办公自动化的发展与实现技术

周峰

【摘  要】我国现代化、信息化、智能化技术的发展进程不断加快，各个行业想要加快发展速度，必须积极主动地推动信息化建设，使用高效的办公设备和自动化技术，为企业各项信息管理工作的高效开展提供保障。论文就办公设备自动化管理的发展与实现技术中存在的各项问题进行探讨，并提出相应对策和措施。

【Abstract】China's modernization， informatization， intelligent technology development process is accelerating， all industries want to speed up the development speed， they must actively promote informatization construction and use efficient office equipment and automation technology to provide guarantee for the efficient development of various information management works in enterprises. This paper discusses the development of office equipment automation management and the various problems existing in implementation technology， and puts forward the corresponding countermeasures and measures.

【关键词】信息化建设;设备管理;办公自动化;发展对策

【Keywords】informatization construction; equipment management; office automation; development countermeasures

【中图分类号】TP317.1                               【文献标志码】A                                   【文章编号】1673-1069（2020）11-0157-02

1 引言

我国的办公软件和办公自动化设备行业不断进步，随着信息化的深入发展，对应的办公和管理的模式有了飞速的提升。企业进行办公自动化技术使用，加强企业内的信息化建设能提升办公的经济质量，加快社会主义经济发展步伐。企业的业务服务、财务信息、客户信息等都需要有高效的办公处理设备和平台管理。如何利用现代技术发展来提高企业的服务效率水平，是当今各个行业应该着重关注的要点。

2 企业办公自动化和设备配套在发展中面临的难题

在目前的企业运行中，企业的办公自动化平台构建仍旧面临着许多阻碍，以下是其信息化建设面临的几点难题。

2.1 办公自动化设备的资金投入不足

对于许多企业而言，由于规模较大，自动化建设工作量也随之增加，同时，企业中常常有大量业务信息涌入，这对办公自动化建设的设备和技术管理水平要求极高。也意味着企业需要投入较多的人力、物力、财力进行建设。然而许多企业并没有较多的资金能供其使用投入，导致有些企业偏向于选择传统成本较低的人工登记管理方式。由于资金的缺乏导致了企业自动化建设的停滞，不利于企业长期运转和发展。而资金充裕的企业，在初步投入部分设备设施取得成效后，便以为已经达到了建设目的，停止继续投入设备，疏于后期的设备和系统维护管理，导致企业的自动化建设水平始终停留在初步阶段。

2.2 没有统一的办公自动化建设标准

关于企业的自动化办公平台建设并没有全面的标准和模板，可借鉴的发展经验较少，这为企业带来许多建设问题，因其没有统一的建设标准，导致企业对于建设方式较为盲目和出现错误等问题。由于国外在自动化办公方面已发展多年，许多企业会进行模仿硬套，没有结合自身的实际情况进行改造，带来了较低的建设效益。国内各个企业的自动化办公建设标准并没有统一标准，这阻碍了企业之间的信息软件共享，无法有效提升办公行业的整体发展质量。

2.3 管理层重视度不高

当前，许多企业的经营者对于自动化办公管理并没有较高的了解度和重视度，认为自动化建设的时间成本较大，无法直接带来经济效益，更加注重企业其他利润较高的工作建设。当企业办公自动化管理建设的重视程度不足时，会导致办公自动化发展遇到较大的阻碍。当管理层青睐于使用传统的管理模式，长此以往会为自动化建设的发展带来负面的影响。

2.4 企业缺乏专业人才

管理层对办公自动化关注度不够，会使得资金投入较低，自动化设备和系统运行管理进程较慢。这也间接导致了企业对于办公设备自动化软件人才的不重视，没有提供较好的薪资待遇。建设办公自动化平台和系统维护开发等工作都需要有高专业水平的人才。企业的不重视加上复合型人才的匮乏，会使得办公自动化建设难以高效发展，企业的自动化办公设备以及投入資金也无法发挥效用。

