做好新时期办公室行政事务管理

殷建春

【摘  要】论文首先明确了办公室工作的特征和要求，然后与具体工作内容相结合，对提高办公室行政事务管理质量的策略进行分析。最后论文提出合理制定管理制度与目标、加大管理信息化建设的力度、科学优化行政事务监督工作、注重管理模式的改革创新以及提高对管理人员培训的重视程度这五点对策，以期为有关人士提供帮助。

【Abstract】Firstly， the paper defines the characteristics and requirements of office work， and then combines with the specific work content to analyze the strategies to improve the management quality of office administrative affairs. Finally， the paper puts forward five countermeasures， such as reasonable formulation of management system and objectives， strengthening the informatization construction of management， scientific optimization of administrative affairs supervision work， focusing on the reform and innovation of management mode， and improving the degree of attention to the training of management personnel， so as to provide help for the relevant people.

【关键词】新时期;办公室;行政事务;行政管理

【Keywords】new era; office; administrative affairs; administrative management

【中图分类号】C931.4                               【文献标志码】A                                   【文章编号】1673-1069（2020）07-0001-02

1 引言

办公室作为综合性的办事机构，在协调工作、辅助决策以及行政事务管理方面起到不容忽视的重要作用，一方面有利于机关单位内部运营效率的提升，另一方面也能帮助单位提高在新时期下内外运营的水平，进一步为其可持续发展提供关键保证。但就我国很多的办公室行政事务管理工作而言，其依然存在很大问题和缺陷，如此不仅会降低机关单位办公室的作用，也会为单位正常发展带来阻碍。因此，为使机关单位能在更良好的空间中成长发展，对新时期办公室行政事务管理展开更深入的探索势在必行。

2 办公室工作的特征和要求

办公室工作虽然表面看起来非常简单，但是由于工作内容多且涉及范围广，所以行政事务管理还是十分繁杂的。具体来讲，机关单位运营过程中的大量后勤服务与保障性工作，以及以材料整理与提交、信息收集与上报等为例的行政事务，都由办公室人员负责处理，与此同时，上级指令的逐层传达以及基层信息的反馈等，也都被划分至行政办公室的职责范畴内。此外，办公室除需负责内部办公管理之外，其与单位财务管理、生产经营乃至文化建设间，都有着非常紧密的联系。

因为办公室工作的复杂性和多样性极强，所以其对工作人员的专业水平、综合能力及工作态度的要求也都更高。换而言之，如果想使办公室工作质量和机关单位运营要求相符，则办公室人员必须做到以下几点：①面对复杂、枯燥的工作任务，必须认真负责且遵守职业道德，确保分内工作完成得严谨细致;②严格执行上级发布的指令，并确保沟通的良好顺畅，事务处理完成后需及时汇报;③需与工作实际相结合，将办公室制度严格落实于具体工作中，从而保证办公室工作能高效、有序的开展[1]。

3 做好新时期办公室行政事务管理的策略

3.1 合理制定管理制度与目标

由于办公室具备极高的全面性与系统性，所以其不仅能实现对各部门的协调，也能根据领导的需求来提供决策性建议，在保证行政事务管理质量的前提下，保证其重要作用能在实践中充分发挥。但实际上，这必须将完善、科学、合理的行政事務管理制度作为基础，这是管理效果和水平提高的重中之重，也非常有利于提升办公室行政事务管理的规范性。

在制定办公室行政事务管理制度的过程中，也要注重与机关单位的发展战略相结合，确保各部门工作的内在需求能得到满足。例如，可在节假日为工作人员送福利，或者根据绩效或工作表现给予表扬或奖励等，从而增强员工对办公室的归属感与认同感，从而更积极、自愿地按照管理制度展开工作。另外，机关单位办公室的行政事务管理部门，还应充分考虑机关单位的发展现状，制定合理、准确的管理目标，一方面营造全员参与的良好氛围，另一方面也要注重各部门人员职能的明确划分，将权利和责任落实在每位员工身上[2]。

