简述人口与计划生育档案规范化管理途径

2020-12-19雷晓云河北省晋州市妇幼保健院计划生育服务中心

品牌研究 2020年29期

文/雷晓云（河北省晋州市妇幼保健院计划生育服务中心）

人口与计划生育工作一直是我国人口学关注的重点。我国开展对人口与计划生育工作的研究已经持续了三十多年，在这期间，人口与计划生育工作环节越发完善，各个流程之间的衔接也更加得当，推动了我国社会经济的进一步发展。

一、人口与计划生育档案管理存在的主要问题

（一）档案管理人员流动性大，综合素质不高

我国人口与计划生育档案管理人员流动性较大，综合素质普遍不高，对档案规范化管理来说是一大阻碍。参与人口与计划生育档案管理的人员没有意识到自身工作的重要性，工作人员责任划定不明确，很多都是计生干部兼职或者挂职，人员变动较大，人浮于事的情况较为多见。一旦人员流动档案交接不完全，容易出现档案资料丢失等问题。

（二）档案管理缺少科学性

现阶段我国人口与计划生育档案管理不够科学是普遍存在的问题。多数地方的人口与计划生育档案管理依然是纸质管理模式。长期封闭式管理下档案资料较多，内容较为复杂，缺失科学性管理方法，直接降低了档案管理效率。此外，人口与计划生育档案管理制度不完善，没有设定统一性的管理要求，档案管理和监督形式化主义较为严重，难以凸显出档案管理工作的实效性[1-2]。

二、加强对人口与计划生育方案规范化管理的措施分析

（一）明确人口与计划生育档案管理内容

参与人口与计划生育档案管理的工作人员需要全面熟悉自身工作内容。各地区人口与计划生育工作主要包括的档案资料有人口与计划生育目标管理责任书、考核材料、新闻报道、人口与计划生育工作会议材料、计划生育队伍建设材料、独生子女父母光荣证、计划生育协会建设、生育关怀以及科学育儿等各方面的内容。各级政府单位需要确保人口与计划生育档案资料的安全性，以此开展好档案资料的收集和整理工作。

（二）制定并完善人口与计划生育档案管理制度

完善的人口与计划生育档案管理制度可提高档案利用率。在管理制度的约束下人口与计划生育档案管理人员可以按照相关流程办事，极大提高了档案管理的规范化水平。人口与计划生育工作中形成的档案资料，档案管理人员需要将其进行分类，将相似或者相近的档案资料整理在一起，分门别类进行保管。再者档案管理人员还需要有序排列好文件盒材料，排列期间要参考时间、事件、问题、级别以及责任人等各项因素。资料立档之后需要将档案编目编写好，并设置相应的封面。工作人员要定期更新人口与计划生育档案资料，做好定期的删除、清理和移交工作，确保档案资料的真实性和完整性。

（三）详细普查案卷

计生档案清查间隔时间较长，档案资料保管存在诸多不完善，期间很多档案存在多次重复、考察价值不高的问题。因此人口与计划生育档案管理人员需要借助计算机定期清除并删除没有利用价值的档案资料，避免重复档案和利用率不高的档案出现，由此提高档案管理的规范性。分类管理案卷，促使案卷管理更加合理化，在重组案卷时需要将关联性文件资料组合在一起，方便后续的查找和利用，提高档案管理工作效率。档案管理人员需要对计生档案文件名称严格审查，杜绝文件名一样的情况出现，以便影响后续档案检索效率和准确度，进一步提高我国人口和计划生育档案规范化和标准化管理水平。

（四）借助现代化档案管理技术

规范化落实人口与计划生育档案管理离不开现代化的信息设备。我国人口与计划生育主管部门需要积极引进数字化和信息化技术，构建信息化档案管理模式。工作人员借助计算机技术处理人口与计划生育档案资料工作效率会明显提高。人口与计划生育主管部门可以根据档案资料的价值大小、开放程度以及利用率等进行排序，选出优先整理并录入的档案资料，将档案资料分门别类录入到数字化的档案管理系统中，由此不断提高我国人口与计划生育档案管理的信息化水平。

（五）努力提高档案管理人员综合素质

参与人口与计划生育档案管理的人员需要具备较好的职业素养和业务能力，将档案管理理论知识具体落实到人口与计划生育档案管理实处，构建起理论与实践之间的联系。人口与计划生育主管部门要加强对档案管理人员的专业化培养，积极引进高素质的档案管理人才，普及对档案管理人员的信息化教育，确保每位档案管理人员熟练操作现代化办公软件和办公设备。同时要组织人口与计划生育档案管理人员参加专业技能考试，确保工作人员具备上岗资格[3]。