企业档案资源规划的价值取向及实践前提

2020-12-23金铃

档案与建设 2020年10期

金铃

摘要：企业档案资源在现代企业发展中发挥着重要作用，开发利用档案资源是企业档案工作的重要内容，文章从企业档案资源规划层面出发，探索企业档案资源规划的价值取向。在此基础上，研究企业档案资源规划的实践前提，旨在为实现企业档案资源利用的高效性和长效性提供一些启示。

关键词：企业档案；资源规划；价值取向；实践前提

随着现代企业制度的建立和发展以及企业所处竞争环境的变化，企业档案作用由单维向多维衍生，更加强调其在助力企业经营决策、企业风险预警和打造企业文化等方面的重要作用。然而企业档案管理的发展，尤其是企业档案资源的规划与建设并没有与企业日益增长的信息需求相匹配。国家档案局10号令的颁布，显示了国家在宏观层面上对调整企业档案资源结构的重视。企业档案部门需要顺势而为，及时转变企业档案资源规划的价值取向，围绕企业中心工作，为企业改革与发展提供精准、到位、优质的信息服务。

一、企业档案资源规划价值取向的内涵及影响因素

1.企业档案资源规划价值取向的内涵

企业档案资源规划的价值取向是指企业档案资源的规划主体基于企业档案资源利用需求及企业对档案的价值认同，对企业档案资源的价值认定、结构调整、顶层设计、利用路径等方面以一定方式采取的一定行动的行为倾向，以“企业档案价值”为衡量标准，最终体现在价值选择和决策行为中。该价值取向来自行为主体对企业档案功能的认知以及对企业档案部门角色和功能的定位，从而形成企业档案资源规划的价值体系和价值意识。

企业档案资源规划是“对组织机构所需要的信息从采集、处理、传输到使用的全面规划”[1]。企业档案部门在对企业档案资源进行规划时，其价值取向受到多方价值取向的综合作用。为使企业档案资源真正有效地发挥作用，在规划之初，就需要分析用户的价值选择。企业档案利用需求除了诉讼凭证、品牌建设、文化打造等外，随着企业所处竞争环境日益复杂，企业发展面临很多不确定性和风险，企业对与内外部环境信息关联度大的内外部信息需求不断增大。例如，企业档案部门在进行档案资源规划顶层设计的时候，需要突出企业危机信息管理机制，挖掘出企业档案中的相关信息，为企业提供预警；企业档案部门跨前一步，基于危机风险点及相关领域的变化，主动搜集并协同相关部门分析危机产生的原因，借助档案资源的情报价值实现风险预警的作用。

2.影响企业档案资源规划价值取向的因素

（1）企业发展对企业档案资源规划价值取向的影响

企业发展以及现代企业制度的建立提高了企业对档案信息的需求度，档案作为重要信息资源的价值逐渐被认识，促使企业档案部门实现管理创新。企业档案部门从业务需求的角度出发，对自身角色进行重新定位并且实现职能转型；在此基础上，确定与企业发展相适应的企业档案资源规划策略和实施路径，使得企业档案资源得到充分的挖掘，围绕企业中心工作为企业提供信息保障和智慧支持。

社会的发展变革以及企业竞争形势严峻使得企业在谋求生存发展之道时往往更加注重战略管理理念和思维，更加关注企业发展各项政策的顶层设计。这种思维模式和行为路径对企业档案部门“因势而为”产生影响，势必也会影响其对企业档案资源规划的价值取向。基于此，企业档案资源规划的价值取向更倾向于对其价值发挥的预见性和目标精准性；该价值取向的设定也更强调在全程规划的前提下，在规划、整合、共享企业档案资源时，与其他业务部门业务信息需求协同，在企业总体发展中互动。

（2）制度因素对企业档案资源规划价值取向的影响

企业档案制度是站位于企业档案科学且有效管理的高度，结合企业实际信息需求而制定的规范、准则性条款，就归档责任部门、归档范围、借阅利用等进行了界定，一定程度上为企业档案资源规划价值取向限定了框架。具体而言，企业档案制度中归档范围的设定，很大程度上对企业档案资源结构的科学合理与否产生重要影响。

