计算机Word办公软件的使用及操作流程研究

杨 洁

(运城市信息工程学校，山西 运城 044000)

0 引言

互联网时代下，电子办公软件广泛应用和普及，用户可以运用办公软件进行办公操作，在Word办公软件中，支持多项工作指令的接收，大部分用户深刻认识到Word办公软件在实际办公中的重要性。因此，为更好地帮助Word办公软件用户开展工作，相关研究人员认为有必要就Word的具体操作程序进行阐述，以进一步提升工作效率。

1 计算机Word办公软件的使用

Word办公软件在日常办公中使用较为频繁，有效提升了办公质量，提高工作效率，减少资源浪费，节省时间，更好地整合互联网资源，在实际进行Word办公软件操作过程中，Word办公软件具有以下的功能优势。

1.1 查找和替换功能

在日常办公中，用户可运用“回车”等运行符号发出指令，完成“粘贴”和“复制”任务，“回车键”在键盘中是用一个箭头方向朝下的标识表示的。在用户进入Word文档中进行文字编辑时，所要用到的Word快捷键较多，若仅是依靠人工操作，大量的文字删减将增加工作量，影响工作效率和质量，对相关的用户也产生一定的负面影响。在Word办公软件功能键的支持下，用户便可以一键删除或者有选择性地删除文字，并运用“查找”与“替换”功能解决当前办公中遇到的问题，同时，用户可随时运用Word软件中的菜单栏，可选择单击“编辑”“替换”，并输入要编辑的内容，再单击“替换”，则相对应的内容便会立即替换，省去逐个修改的时间，办公效率较高。

1.2 空格键的运用

以Word文档文字编辑为例，在实际运用中，“空格”键的运用频率较高，无论是用户在编辑文档还是“粘贴复制”文档，均会运用到“空格”键，帮助用户更好地完成编辑需求，同时不会改变文档的结构。然而在实际格式操作中，例如在编辑带有格式的文档内容时，将出现大量的“空格”，那么此时，可单击“编辑”，选定“替换”命令，并按照“查找内容”，精准地将“空格”进行删除，主要是利用“复制”的方式“粘贴”在任务栏中，同时单击“全部替换”内容，便会发现全部的空格均被删除。若用户想要添加空格键，那么可重复上述的操作指令[1]。同时，可以运用更加快捷的删除空格的方式，选择“查找和替换”功能后，在查找栏中输入^P^P，其中“^”符号，可通过shift+6得到，并在替换框中输入^P，便可以将全部的空格删除。

1.3 段落重排

相关办公人员在实际运用Word软件过程中，涉及段落重排问题，在具体操作过程中，可能涉及两个或者几个段落合并为一个段落的操作，具体操作中的内容可在段落的开头添加“&”符号，接着单击“查找与替换”功能，在弹出的状态栏中，编辑“P”，并单击“高级”，在“不间断空格”中输入“S”，完成所有步骤后，选择“全部替换”进而可完成相关的操作。

1.4 Word程序基本功能说明

用户进入Word程序后，显示出整体的应用界面，可根据用户需要选择需要的功能键，例如快捷键的使用，提高了办公的有效性，同时，用户在快捷栏中，选择保存(“Ctrl+s”)、撤销、恢复等功能操作，可按照用户个人的操作意愿，在导航界面中右键单击添加，更好地满足用户个人操作需求。常用的操作大多是在程序运行界面中，操作保存、另存为、新建、插入等步骤。一般在二级导航栏中，Word程序是常用的界面，支持个人根据自身的喜好进行文字编辑和字号以及颜色的调整，可在文档编辑结束后进行格式调整、页面布局和排序等，尤其在编辑稿件构成中，支持图片、各种符号、公式的插入，也可在Excel办公软件的支持下，绘出柱状图和折线图等，进而实现数据整理和统计[2]。同时，在Word文档中，可点击文档校对进行错别字校验，减少人工查阅时间，提高工作效率，保证编辑内容的完整性、准确度，用户也可根据个人习惯进行功能键的运用。针对鼠标右键和底栏功能情况来说，在Word文档编辑中，鼠标右键是常见的应用，可用于文档段落、字体等要素的调整，也可通过单击进行英语短句翻译，进而实现中英文互换。另外，在Word底栏位置上，提供了页面视图比例调整功能，如图1所示。对于自动保存功能来说，用户在实际运用Word程序过程中，涉及文件、文档保存功能，进而避免文件丢失现象的发生，满足相关工作人员基本需求，并在选项功能中为编辑者提供更多的功能应用服务。

