浅谈档案管理的现代化方法及技巧

崔英姬

（延边朝鲜族自治州红十字中心血站，吉林 延边）

0 引言

要了解档案管理现代化，就必须正确认识和理解档案管理现代化的概念、目的、意义和内容。

1 档案管理现代化概念

以现代化管理科学为指导，应用现代化的管理方法和手段，充分采用先进技术和设备，充分发挥档案管理人员的主动性、积极性、创造性，对档案管理的传统方法和做法进行改革，使档案管理逐步实现系统化、定量化、信息化和智力化[1]。

2 档案管理现代化的目的

档案管理现代化所要达到的目标，一是保管好各类档案实体，最大限度地延长档案的寿命，确保档案的安全；二是极大地提高档案的查找速度，有效提高查全率，节约利用者查阅档案的时间；三是要大力加强档案信息资源的开发，使之更好地为改革开放和经济建设服务。逐步实现档案全文存储检索、多媒体档案信息处理及网络档案信息传输、开展馆际间档案资料目录网上交换、检索查询和逐步实现档案资料信息资源共享。

3 档案管理现代化的意义和作用

3.1 档案管理现代化适应时代的发展要求

作为社会信息产业的重要组成部分，档案部门必须采取现代化管理技术和手段，在档案数字化、网络化、智能化方面下功夫，满足社会各界对档案工作的需求，使档案信息转化为推动社会前进的动力，服务于当今的信息时代。否则，档案工作就不能适应时代大发展要求，也就不能在信息时代中发挥应有的作用。

3.2 档案管理现代化有利于档案事业的持续发展

档案事业的可持续发展是人类发展的组成部分，它取决于人类可持续发展的总体水平，又以有价值的档案信息服务于人类整个可持续发展本身。如果不运用先进的科学设备和技术手段采取有效措施，借鉴国外同行或者国内其他部门的模式和经验进行现代化管理，实现跨越式发展，就可能造成档案事业全面滞后于社会的发展。

3.3 档案管理现代化有利于档案事业与国民经济、社会协调发展

档案事业是国民经济、社会发展必不可少的环节，其发展要受到整个社会和各个环节的制约，并对整个社会和各个环节产生一定的影响。改革开放以来，我国的现代化建设、国民经济和社会各部门的建设等都得到了很快的发展和进步，作为与现代化建设和社会各项事业协同发展的档案事业，要进一步加强档案管理现代化建设，使档案工作更好地适应社会的发展。

4 档案管理现代化的主要内容

4.1 档案工作技术现代化

它是指档案的记录、存储、整理、加工、查找、交流、传递等用先进的科学技术装备起来，实现工作手段的现代化。它涉及广泛，运用电讯设备、电子计算机技术、印刷技术、复制技术、缩微技术声像技术。比如：广泛使用计算机进行档案的检索、编目、库房管理、阅览管理、各种统计工作，并把电子计算机与现代化的缩微技术、通讯技术有机结合起来，将会有效地实现档案管理自动化。

4.2 档案资源信息化

在信息时代，信息化已成为各行各业现代化的主导，以信息化推动现代化是今后国民经济与社会发展的方向。档案资源信息化作为信息技术在档案管理领域的创新实践，是将档案资源和档案各项管理过程，通过信息、系统加工、计算机网络和传输，实现档案资源的合理配置与有序、有效利用，实现档案信息资源的社会共享。信息化将成为各项档案工作的重要管理平台和技术支撑，是新时期档案管理现代化的核心内容，其主要包括：一是档案信息资源建设，即通过数字化、网络化技术手段，建立起各类规范化、标准化、可共享的目录数据库和内容数据库；二是档案基础平台建设，包括档案网络建设和管理系统开发应用，建立档案作息资源共享的技术支撑平台，实现档案信息传输的网络化和档案信息资源的共享化。档案管理现代化的出路在于信息化，可以预见，在未来20 年，档案资源信息建设作为档案管理现代化的核心内容，将不断推动档案管理现代化的发展。

4.3 档案管理标准化

档案管理标准化也是档案管理现代化的一项重要基础，档案管理现代化是建立在先进的技术、严密的分工和广泛协作的基础上的，档案标准化通过制定和贯彻各种标准、规范，使技术应用和分工协作有了统一的科学准则和依据，保证了档案各项工作能够有机地联系起来，并且在档案的管理中取得最佳的效益。在信息时代，信息的共享与网络和沟通更依赖于统一的标准与规范，如各种档案数据的交换、档案信息的传递、档案资源的共享、网络平台的链接等等，都需要通过建立一系列标准、规范来实现，必须通过制定和建立各类档案管理标准，形成档案管理标准体系，来确保档案管理现代化各项工作的有效实现。

4.4 档案干部知识化

由于设备的现代化和管理的科学化，需要建设一支具有现代化科技知识和业务知识的档案专业干部队伍。他们不仅要具有较高的政治素养和积极进取的精神，还应懂得电子计算机的基本理论和基本技能，能够进行技术操作和管理，在档案专业有较深的造诣和较高的文化和历史知识，这样才能适应档案工作现代化的需要。