科学发展进程中的档案管理信息化技术的应用

穆丹

摘  要：科技及计算机技术的发展与普及促进了社会经济的发展与进步，在档案管理过程中，计算机技术所起的作用较为显著，使档案管理工作的开展更加科学、高效，故采用计算机信息技术手段取代传统的手工档案管理方式。然而在具体的档案管理信息化技术应用过程中，各类问题不断呈现。因此，探讨档案信息化技术的有效应用方式具有重要意义。

关键词：科学发展  档案管理  信息化技术  应用

中图分类号：F272.7           文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2020）07（a）-0209-03

Application of Information Technology in Archives Management in the Process of Scientific Development

MU  Dan

（Heilongjiang Vocational and Technical School for Civil Affairs，Harbin，Heilongjiang Province，150025 China）

Absrtact： The Development and popularization of science and technology and computer technology have promoted the development and progress of social economy. In the process of file management， computer technology plays a more significant role， making the work of file management more scientific and efficient， computer Information Technology means to replace the traditional manual file management. However， in the application of the information technology of file management， all kinds of problems appear constantly. Therefore， it is of great significance to explore the effective application of archive information technology.

Key Words： Scientific development; Archives management; Information technology; Application

档案管理工作是衡量高校教育质量及管理能力的重要标准，是学校管理工作的重要组成部分。在教育快速发展的当下，高校对档案管理工作的重视程度明显提高。实现档案管理信息化有利于解决档案管理工作复杂、繁琐的现状，突破传统档案管理方式的限制，使档案管理更加透明、高效，进而促进高校档案管理工作效率的有效提升。

1  科学发展进程中档案管理信息化技术应用优势

1.1 实现档案分类整理及存储

在科技及计算机网络技术不断发展的当下，高校的档案管理工作也逐渐引入信息化技术手段，有效提升了档案管理的效果。档案管理信息化的实现，不仅大大提高了档案信息的收集速度，还优化了管理工作，使档案管理的处理与管理工作效率都得以全面提高。从档案管理角度分析，部分高校工作的开展受到了一定的限制，档案管理信息化现后，这一问题得到了明显的解决，档案信息的查阅及传送不再受到时间与空间的限制，可以有效利用网络将档案文件高效、快速地传送给相应管理部门。同时，将计算机技术引入高校的檔案信息管理过程当中，提高了档案管理效率，减轻了档案管理工作人员的工作负担，使档案信息的管理及查阅速度都有明显的提升，实现了档案管理的分类存档，实现了档案信息的高效、及时传递，促进了档案利用率的有效提升。

1.2 档案管理信息资源共享的实现

在档案管理过程中引入计算机信息技术使档案管理工作的开展更加有序，进而实现档案信息数据资源的共享。相关部门可以通过网络共享档案管理的数据库，实现档案目录的共享，同时也可以实现档案卷宗的实时调阅。此外，信息化技术手段检索功能的应用，还大大提高了档案信息的查询速度，查询者只需输入关键词即可快速检索到所需信息，使档案信息的查阅及数据库信息的提取速度显著提升，进而实现科学、高效的档案信息存储与使用。此外，在档案管理工作过程中应用信息技术手段，还可以提高信息数据的传输速度，简化信息传送流程，实现档案使用效率的最大化，进而彻底解决传统档案管理方式效率低下的问题。

1.3 满足档案管理的多样化需求

传统的档案管理方式较为单一，档案的管理要受到时间及空间的制约。因此，传统单一的档案管理方式难以适应时代变迁下不变丰富的档案管理需求，档案信息的利用率也难以有效提升。档案管理信息化的实现，满足了档案管理的多样化需求，其以信息技术为基础，在计算机及网络的辅助下实现了更加安全高效的信息收集、处理与存储，也可以实现档案信息的加密，大大提高了档案信息管理的安全性，同时也利用信息化管理的方式，使档案信息的查阅及提取速度得以显著提高，突破了传统档案管理方式的时间及空间限制，实现了随时随地的档案信息查阅，有效提高了档案信息的利用率。