图1 页面视图比例调整功能

2 计算机Word办公软件的操作流程

2.1 软件启动

相关用户在使用Word办公软件过程中，可通过计算机桌面上的快捷键图标启动Word程序，也可在“开始”程序中，查找“Microsoft Word”软件，便可顺利启动Word程序，并根据自身的需要开展实际操作。通常办公中常用的是后缀名为.doc的文档，如图2所示。文档建立后，便可直接打开文档使用。

图2 后缀名为.doc的文档

2.2 窗口的操作

用户进入Word软件程序后，便可清晰化地看到窗口结构，一般在窗口的底部，会呈现不同的Word视图和Web版视图、大纲视图等，支持文档浏览和打印，并随时进行页面的切换。在Word窗口中，可观察到多种的工具栏，满足相关用户的各种需要，更好为Word办公软件的操作提供便利条件，如图3所示。

图3 窗口操作菜单栏

在用户实际进行Word窗口操作过程中，分为标题栏、菜单栏等，首先Alt+菜单栏后面的英文字母，便可以顺利进入相应的菜单中，并配合4个箭头键可以执行菜单中的命令，也就是Alt+F；其次，在Word办公软件中常用的组合键有，Ctrl+N(新建文件)、Ctrl+0(打开文件)、Ctrl+A(全选)、Ctrl+C(复制)、Ctrl+V(粘贴)、Ctrl+X(剪切)、Ctrl+Z(撤销)、Ctrl+Y(恢复)等。在工具栏具体使用过程中，可随时进行工具栏的调用，具体操作为视图菜单→工具栏；可通过移动菜单栏或工具栏上的右击鼠标，并在快捷菜单中进行功能选择。将鼠标放在工具栏的最左侧，就是4个小点的地方，指针会变成移动的符号，此时按住鼠标的左键进行拖动，可以完成功能选择。针对工具栏中的标尺来说，主要是用于排版，以及页边距的调整；将鼠标指针放在水平或者垂直标尺的灰色部分左右(上下)两边，即出现“←→”符号时，可按住左键进行拖动；在页面设置的对话中进行调整时，可按照文件菜单→页面设置→页边距选项卡的顺序进行操作；工作区的功能主要就是用来编辑文档的，在视图按钮区域中，可以呈现视图方式的文档。在新建文档过程中，相关办公用户可利用组合键进行操作，在文件菜单上进行点击操作，并在常用的工具栏上单击“新建空白文档”按钮；在文本编辑时，首先要输入文本，通过Ctrl+Shift实现逐一的切换，在中英输入法的切换中，可运用Ctrl+空格键，全角与半角的切换，可运用Shift+空格；在输入标点符号的过程中，可通过操作Shift+6得出省略号，通过Shift+-得到破折号，通过Shift+<、Shift+>得到书名号[3]。

2.3 文档的具体操作

相关用户在基本了解Word办公软件的功能使用和窗口结构后，可具体进行窗口操作，可在常用的工具栏中，新建空白的文档，可灵活编辑文档名称，在编辑时，不要误删.doc这样的后缀名，同时在文档名编辑过程中，不可出现同样的文件名，也是为后续的文档查找提供便捷，并在文档编辑结束后，将文档保存在需要的路径中。Word程序中，用户在具体操作过程中，涉及文档的页眉页脚的操作，页眉通常位于文章的上方，并作为书名和章节进行显示；而页脚则标记在文档中的下方，进而显示页码或者是页数，通常在有要求的前提下，均是需要做好页眉和页脚的标识，进而起到画龙点睛的作用，保证文档的完整性。具体的操作流程，在需要添加页眉和页脚时，可单击菜单栏中的“插入”功能，文档中将显示出页眉页脚的编辑窗口，如图4所示，以便于更好地调整文档的格式。同时，在Word程序中可以运用操作程序进行图片属性的操作，可随时进行图片的插图和编辑，方便快捷，满足实际文档编辑的需求，并及时调整图片或者文档中图片不规范地方，包括位置、格式、尺寸等，进而保证整篇文档的协调性，另外，要想精确调整图片位置的大小，可将光标移动到图片的四角，进行比例放大或缩小，确保更好地调整图片的宽度和长度，满足用户实际需求。

图4 页眉页脚编辑窗口

3 结语

综上所述，计算机Word办公软件是人们日常生活中常用的办公软件，在实际操作过程中，涉及诸多环节，相关用户需要清晰化地了解计算机Word办公软件的具体功能、基础知识，掌握具体的操作流程，并在实际办公中熟练地运用计算机Word程序，实现对文件资料的编辑、保存等操作，进而提升办公效率，提高办公质量，为相关工作的开展夯实基础。