3.2 加大管理信息化建设的力度

在信息技术愈发成熟的大背景下，各机关单位办公室服务的竞争意识也在不断增强，此时和时代发展相顺应，加大办公室行政事务管理信息化建设的力度也是非常必要的，从而大幅提高办公室事务处理的效率与质量。实践证明，若能实现信息技术与办公室行政事务管理的有机融合，建立信息系统并有效落实，不仅能提高行政事务管理水平，信息数据的真实性也能得到更高程度的保证，进一步增强办公室的社会适应能力。此外，行政事务管理部门还需充分发挥内部管控制度的作用，将管理程序与汇报流程合理简化，降低管理工作的烦琐性[3]。

3.3 科学优化行政事务监督工作

作为办公室行政事务管理的关键，督察服务能在领导层决策期间为其提供科學、有效的参考意见。新时期下的办公室行政事务管理，需注重党组织理念的深入贯彻，并以此为基础促进监管制度的不断完善，进而提升行政事务管理的执行力，而在行政监督开展中，办公室则必须与单位所有部门建立良好的交流与沟通，在有效增强协调能力的同时，确保管理手段选择的合理性和科学性。

另外，新时期下的办公室行政事务管理，对于从领导到基层员工的全体人员来讲，也都是不可代替的重要服务，此时若想促进办公室行政事务管理效率的提升，使其对各部门工作发挥更重要的作用，对监督管理体系优化的重视程度就必须提升。办公室行政事务管理工作，必须冲破传统管理思维的约束与桎梏，一方面改变管理的态度，另一方面也要注重管理范围的拓展，保证其能真正为领导层及员工实际困难的处理提供帮助[4]。

3.4 注重管理模式的改革创新

对于办公室行政事务管理工作来讲，管理模式改革创新也是不能忽视的重中之重，这不仅是行政事务管理工作开展的重要引导，也是管理制度能真正落实、员工思想与行为能得到约束的关键保障。另外，管理部门还应注重将“以人为本”的理念和更新后的管理模式相结合，在有效落实完善的管理措施之后，为行政事务管理工作提供重要支撑，进一步提高管理的质量和水平。

3.5 提高对管理人员培训的重视程度

首先，单位需定期组织办公室行政事务管理人员举办学习活动，或采取培训的方式帮助员工掌握更多的理论知识，促进其服务能力的真正提升;其次，应创建完善的办公室行政事务管理学习平台，使员工学习需求能随时随地得到满足，使其碎片化的时间被充分利用;最后，可全面发挥网络信息技术的作用，引导管理人员的思想动态，将其心理变化、职业需求作为根据，进行工作岗位的合理调整，在促进人力资源配置优化的基础上，激发员工的工作积极性与潜力。

除此之外，管理人员的综合素质也应不断提升，这是其能满足新时期办公室行政事务管理要求的重要前提，同时，管理人员还应具备长远的眼光和分析全局的能力，一方面实现对办公室未来发展的准确预测，另一方面也要通过辨证思想，对各类问题展开分析并进行处理。行政事务管理部门内部人际关系的良好建立也要得到保证，如此才能建立高水平、高效率的管理团队，且在工作氛围轻松、和谐的情况下，员工也能以认真、平和的心态管理行政事务与处理人际关系，进而为办公室健康发展作出更大贡献[5]。

4 结语

总而言之，现如今机关单位所需面临的竞争压力越来越大，为提高自身的综合竞争力，办公室行政事务管理质量如何提升，已成为多数机关单位在发展过程中急需解决的问题。这不仅会影响单位内部管理的整体效果，也会在一定程度上影响单位经营活动开展的水平，对于单位发展来讲意义非凡。只有结合新时期机关单位发展的实际情况与具体要求，提高办公室行政事务管理的质量，才能从细节处、根本上推动机关单位获得健康和可持续发展。

【参考文献】

【1】毛明军.做好新时期办公室行政事务管理[J].农家参谋，2017（20）：242.

【2】马吉南.做好新时期办公室行政事务管理的措施[J].办公室业务，2019（14）：13.

【3】王晓剑.试论做好新时期办公室行政事务管理工作的方法[J].丝路视野，2018（31）：101.

【4】周军.解析做好新时期办公室行政事务管理的措施[J].中外企业家，2018，596（06）：196.

【5】张跃德.如何做好新时期办公室行政事务管理[J].现代国企研究，2018，150（24）：128.