了当前医院在档案管理方面的问题与不足，并结合实际提出针对性的改进措施和方法。

一、医院档案管理的意义

医院作为一个非常重要的公共服务机构，其自身的运行状态和管理效果会直接影响到医院内部诊疗服务效果，进而对患者就诊效果和满意度产生影响。为了有效履行医院职责，为人民群众提供科学专业优质的医疗服务，一方面满足人民群众对医疗工作的要求，另一方面促进医院自身的健康发展，医院需要做好各方面的管理工作。医院内部的管理工作涉及到方方面面，具体包括诊疗服务、医药服务、住院服务、档案管理等。在这个过程中，档案管理工作虽然受到的关注较少，但是其重要性并不低于其他管理内容。

医院作为一个为人民群众提供医疗服务的公益性机构，其内部结构复杂、业务繁多、人员繁杂，这就产生了大量复杂的档案资料，具体包括医院内部员工人事档案、医院建设管理档案、患者就诊档案、医院文书档案、医院基建档案、医院财务档案、医院人事档案、医院设备档案等。这些档案是推动各项工作顺利开展的重要基础，比如患者个人的病历档案，是医生诊断其病情制定治疗方案开具相关处方的重要依据，是确保医院诊疗水平和效果的关键和基础，是保证患者得到科学有效救治的基础，因此其重要性不言而喻。

做好医院内部各项档案的管理，可以有效推动医院内部相关工作的顺利开展。不仅如此，医院自身的档案管理工作涉及到方方面面，包括医院自身的财务、人事、基建、诊疗业务、文书、设备等，因此可以说，做好医院各方面的档案管理工作，是确保医院正常运行的关键，是保证医院为患者提供优质高效诊疗服务的關键，是确保医院自身健康发展的关键。基于此，必须始终高度重视医院的档案管理。

二、医院档案管理的现状

近年来，我国医院的改革得到深入推进，医院的档案管理得到有效改进和完善。需要注意的是，很长一个时期以来，我国医院将管理重心放在诊疗服务、财务管理、设备管理、人事管理等方面，对医院自身的档案管理重视不足，相关的制度人才建设不到位，导致医院的档案管理存在诸多问题。

（一）档案管理人才匮乏

我国医院负责内部档案管理工作的人才往往比较匮乏，尤其是专业性人才严重匮乏。根据调查可知，目前很多医院的档案管理往往由负责财务管理或者设备管理的相关人员兼职，这种情况下，导致医院档案管理的科学性专业性有效性大幅下降，影响到档案管理的质量与效率，影响到医院档案管理的持续性发展效果。此外，医院没有注重培养和引入具有专业知识的档案管理人才，导致医院的档案管理难以得到顺利开展，无法达到良好管理效果，不利于医院自身的健康发展。

（二）档案管理缺乏有效管理

我国医院的档案管理体系没有有效建立起来，导致针对档案管理的落实未能到位，很多工作流于表面或者未能得到落实。分析发现，现有的档案管理工作比较简单和模式化，就是将各种档案资料集中起来放置到对应的存储房，没有对其进行进一步细致完善的管理。这种管理不仅无法为后续工作的开展提供支撑，也很容易影响到档案自身的完整性和有效性。

（三）医院档案管理缺乏统一标准

很长一段时间以来，我国针对医院档案管理没有制定统一的标准和要求，这种情况下，各个医院在实施档案管理的过程中，往往缺乏可以依循的标准和依据，导致医院的档案管理没有达到良好的标准性效果，影响到档案管理的整体效果。医院档案管理的标准化程度较低，主要体现在电子化数字化信息化建设方面，很多医院都是根据自身需要选购相关的电脑设备，没有形成规范的档案建设电子化系统标准，不利于后续医院档案的联网和统一管理。

（四）经费投入不足

一般来讲，医院的档案管理所需经费由医院自己承担，并没有其他的专门的财政支持或者资金来源，这种情况下，医院自身的财政支出成为档案管理唯一的经费来源。由于医院对档案管理的重视程度不足，加上医院自身经费紧张，导致档案管理的经费始终非常紧张，进而影响到各种工作的顺利开展。

三、医院实施档案分类管理的主要类别及其措施

为了在新形势下有效提高医院档案管理的科学性有效性和针对性，就必须深刻认识到医院档案管理的特殊性及其自身特点。具体来讲，医院档案结构复杂、业务繁多、人员繁杂，产生了大量复杂的档案资料，具体包括医院内部员工人事档案、医院建设管理档案、患者就诊档案、医院文书档案、医院基建档案、医院财务档案、医院人事档案、医院设备档案等。这些档案是推动各项工作顺利开展的重要基础，比如患者个人的病历档案，是医生诊断其病情制定治疗方案开具相关处方的重要依据，是确保医院诊疗水平和效果的关键和基础，是保证患者得到科学有效救治的基础，因此其重要性不言而喻。

针对医院档案种类多数量大的特点，为了提高档案管理实践效果与质量，可以针对档案进行分类管理，取得最佳的管理效果。通过分类，可以结合具体档案的自身特点开展相应管理，有助于提高档案管理的科学性针对性和有效性，优化档案的后续使用和管理。比如针对患者档案的管理，将其与其他档案分别开来进行针对性管理，为医生及时有效使用具体的患者档案提供便利，为医生制定相应的治疗方案提供支撑，有助于提高临床诊疗的科学性有效性，有效治疗患者，提高患者满意度，促进护患和谐，同时有效推动医院自身的健康发展。

