信息时代优化地方高校继续教育档案管理研究

林晓

摘 要：高校教育档案能够展现高校教育教学进程，展现近年来高校教学质量，在今后教学中对学生、社会群体、教务人员均具有教育和引导作用。随着信息化时代到来，高校继续教育档案管理也应提升信息化水平，引进先进管理形式，做好档案管理、提升档案利用效率。在本文的论述中将针对高校继续教育的档案管理工作开展相应的研究，进而为档案管理提供崭新的形式，促进管理能力与水平提升。

关键词：信息时代;优化;地方高校;继续教育;档案管理

“十三五”规划背景下档案管理工作正面临着严峻的挑战，为有效促进档案管理工作的顺利进行，应当进行档案管理工作创新发展，实现整体管理进程全面协调与整合。按照《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》的精神指导，当下开展档案管理工作应当明确工作需求，认识工作问题、寻找工作创新，以现代化管理机制促进档案管理工作稳步进行，确保档案管理工作能够与当下社会需求相结合，满足高校继续教育管理标准，迎合社会群众生活需求。随着高校的不断发展，加大了对高校继续教育档案管理力度，并且结合高校自身的发展，制定出完善的管理制度，为档案管理工作的顺利开展与实施提供有利条件。但是，对档案信息化管理的过程中，还会受到各方面因素的影响，而引发众多的问题，无法确保档案管理工作质量与效率，为各项工作实施造成不利的影响。

一、信息时代地方高校继续教育档案管理工作问题

（一）档案管理工作人员的管理意识低

目前，在高校的发展中，虽然加大了对档案管理力度，但是却忽视了对管理人员的管理，对管理工作人员没有专业性的要求，使一些管理工作人员缺乏专业能力与综合素质，在档案管理工作中，只是对一些日常的信息数据、资料等进行收集、储存，却没有对信息数据进行分类，并且还无法确保文书资料的准确性与有效性。除此之外，高校中缺乏独立的监管部门，未对档案工作进行全面的监管，忽视了档案管理工作对高校发展的影响，也就出现了一人多职的情况，无法确保人员能够对文书资料及时地搜集、整理，从而影响整体的工作质量。继续教育档案管理工作被忽视，使相关管理工作人员自身的意识逐渐降低，仅仅能够完成日常工作的管理，但是却没有使档案发挥出自身的重要作用与价值[1]。

（二）传统化的管理理念与模式滞后

在数字化社会的发展中，对档案的管理需要采用数字化信息技术，不仅能够创新档案管理工作形式，而且还能使档案管理工作随着时代的发展而进步，使信息时代的管理模式满足档案管理工作的发展需求[1]。结合目前高校的管理情况分析，依然还存在采用传统化管理模式对其的监管，不仅会影响到整体的工作效率，而且还无法确保文书资料的准确性。对传统化管理模式的应用，主要是以纸质文书资料为主，把所产生的资料、信息等进行搜集、整理，而整体的工作质量与效率相对较低。

（三）档案管理工作人员的积极性低

档案管理工作，属于综合性比较强的一项工作，每天都是对文书资料的甄别、储存等，工作量比较大。档案管理人员长时间处于高强度、重复性较强的工作状态下，一部分工作人员会出现消极怠工现象。不只是身体上的疲倦，心理也会产生不利的影响。而一旦档案管理工作人员对自身的工作失去了积极性，就无法创新工作形式、提升工作质量[2]。再加上受到资金费用的影响，高校忽视对档案管理工作的资金投入，基础设施的不完善，无法满足继续教育档案管理工作的发现需求，使管理工作人员的积极性、工作热情等逐渐地减退，最终降影响到整体的工作效率，无法对档案数字化管理顺利的开展与实施。

二、信息时代优化地方高校继续教育档案有效措施

（一）注重自身建设，提升管理品质

高校继续教育是针对社会群体开展的教育规划，旨在满足群众学习需求，开展精神文化建设。然而一部分高校并未能够有效认识到档案管理的重要性和必要性，在实际开展档案管理过程中存在大量问题，导致在实际档案管理过程中存在管理人员工作效果不佳、创新意识不足现象，难以满足信息化背景下档案管理有效推进【3】。继续教育档案部门要有意识的针对现有工作人员实施教育和培训，使他们能结合互联网时代的影响对继续教育档案管理管理工作进行创新，适应信息化时代继续教育档案工作的要求，满足继续教育工作人员群体的多元需求。同时，要针对继续教育档案工作的开展制定相应的规章制度，确保能对信息化时代继续教育档案工作进行规范和约束，增强工作的有序性，提升继续教育档案管理管理工作的标准化程度。创新多样化的管理模式，使其能够符合各阶段的档案管理工作需求，并且加大对数字化档案管理工作的宣传，使每位工作人员对档案管理工作提高重视度，充分意识到档案数字化管理所具有的重要性，从而满足高校继续教育的发展需求[3]。

