关于完善管理信息系统对企业财务人员影响的思考

吕欣荣

摘要：管理信息系统已经广泛应用于企业管理之中，给企业管理带来了优势和便利，但也产生了新的风险。本文从完善管理信息系统对提升企业财务人员工作效率的角度出发，对加强管理信息系统对企业财务人员产生的影响，做出了一些探讨。

关键词：管理信息系统;企业财务人员;优势和风险

引言

随着计算机技术的发展和管理信息系统不断地完善，各种管理软件地出现给企业的管理带来了新的视角。管理信息系统已经成为公司管理和发展不可或缺的工具。企业财务人员传统的管理方法已经逐渐被淘汰，如何有效地使用管理信息系统是企业财务人员需要思考的问题，这也给企业财务人员带来了新的机会和挑战。

一、管理信息系统的定义

管理信息系统在中国出现于20世纪70年代末80年代初，《中国企业管理百科全书》将其定义为：一个由人、计算机等组成的能进行信息的收集、传递、存储、加工、维护和使用的系统。管理信息系统能实测企业的各种运行情况，利用过去的数据预测未来，从企业全局出发辅助企业进行决策，利用信息控制企业的行为，帮助企业实现其规范化目标。

从其定义可以看出，管理信息系统是以数据信息为基础，以智能软件为导向，辅助企业管理者对企业进行规范化管理的工具。而现今的环境，大数据、智能化管理系统已经成为越来越多的大企业赖以生存和发展的重要手段。企业为加强内控管理和预防风险使用并完善管理信息系统已成为一种主流的趋势，而这种趋势也对企业财务人员提出了新的要求。

二、管理信息系统的分类

广义的管理信息系统主要分为六类：管理支持系统（ESS Executive Support System）、决策支持系统（DSS Decision Support System）、管理情报系统（MIS

Management Information System）、办公自

动化系统（OAS Office Automation System）、知识工作系统（KWS Knowledge Worker System）以及事务处理系统（TPS Trans-action Processing System）。

这六类管理信息系统功能各不相同，对应的使用人群也不尽相同。ESS主要为公司的长期战略提供信息支持，主要的使用人群为公司的战略决策层。DSS和MIS为公司管理层提供运营管理决策支持。KWS支持知识级的工作，主要为公司的专业人员的开发和研究工作提供服务。TPS支持公司操作级的工作，主要为业务人员使用处理日常业务中产生的数据。OAS主要用于公司的日常的全员办公。

三、完善管理信息系统能提升企业财务人员的工作效率

（一）管理信息系统将企业的各个重要环节整合在一起

管理信息系统主要功能是将市场销售管理、生产管理、后勤管理、人力资源管理、财务会计管理、信息处理和高层管理人员决策七个重要部分整合在了一起。通过加强企业业务流程的管理，提高企业的整体运作效率，创造其独特的竞争优势。通过管理信息系统，企业财务人员不仅能快速了解业务的进展情况，而且能和办理业务的其他部门行程良好的关联合作。之前需要企业各个部门沟通和递送单据后才能进行的账务处理通过管理信息系统能实现自动化和时效性，这样大大提高的财务数据准确性和账务处理的效率。

（二）管理信息系统减少了人工处理财务数据的工作量和错误率

一个企业随着业务的发展和规模的不断扩大，各种业务数据会迅速地增加。而这些数据中增加最快的要数财务数据。在公司的发展的初级阶段，处理财务数据量的增加尚且可以通过增加财务人员来满足。然而，当公司财务数据量的增加速度远远大于财务人员增加的速度时就需要管理信息系统的支持。管理信息系统能通过自动计算、自动提取数据的方式减少企业财务人员人工处理财务数据的工作量。通过信息管理系统，财务人员不必再人工汇总和计算大量的財务数据，并且通过管理信息系统强大的数据处理能力，能大大减少人工计算财务数据时出现的错误，增加财务数据的准确性。管理信息系统对财务数据的存储和分析能力也能满足财务管理人员对于不同口径的财务数据的需求，减少财务人员大量的重复性工作和数据错误。

（三）完善的管理信息系统能规范流程的运作，保证财务数据的准确性

完善的管理信息系统使得流程中每个环节的数据和处理结果都存储在系统的数据库中。管理信息系统会记录整个流程中任何不规范的行为，为财务人员发现违规业务和控制财务风险提供了依据。同时，系统的强制性也迫使员工必须按照规定的流程操作，降低了随意更改数据的风险。例如：管理信息系统在销售环节对赊销额度有强制性的流程管理，当对客户销售订单的赊销额度高于信用管理人员所设定的额度时，需要提交给级别更高的相关人员审批，审批通过后销售订单后才能进行到下一个环节，否则系统内订单始终无法生成货物的出库单，以避免未审核的信用风险导致应收账款无法收回的情况。管理信息系统设置的规范性流程为企业财务人员识别违规操作提供了指引，保证业务的真实性和财务数据的准确性。

四、企业财务人员需要关注的管理信息系统相关风险

（一）人为设置的管理信息系统权限是否合理

管理信息系统的权限由管理员人为设置，而人为设置的权限是否合理和有效是财务人员应该关注的问题。财务部门关于职责分离的原则要求职能不同的财务人员应该拥有不同的权限。有效的权限设置能防止违规操作的情况发生。例如在赊销和预付款额度的审批权限设置是否合理就与企业应收账款和预付账款的坏账率息息相关。若赊销和预付款额度的设置和审批为同一个财务人员，一旦发生舞弊行为或数据设置错误，则容易导致企业坏账率的上升。并且这种财务人员的权限设置不合理导致的数据错误和舞弊行为不易被发现。因此，对于权限设置不合理的地方，企业财务人员应该重点关注是否有上述问题出现。若财务人员发现因权限设置不合理而导致的舞弊行为，则应对财务数据的真实性和准确性进行审查。