（一）文书档案

文书档案主要是记载医院日常行政管理的具体内容以及相应的政策。医院的文书档案种类较多，涉及到各个科室以及医院的各个方面，主要来自相关部门以及上级医院的指示文件，这是医院科学合理开展各项工作的重要指导和遵循，必须做好档案保护工作，方便及时查阅。将文书档案分类以后，要按照其性质进行进一步细化，为及时查阅打下基础。

（二）基建档案

基建档案是记录医院自身扩建或者其他建设内容的档案，基建档案的管理直接关系到医院自身基建的顺利开展，关系到医院各项基础设施的建设和使用效果，关系到后续诊疗体系的顺利运行。基于此，必须做好医院基建档案管理。将基建档案分离出来以后，要对其进行针对性管理。要建立相应的基建档案管理办公室和存储系统，为确保基建档案的整体性有效性打下基础。

（三）影像、音像及照片档案

影像音像以及照片档案主要是记录医院相关活动的主要资料，要确保其真实性完整性，基于此，针对分类得到的影像照片资料，有必要对其进行备份管理，还要注重做好这些资料的存储工作。要注意为这些档提供一个良好的环境，避免档案资料受到损坏，尤其是要做好相关照片资料的保护工作。

（四）人事档案

人事档案是每个工作人员自身履历、资料的载体，是医院设计落实人事安排、合理分配人力资源、维护医院正常秩序的前提和基础，在医院人力资源管理过程中具有基础性作用和价值。基于此，必须始终高度重视医院的人事档案管理，将其作为医院内部人力资源管理的重点开展工作。要深刻认识到，医院自身人事档案管理对于提高医院整体运行效率、强化医院服务质量、提高诊疗水平、提高患者满意度的重要性，结合医院自身实际合理开展人事档案管理工作。

（五）财务档案

医院在诊疗等各个环节会涉及到大量财务工作内容，因此会产生大量财务档案。近年来，随着医院规模的扩大，患者数量也在不断增加，加上医院自身各种设备和设施的采购以及医院员工的工资发放等，这些工作产生了大量财务档案。针对财务档案的管理，要将其分类，做好各种财务票据的管理，为后面进行财务查询工作打下基础。财务档案工作要为准确查询医院内部资金流流向提供支撑，规避滥用资金的行为。

（六）设备档案

医院需要使用大量设备，主要是各种检查治疗设备如核磁共振等，这些设备是顺利开展各种诊断治疗工作的前提和基础，对于医院整体诊疗效果具有决定性影响。为了做好设备档案的管理工作，要注重根据设备具体情况做好档案记录和整理，为后续查阅档案打下基础，提高设备的使用效果。

（七）病历档案

醫院最大的作用就是为患者提供各种诊断治疗服务，这也是医院自身公共性服务的最大内容。在患者诊断治疗的过程中会产生大量病历档案，这些档案记录了患者个人信息以及疾病诊断治疗信息，是医生制定治疗方案的关键信息。在管理过程中，要做好病历档案的针对性管理，避免档案的流失或者损坏，避免患者个人信息泄露，还要为医生做好诊断治疗提供支持，充分发挥病历档案的积极作用。

四、医院档案分类管理的重要性

医院档案管理的弊端上文已经赘述，这更加突显出医院档案分类管理的重要性，因为其分类管理是细化和完善整个医院档案管理工作的重点工作之一，具体到其细分类别的重要性主要有：

第一，医院档案分类管理能够通过不同类的信息进行精准筛选，确保所有信息都得到有效且充分地利用。第二，社会的高速进步和时代的快速变化，导致社会公众对档案管理的意识越发深化，从一个过去对档案完全不重视变革到越来越意识到档案的重要性，而且会竭尽全力来利用档案达成自己的需求，而档案分类正是帮助领导层、在职员工以及外界医疗专家更高效快速地寻找出自己需求的信息资源。第三，医院档案分类管理其实也是在档案管理或者医院档案管理专业的基础上，进一步所细化的分支领域，那么这就对学科建设和学院选择又有了更好地指向性，有利于培养适合现当下形势的专业性人才，尤其是更适合现当下医疗背景中，不同档案管理部门所希求的不同人才。

五、总结

医院档案的管理工作比较复杂，这是因为医院内部的档案种类较多，具体包括医院内部员工人事档案、医院建设管理档案、患者就诊档案、医院文书档案、医院基建档案、医院财务档案、医院人事档案、医院设备档案等。这些档案是推动各项工作顺利开展的重要基础，比如患者个人的病历档案，是医生诊断其病情制定治疗方案开具相关处方的重要依据，是确保医院诊疗水平和效果的关键和基础，是保证患者得到科学有效救治的基础，因此其重要性不言而喻。

为了做好医院档案的管理工作，有必要对档案进行科学分类，在此基础上根据具体档案的特点和要求进行管理，从而有效提高医院档案管理的科学性针对性和有效性，提高档案管理的实践效率与质量，为后续各项工作的顺利开展打下基础。

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