高校档案管理中信息资源共享模式的构建分析

张杰

摘 要：在高校档案管理中实行信息资源共享模式能大大提高工作效率，但在具体的工作过程中，需要很多人力，物力，财力甚至政策的有力支持才能实行，本文从构建高校档案管理信息资源共享模式的角度进行分析，为相关工作提供一定的参考借鉴。

关键词：高校;档案管理;信息资源共享

高校档案管理包括各种信息资源，有师生个人信息，研究成果信息和社会实践信息，都需要及时保存并以相应的方式进行使用，向工作人员提供大量的视频，图片和文本资料，以发挥文件管理的价值。

一、提升重视程度，完善顶层设计

随着信息资源共享模式的发展，高校档案管理需要完善的规划以确保管理水平的成熟和技术的完整性，避免在实际建设工作中受到技术水平的限制。每所大学都有自己的工作规划，所以要做好协调和管理工作，要与实际管理目标相适应，有关主管部门要做好专业信息资源共享和维护工作。为了动员各个方面的支持，目前，各个大学大多侧重于组织积极的宏观形象，努力建立高效的档案信息资源共享建设工作。

例如在对高校相关档案管理技术进行全面改革的过程中，应建立各种资源的专业查询服务，以了解框架的基础，逐步实现好资源共享平台的顶层设计目标，不断引入高校信息基础设施，加强安装管理程序。同一地区的高校通常在信息管理方面具有一定程度的独立性，并有属于本校的相关管理制度，对于管理所有权问题，有必要进行协调，制定出高校所认可的总体管理机制，并不断完善各个高校的管理制度。只有给信息共享平台的层次化设计做好铺垫工作，档案资源深度开发的完整性效率才能提升。在国家层面，政府和教育部门需要意识到大学信息资源共享模式的重要性，认识到它具有资源调节和节约的作用。因此，教育部门要提前制定更科学的高校信息资源共享模式建设规划，以便于高校更好地进行协调工作内容，及时解决管理建设过程中的困难。最后，高校要主动开展信息资源共享模式建设，从高校档案信息的实际情况出发，根据档案的存储和利用性能，全面建立信息档案的分级存储体系，设置科学合理的分级权限，为不同人群提供不同层次的档案公开权限。

二.注重档案管理上的投入

为了建立高效的文件管理信息资源共享模型，有必要积极投入相关的人力，物力，财力等，以使档案管理工作能顺利进行。数字校园和智能校园建设需要高质量的管理环境，必须集中精力为档案工作提供人才培训支持，加大资金投入和设备改进，以使硬件和软件条件能满足工作的实际需求，减少管理工作阻力并优化各项工作项目，及时配置并更新好软件和硬件设备。

例如高校在积极开展档案信息共享模式建设的过程中，需要制定相应管理制度和运行规则，全面控制档案信息的形成，收集，记录，整理和利用，有效提高整体管理水平。每个链接的文件都要有管理级别，能够为师生提供更加丰富的档案信息资源，同时也要向公众开放一部分资源，以有效提高整体服务效果。档案信息的存储、查询和整理是信息资源共享系统的重要组成部分。为了促进高校档案管理工作的顺利开展，需要一个严格的工作流程作为支撑。档案管理部门要重视信息化建设的宣传，转变管理人员对资源共享平台的认识，加大对平台建设的投入，同时要引进新的信息技术，更新软件程序及时改善档案工作环境。同时，信息资源平台需要持续开展后期维护工作，注重信息平台建设规划的实施和管理，并通过合理的宣传引导，改变基层人员的信息管理和服务理念，确保平台建设能有序进行，能深刻挖掘档案资源的潜在价值。

三.注重人才培养

要在高校档案管理中实行信息资源共享模式，建设过程和日常维护都需要人才的支持，所以要积极建立属于自己高校的专业工作团队，优化信息管理，对应的管理人员可以通过外部招聘来解决，也可以在本大学中培养专业对口人才，必须保证人才与技术的专业配套。对于现有的高校档案管理工作，有必要建立专业工作团队，与新入职的工作人员一起做好培训管理工作，跟上新时代的管理步伐，避免能力过时或退化。

例如高校在档案信息管理过程中，适当选择内部管理人才来提高档案管理质量。在实际就业过程中，高校应根据自身档案资源的发展制定出合理的选拔标准，同时，高校应建立系統的专业培训机制，邀请具有丰富信息档案管理经验的专家进行专题讲座，一起去探讨信息共享平台建设有效性的推进途径，互相交流档案人员的管理重点，以提高管理队伍的实践水平。

四、结论

高校档案管理需要一个严格的监督过程来实现信息资源共享模式，所以有必要从各个方面进行资源调动，以确保管理工作的有效性，要从各个方面争取政策支持和资源投入，使档案建设工作得到更好的物质条件支持，从而提高管理工作水平。

参考文献：

[1]解学香.高校档案管理中信息资源共享模式的构建途径[J].人力资源管理，2018（1）：207.

[2]赵旭.简析高校档案管理中信息资源共享模式的构建[J].办公室业务，2018（11）：47.