一部分档案管理工作人员在管理档案过程中未能够明确自身工作内容，局限在传统管理中难以创新。因此，应当对管理人员开展教育培訓工作，提升其管理能力与信息素养，面对高校继续教育的相关信息进行全面整合，促使工作人员能够将现代化管理形式与当下管理工作相结合，进而适应信息化时代的管理需求。同时，应当建立健全档案管理工作的规章制度，从宏观角度上提升工作人员的主动性与积极性，并且使用制度对其进行约束和规划，增强工作有序性，提升档案管理工作进程，为档案管理工作提供坚实的制度保障。

（二）创新管理方法，优化管理效果

首先，应当以高校继续教育的工作内容建立相应的网络平台，发挥互联网在信息整合和处理方面的优势地位，建立健全高校继续教育的专栏内容，分别展现继续教育群体自身成长与变化、继续教育产生的社会影响、继续教育对群众的帮助内容。提升工作人员对于档案管理的关注程度，引导其能够正确认识自身工作的社会效益和教育价值，进而主动投身于档案管理工作[4]。

其次，提升高校继续教育的社会影响力。可以建立微信公众号、微博等网络社交平台，提升档案管理与群众联系的紧密度，拓展档案管理的群众覆盖面积、增强档案管理的社会影响力。积极探索继续教育档案管理管理工作专门网站的建设，发挥互联网信息技术的优势，在专门继续教育档案管理工作网站上设置相应的管理栏，整合工作人员群体对继续教育档案管理资源的需求从不同的角度开展继续教育档案管理管理工作，争取能提高工作人员群体对继续教育档案管理资源的认知程度，能激发他们主动接受管理、积极使用继续教育档案管理资源的意识，为继续教育档案管理资源的合理化应用奠定基础。

最后，应当保证在档案管理的过程中能够具备专项管理人员进行管理工作，在网络背景下提升管理人员的信息化素养，能够在复杂的网络环境中进行信息整合和处理，展现高校继续教育工作的稳定性、专业性，向人民群众传递正能量信息，保证档案管理工作能够取得良好成果。高校对档案管理工作提高重视度，加大对工作人员的培训力度，把各项工作工作内容与工作职责的明确划分，使各工作人员都明确的工作目标，在自身的岗位工作中，能够有恪尽职守、认真负责的工作态度，为管理工作人员树立积极的思想与观念，提高对档案数字化工作的重视度。

（三）设计多元活动，彰显管理活力

首先，要将档案管理工作与社会教育、继续教育等与群众切實相关的问题联系在一起，为公众自身发展提供必要补充。

其次，将档案管理工作与社会大型活动进行融合，融入到社会文化建设过程中。在终身学习、终身教育的社会氛围中，继续教育社会地位不断提升，成为众多社会群体提升自身知识文化水平的重要契机。进而可在区域内高校校庆、“世界读书日”等特定节日中进行继续教育宣传，给予社会群体接触继续教育的机会，更能够推进继续教育社会发展进程。

（四）优化安全建设，建设管理机制

计算机技术的应用，解决了纸质文书档案不完善、不准确、占地空间大等问题，发而是对文书档案资料的电子储存，扩大文书档案资料的储存空间，并拓展更多的应用功能，从而提高文书档案管理工作质量。再与完善的文书档案管理体系的搭配应用，为文书档案资料提供了良好的安全保障，有效地避免文书档案资料丢失、损坏等问题[5]。在互联网不断发展的背景下，档案管理工作内部需求与外部环境均发生较大变化，尤其是在信息化、云计算等管理方式在社会上得到普及之后，传统档案管理形式已经难以满足社会需求和部门发展，并且高校继续教育档案管理工作与群众距离较远、社会影响力不足[2]。因此，应当全面分析当下档案管理工作面临的问题和局限，针对信息化背景制定有效的管理措施和形式，例如档案管理工作中现代化技术应用不足，那么则可以使用视频、音频、电子档案等形式开展档案管理工作，提升其发展综合性与有效性。

目前，在高校的档案数字化管理工作中的发展中，在文书资料资源开发方法还存在着相应的问题，针对此问题的解决，需要各部门的积极参与、配合，强化信息化系统。创建高校继续教育信息化档案管理机制，建设档案信息化平台，在区域内形成庞大的信息系统。高校档案管理人员、社会群体档案查阅过程中，可以在信息化系统中进行相应的操作，实现档案资料信息数据的共享。

在当下信息化背景下进行高校继续教育档案管理工作的创新发展，利用先进化管理手段、创新化管理形式保障我国档案管理工作稳步前进，创建高校继续教育制度稳定的发展平台，为我国档案管理工作构建更为广阔的发展平台。

参考文献

[1]陶锌其.议高等学历教育继续教育档案管理信息化建设[J].卷宗，2020（2）：105.

[2]王晓蕾.关于继续教育档案管理信息化建设的相关研究[J].办公室业务，2017（8）：90.

[3]谢书鹏.对继续教育档案管理信息化建设的相关探究[J].企业导报，2016（20）：43.

[4]农永英.医院继续医学教育档案管理的信息化发展探讨[J].办公室业务，2016（19）：24，39.

[5]栾健，孟莹，董国平.对继续教育管理信息化建设的相关探究[J].现代职业教育，2018（35）：294.