3 企业办公自动化建设问题的解决对策

办公自动化改造应该是企业的重点发展对象，其发展建设紧紧关系着我国信息技术发展进程，以下是加强企业办公自动化建设的几点发展对策。

3.1 加大资金投入，完善企业办公设备设施

在企业办公自动化发展的各项要求中，自动化信息平台系统设备建设是必不可少的环节之一，这要求企业拥有较先进的信息技术水平，同时，必须让企业办公人员了解到自动化建设的重要性，通过全员动员共同构建完善的自动化信息办公系统。同时，要设立一个管理部门，对于企业自动化办公系统和设备进行日常维护管理，保障其良好高效地运行，避免系统问题出现，对企业带来风险隐患。当前，我国的自动化办公技术和设备仍然在初步发展阶段，企业信息系统仍需不断改进完善，才能日渐满足企业日常使用需要，为办公自动处理提供保障。

3.2 创建专业的人才团队

办公自动化建设中面临的难点之一就是技术人才的匮乏，因此，想要提高企业的建设质量，必须创建一支具有高水准的专业自动化技术人才团队，通过寻找既能够高效办公同时又精通信息技术的人才，给予其较高的薪资水平，让其能更好地为企业自动化办公建设贡献力量。除此之外，也可以对企业工作人员进行相关的自动化技术培训，给予奖励让其主动提高自身能力水平，企业要设置完善的技能人才培训计划。同时，加强企业的学习氛围建设，让员工更加重视自动化发展，设置奖励机制，让员工主动积极进行自身素养的提高，从根本上提高企业自动化办公建设水平。

3.3 保障企业的信息安全

随着自动化时代的进一步发展，各企业自动化平台上的数据容易出现泄露和被利用等风险。对于企业而言，系统中公司信息是十分详细私密的，一旦被有心人泄露并利用，将为企业带来巨大的利益伤害。所以，企业的自动化信息数据必须有严苛的保障措施，对于企业的自动化办公系统建设开发，必须有足够的安全保障。企业可以选择较有名望和保障的系统开发公司进行开发服务的购买。要加快统一企业信息自动化建设的各项标准，完善各项制度，也可对企业本身已使用的自动系统和设备进行更新升级和完善改造，加强设备和系统的维护管理，保证企业的办公系统安全度。

4 办公自动化技术在企业中的应用

现代信息技术日新月异，办公自动化在各行业不断普及，各个企业的自动化进程仍在加速发展，以下是几点自动化技术在企业中的具体应用。

4.1 在企业管理流程中的应用

自动化办公应用的重要成效之一就是能够减少各项人工工作的时间和劳动的成本，能够使用高效的工作流程，提高各项工作的效率。企业的自动化应用成效之一即对审批管理工作的简化。自动化技术和办公设备的完善为企业带来了更为简单的管理流程，建设了完善的信息系统体系，工作人员从传统的人工记录转化为电脑和扫描设备的自动调整录入，将业务信息放入一个全企业共同使用的系統之中，让各方人员进行管理审核，降低了业务信息出现错误、错漏的风险，为员工和管理层的审批工作提供便利[1]。

4.2 在企业业务管理中的应用

在企业中重要的业务包括常见的商务、沟通、比价、合同管理等。这几项业务层层联系着企业的工作效率与处理水平。在企业业务管理中应用办公自动化技术，建立业务自动化信息管理系统，通过整个流程的系统应用，将供应商和合作方的信息自动进行高效的采集、整合、处理。同时，在各个部门能够进行高效的业务信息对接，让业务工作流程简化处理，提升企业的业务办公效率水平，辅助企业业务管理工作的开展。

4.3 在企业信息决策中的应用

企业的各项工作决策、发展决策以及业务方案决策等，都需要极大量的自动数据分析机制和讨论工作。应用自动化办公技术，搭建企业的自动化信息决策系统，能提高企业全方位的决策工作效率，通过海量数据资料分析整合，得出有效的战略决策结论。通过办公决策系统的使用，可以制定企业未来的各项发展战略决策目标，寻找清晰的发展战略方向，满足可持续发展战略要求。公自动化技术的飞速发展，为企业的决策有效性提供了可靠的分析系统，保证了企业的有效运行和长效发展。

5 结语

近年来，随着我国互联网科技的普及，自动化作业水平在各行各业都得到了较大的提升。在各个行业中，办公自动化建设能够为企业带来较高的服务水平和服务效率，加快业务审批流程，实现高效的企业信息共享。但当下的企业办公自动化建设步伐较为缓慢，现存问题较多，只有不断进行办公自动化系统建设和设备完善，才能为企业管理提供更优质的服务。

【参考文献】

【1】姚卿达.办公自动化的发展与实现技术[J].现代计算机：下半月版，2018（9）：4-10.