企业档案制度的建立、修订往往一定程度上滞后于企业档案业务实际，制度会造成档案供给与利用之间的信息不对称。企业档案制度设计的优劣以及修订及时与否，对企业信息质量状况和企业信息运行状况会有所影响。企业档案部门在设定企业档案资源规划价值取向时，要考虑导致“供需”信息不对称的制度因素，从而高于企业档案制度去思考企业档案资源规划的价值取向。

（3）非制度因素对企业档案资源规划价值取向的影响

相对于档案在企业治理过程中借以发挥作用的因素，诸如企业档案制度等正式制度而言，非正式制度因素不容小觑。非制度因素指的是在企业档案管理过程中自发形成的、非意识形态下约定俗成的行为模式。非制度因素在现代企业档案管理中运用非常广泛，例如档案职业道德、业务指导水平等。

除了企业整体发展策略的引导之外，非制度因素对企业档案部门的角色顺利转换产生重要影响，并影响企业档案部门对企业档案资源有效开发的自我组织、自我更新；非制度因素中的积极因子，更容易帮助破解企业档案资源规划的困局，纠正理论规划与实践推进的偏差，形成更趋于合理的档案资源规划实践逻辑，从而影响企业档案资源规划的价值取向。

二、企业档案资源规划价值取向的转向和定位

1.企业档案资源规划价值取向的转向

随着社会环境的变革以及企业的发展，企业档案资源规划价值取向并非一成不变。企业档案资源规划价值取向需与企业运行模式及企业发展要求相匹配，從过去的保存企业历史、为借阅利用服务向为经营决策服务、为文化建设服务、为风险预警服务、为提质增能服务转型。企业档案资源规划价值取向是企业实施档案资源规划建设的“风向标”。在企业信息需求变化和企业档案部门职能转型的前提下，企业档案资源规划价值取向发生转向。

（1）企业档案资源规划主体：从一元主导转向多元参与

以往企业档案资源规划更多地集中在企业档案部门从馆藏和档案业务本身出发，就企业档案资源的结构调整、资源优化、科学分类、提供利用等方面进行宏观设计。事实上，由于各利用主体对企业档案资源的认知程度、利用目的等不同，企业档案资源规划多元参与是必然选择。多元参与企业档案资源规划不同于由企业档案部门单一主体控制结构，强调坚持多元价值取向，在企业档案部门的主导下，多元主体共同摸索企业档案资源规划的模式、定位和运作机制，实现企业档案资源规划转型的实践价值。

（2）企业档案资源规划理念：从宏观规划转向需求导向

企业檔案部门以往在档案资源开发利用过程中，坚持自上而下的原则，对档案资源的开发利用先行做好宏观规划，设定相关的框架、规范和要点，推进档案资源综合集成，为各需求方提供信息服务。这种规划理念往往会导致执行力疲软、内容构造失衡、模式单一封闭等问题。企业档案资源规划的核心在于对企业馆藏各类载体信息资源内容的规划，而企业内外部各方的信息需求是引导档案信息资源内容建设的根本。

（3）企业档案资源规划路径：从简单单一转向系统多维

单一的企业档案资源规划容易造成档案资源的浪费，不能充分实现其价值。“档案信息资源用户所需要的信息往往还会突破档案信息资源的范围”[2]，因此，真正规划路径转型不仅是单一的“增量”式，而是基于“提质”的规划路径转型。“系统多维”规划路径转型的基础是技术性规划转型，例如，在企业档案资源规划需求提出之后，需要基于调研、分析，采取统计分析、资源挖掘等技术手段，为实现该需求提供有效思路，借助内外部力量获取专业的技术支撑。企业档案部门需考虑到企业发展的各个方面，不再着眼于企业档案资源的总量变化，而应该转而关注各细化主题分类的资源体系结构变化，切实落实档案资源的提质规划。