2  档案管理过程中存在的问题

2.1 档案管理方式落后

传统的档案管理方式主要用纸质载体进行档案信息的记录与存储，档案内容复杂，档案类型较多，需要占用大量的空间进行存储。同时，在纸质档案资料存储过程中，受各种因素的干扰较大，一旦存储环境的温湿度发生变化，就会导致纸质文件出现损毁，同时，纸质档案资料外借或使用过程中也极易发生损坏或丢失，这都会导致档案信息资源的不完整。同时，纸质资料有一定的保存期限，一旦超出年限，档案管理人员必须重新整理与编制，档案管理工作人员还要定期进行损坏文件资料的更新与修补，这都导致档案管理工作人员的工作量繁重，工作压力较大。

2.2 档案存储与管理过程不规范

由于档案信息管理过程中涉及多个种类的档案收集与存储，有必要实现不同种类档案的分别存储，进而减少档案信息的整理与查找效率。然而部分高校采用的档案管理不规范，难以实现档案的规范收集与管理，档案存储混乱，类别区分不清，因此，在档案查询时需要耗费大量的时间，同时还存在档案重复现象，占用了大量存储空间，极大地浪费了档案管理资源。

2.3 缺乏对档案管理工作的重视

部分高校的领导层并未意识到档案管理的重要性，因此，依然采用传统的档案管理方式，档案管理设施未能及时更新，管理工作的混乱现状也难以得到有效改善。领导层的重视程度不高，直接导致高校未能投入大量的资金进行档案管理基础设施的建设，也没有投入过多精力进行档案管理规范化建设。因此，在实际的档案管理工作当中，档案管理人员的工作开展举步维艰，难以实现档案的分类处理及存档，以无法发挥出档案管理工作的实际效果。

3  科学发展进程中档案管理信息化技术的应用

3.1 建立并优化档案管理机制

为了促进档案管理信息化的有效应用，高校应建立科学的档案管理机制，并在实际工作中进行应用效果的总结，及时对管理机制予以优化与完善，进而推动高校档案管理信息化向现代化、科学化的方向发展。同时，应制定合理的制度落实监督机制，确保档案管理机制得以顺利贯彻与落实，在高校领导层的严格监督下，提高档案管理工作的开展效果。同时，还应引入合理的激励机制，调动起档案管理工作人员的积极性，促进档案管理工作的科学化发展。档案管理机制的建立是档案管理工作顺利开展的重要保障，而引入信息技术手段，则是促进档案管理工作有序推进的必要手段，科学的制度与先进的技术手段完美融合，才可以促进档案管理工作效率的有效提升。

3.2 促进档案管理工作人员综合素质能力的提升

档案管理信息化技术的应用效果取决于档案管理工作人员的基本素质能务，其所掌握的档案管理知识以及信息技术应用技术都是能否有效开展档案管理工作的决定性因素。基于此，高校的领导应对档案管理工作人员的综合素质能力予以高度重视。首先应从人才的选拔入手，明确档案管理工作岗位需求人才的具体标准，筛选出符合岗位职责与技术能力的专业性档案管理人才。其次，高校应重视现有档案管理人才的培训，定期开展档案管理相关知识与技能的专业培训，注重于提升档案管理工作人员的档案管理意识，使其岗位适应能力得以明显提升。只有从外部招聘及内部培训两方面入手，加强档案管理工作人员的综合素质能力，才可以有效推动档案管理工作的顺利开展。

3.3 建立档案管理信息数据库

由于档案管理信息资源众多，信息类别较为复杂，因此，有必要建立完善的数据信息库进行档案管理数据信息的有效存储。在信息技术不断发展与应用的当下，档案管理信息数据库的建立必须具有一定的时效性，不仅要实现档案信息数据的快速收集与处理，还应具备高效、科学的整理与归档能力，同时，还要保障相关数据信息来源的真实性与可靠性。此外，档案管理人员还要对档案管理信息数据库进行及时的维护，定期进行数据信息内容的更新与补充，同时还要采用相应的措施保障档案管理信息的安全存储与使用，避免出现信息被盗用或修改等问题，进而实现档案管理工作的优化与完善，提高档案管理工作效率，发挥出档案管理工作的价值。

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