事业单位档案管理信息化建设
2020-12-23刘海霞
刘海霞
摘 要:在信息技术快速进步当下,事业单位的档案管理也必须逐步信息化,才能适应社会需求。当前,我国的档案管理正在进行信息化研究,且获得了一定的效果,利用信息手段能够更好的对档案进行分类整理,便于对其管理,提高工作效率,在以后的档案管理中,需要更进一步推动信息化进程,完善相关措施,提高员工的能力,促进档案管理工作的进一步提升。
关键词:事业单位;档案管理;信息化
引言:
事业单位的档案管理是十分重要的,其中可能涉及到很多关系到人民切身利益的档案,需要更加完善保存档案文件。事业单位要合理利用网络技术,运用到实践中,不断完善档案库,及时更新数据,更好的为相关人员提供服务。在此过程中,也要把现代化手段和传统方法结合,相互配合,共同发挥作用。
一、档案管理信息化建设的必要性
档案管理信息化,能够形成档案的电子数据库,通过计算机,工作人员能够方便快捷的查找数据,提高工作效率,提高档案管理的效益。利用信息技术,可以形成电子档案,更加便利,更加安全环保,更能够适应当下快节奏的社会需求。采用信息化管理,使得档案能够更完整的保存下来,且能够保存更久的时间,便于后续档案资料的利用。通过信息化,工作人员对档案进行整理和分类更加便捷,出错概率也会降低。因此,事业单位要抓住时代的机遇,利用技术手段,推动档案管理的信息化,推动高效办公。
二、档案管理信息化建设中的问题
事业单位已经逐步开始向现代化方向迈进,但是仍然有不足之处。
1.对档案管理信息化的关注不够
信息化建设是一个过程,对资金的需求量比较大,要得到各方的支持,也需要单位全体人员的共同努力,但是在事业单位中,很多人员没有意识到其重要程度,对其重视程度比较低,因此在建设中,缺少相关的软件等设备,影响了档案管理的信息化。有一些事业单位已经建立了档案的信息系统,但是系统不健全,更新速度慢,系统和日常工作的匹配度不高,专用性不强,没有很好的发挥其功能。大部分事业单位还没有实施档案管理的信息化,这样对于档案管理的难度比较高,因为纸质的档案受到外部环境的影响较大,比较容易受到损坏,对于档案资料的查找也有诸多不便,同时这样也会影响档案更新,更新速度慢,档案的优化管理也比较难。
2.档案管理人员专业性不够
事业单位的相关工作人员,普遍专业性不强,大部分工作人员都是非专业,不能熟练操作计算机系统,对互联网知识掌握不熟练,大多人都认为这个岗位的工作简单,对工作内容了解不够透彻,但其实随着社会发展,档案管理工作的要求逐步细化,需要更加专业的人才才能胜任。大多事业单位不注重档案管理岗位,缺乏专业的培训,导致这个岗位的大部分员工,跟不上时代的需求,职业素质相对较差。且有些事业单位的相关制度不够完善,使得相关人员在管理档案时没有相关制度约束,对其工作的监督不能有效进行。因此,为了推动档案管理工作的进步,势必要开展信息化,不断深化改革。需要培养相关的专门人才,不断提升相关员工素质,推动档案管理工作的专业化。
3.缺乏档案信息安全意识
事业单位的很多档案都是机密,其中会有一些未公开资料,在信息化过程中尤其要注意安全问题。但是在实际工作中,这个问题没有得到应有的关注,造成信息泄露,严重影响到了信息安全。有些档案管理人员在有机密信息的计算机上浏览网页,导致一些不法分子盗取机密信息,因此事业单位要加强相关人员的信息安全意识,保证资料的安全,对相关档案进行严格的管理,对机密资料采取更为严密的管理措施。
三、档案管理信息化建设的策略
1.提升对档案管理信息化的重视
在事业单位中,领导者对信息化的重视程度对其进程影响较大,领导者重视的单位,信息化的阻力较小,进程较快。因此在事业单位中,领导者要与时俱进,认识到信息化的优势,为其提供适宜的环境,不能被传统观念束缚,要通过先进的手段,更新管理方式,推动管理工作符合社会需求。要明确档案管理工作在事业单位的地位,提高相关人员对岗位责任的认识,激发工作热情,提升信息化建设的重要程度。
2.加快推动档案管理信息化进程
每个事业单位都有自身特性,因此对档案管理的具体要求也不一致。各个单位应当根据自身特点,制定合适的管理方案,同时根据国家要求推动信息化建设,形成规范的体系。要加强信息技术在工作中的运用,通过计算机互联网等手段,推动档案管理的电子化,形成无纸化的档案管理,节省成本,节约空间。通过使用先进设备和技术,及时更新档案内容,从而更加长久、完整的保存档案资料。
3.提高档案管理人员的素质
在档案管理信息化中,要配备专业的人员,不能想当然的觉得是简单的工作,而忽视对员工的培养。信息化是一项庞大的工程,需要了解网络技术,能够运用计算机的专业人才。事业单位要重视这方面的人才,加以培养,提升其工作素质,为信息化提供人才保障。首先要对人才进行道德素质培养,让人才具备岗位所需要的一些素质和知识。其次要针对人才进行专业培训,补充岗位所需的知识,提高相关员工的管理能力和对资料信息的处理能力。
4.完善档案管理工作制度
事业单位对档案管理方面的制度大多都不够完备,导致相关员工执行事务时没有相关条款提供参考,致使工作混乱,流程不清,发生失误的概率增加。事业单位应当依据国家相关法律法规,根据本单位的具体情况,制定合理的档案管理制度,让档案管理工作更加规范,使档案管理工作有章可循。同时根据单位自身情况,不断调整和更新制度,加强对内部人员的监督和管理,建立合理的监督体系。由于事业单位的档案和其他单位不同,容易有一些保密信息,在信息化过程中,需要特别注意安全问题。建立监督体系可以加强对信息安全的保证,也可以让工作人员意识到档案资料安全的重要性,督促其认真工作,提高其工作热情。同时要做好信息安全工作,确保能够及时发现信息化过程中的不安全因素,及时解决发现的问题,加强内外部监督,推动信息化的安全有序进行。
5.提高档案管理信息化网站的实用性
事业单位为了给需要服务的人员提供档案信息,可以建立相关的网页进行服务,通过网站为使用者提供档案查找等服务。但是很多网站由于功能不全,更新不及时,导致形同虚设。事业单位应当对信息化网站加强管理,及时更新数据,开发更多功能,利用网络资源更好的服务大众,适应社会需求。提高网站的运作效率,让更多服务能够通过互联网完成,推动工作人员网上办公,更好的服务相关人员,减少不必要的手续和流程。
四、结语
综上所述,事业单位要加强对档案管理的信息化研究,推动其建设进程,将高科技设备和技术应用到实践中去。不断对员工开展专业化培训,提升管理能力,提高对档案管理信息化的重视,完善监督制度建设,保障档案资料的安全,保证信息化的有序进行,不断发掘更多有效手段推动其建设。
参考文献
[1] 吴晓伟.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].兰台内外,2020(26):4-6.
[2] 史向云.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].内蒙古师范大学学报(哲学社会科版),2015,44(05):166-168.
[3] 苏红.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].理論观察,2014(05):127-128.