2.企业档案资源规划价值取向的定位

企业档案资源具有系统性，其涵盖的内容需要考虑到不同层级、不同范围的利用需求。无论哪一方面的薄弱点或信息盲点，均有可能影响到其为企业发展发挥应有的档案效益。因此，企业档案资源规划价值取向的定位需要克服“短板理论”。当企业档案资源不能满足企业需求的时候，企业档案部门应该重新审视企业档案资源规划价值取向的定位。该定位问题，首先涉及的是企业档案资源管理体制的选择问题。如果企业档案资源管理仅仅是依附于馆藏本身，不主动作为，为了开发而开发，则研究该定位问题是没有意义的。正是企业档案部门认识到自身的角色和职能转变，才使得对于企业档案资源规划价值取向的定位研究具有意义。企业档案资源规划价值取向的实质载体将以“档案信息资源库”的形式呈现，在实施阶段更加强调其为满足需求定位推送的“质”。

三、企业档案资源规划的实践前提

1.确定规划的实施需求

企业档案管理和企业档案资源规划在面向用户时对信息需求的响应角度和路径是不一样的。在企业档案资源规划中，需求管理是首要实践前提，通过对用户需求的辨析、整理、描述，最终将用户需求转化为企业档案资源规划任务需求。对于企业档案信息资源管理来说，需求呈现多维性、复杂性，需要企业档案部门善于从用户需求中精准地提炼出工作任务。需求管理是从抽象到具体的提炼过程，有一定的权变性，因此，企业档案资源规划应该破除传统“自上而下”的思维模式局限，更加强调与需求部门的内外联动，真正地让企业档案资源“活起来”“亮起来”。

2.构建规划的运行体系

企业档案资源规划围绕馆藏资源以及规划参与主体两大元素开展，在这个过程中，参与主体基于馆藏资源产生一定的关联，每个主体的理性释放，需要一套一定框架下的运行体系来维持秩序。构建企业档案资源规划运行体系要加入“管理”与“控制”两个核心要素，使得规划运行是一个全周期管理的连续过程且处于受控状态。规划运行体系的构建不能仅以国家、地区、行业制定的标准规范为依据，需要随着企业环境以及企业档案管理条件的变化动态调整。通过规划的运行体系可以看清企业档案资源的实施路径、资源流向、风险控制和资源整合共享等。企业档案资源管理在规划的时候就需考虑到运行体系要对档案资源实现全生命周期的管理，要有支撑规划运行的长效机制；制定相应的标准规范为规划运行提供保障和指导；搭建好技术平台，支撑规划运行体系所需的业务应用，确保体系运行预期可控。

3.设计规划的管理流程

在企业档案资源规划系统中，多元参与主体要保持交流和信息沟通，互相了解对方的意图和需求。以往的企业档案资源建设主要依赖于档案工作者而忽视了用户，把用户看成了“外行人”，势必造成企业档案资源建设的失效；“信息孤岛”造成的流程缺失、流程断点等问题，造成档案资源开发利用的不连贯、不顺畅。规划管理流程的设计前提，就是通过不断的交流、沟通，消除冲突，把企业馆藏档案资源与业务部门潜在的档案利用需求联系起来。根据该设计前提，以企业档案部门现有的条件，建立常态化、可视化的管理流程；基于各业务部门的职责界定，形成顶层流程框架，然后逐层分解至“信息需求——供应——反馈”的点对点流程。通过不断地调整和完善，逐步推进流程管理，把流程管理从工具、技术等层面上行至企业战略层面。企业档案资源规划管理流程的落地必须要通过信息化手段才能真正发挥其应有的档案资源效益和能量；流程信息化的过程中还需通过信息化手段对该管理流程进行测量、监控、分析。

企业档案资源规划价值取向定位和实践的难点不在于企业档案资源规划本身，而在于如何在当下的企业档案管理体制机制下重新调整和认识企业档案资源规划运行的过程，在于企业用户的认同和信息利用适应度能否在实践中不断试错并取得成效。企业作为企业档案资源开发利用的最终受益者，应该为企业档案部门提供更多支持，激发其资源规划开发的积极性；同时为档案资源开发利用的运行提供政策保护，为该运行创造良好的实践环境。