基层农机档案管理问题及其对策浅析

白雷雨

（大同市农业机械化生态项目实验管理站，山西 大同 037000）

随着社会和经济的发展，我国农业机械化的前进步伐也在不断加快，极大地提高了农业生产的效率，农机信息也越来越重要。农机档案是对农业机械相关工作的记录，包括文字、图像、声音及其他多种形式，主要包括农机监理档案、农机监督档案、农机购置补贴档案等，对于农机日常管理工作具有重要的作用。农机档案管理是农机安全管理工作的重要组成部分，提高农机档案管理的规范化、信息化对保存农机数据、提高农机工作效率，全面体现我国农机发展情况，制定农机发展规划等诸多方面都具有不可忽视的作用。

随着国家对农业生产的重视及科学技术的发展，对农机档案管理提出了新的要求。我国农机化工作较国外而言起步较晚，尽管农机档案管理工作取得了一定的成绩，但仍然存在着许多不足，基层农机档案管理工作更是存在着很多问题，这些问题如果不能得到及时的解决，将对农机部门工作的开展以及农业机械化发展的大局都造成影响。因此，提高农机档案管理水平、规范农机档案管理工作迫在眉睫。

1 基层农机档案管理工作中存在的问题

1.1 基层部门对农机档案管理工作不够重视

在农机档案管理方面，国家制定了明确的规章制度，新时期下，也提出了新的要求。但在实际工作中，基层职能部门并没有充分意识到此项工作的重要性，认为农机档案可有可无、无关紧要，认为只要抓好农业机械具体工作，满足农民对农业机械的需求就可以了，进而没有依据政策做好本职工作。然而，农机档案管理工作是农业现代化发展的有力支撑，是制定农机政策时可参考的有利依据。忽视对农机档案的管理，短期可能觉得没有什么影响，但是长期来看，其无法及时提供有关农机档案的高价值信息，进而成为农机部门工作开展的阻碍。

基层职能部门忽视农机档案管理工作的具体表现有：对档案室工作设备投入不足，没有建立符合档案储存条件的办公室；档案管理制度不健全、日常管理不规范；没有专门的档案管理人员等。这些问题都严重影响了档案管理的质量。

1.2 农机档案管理信息化水平程度较低

在科技发展日新月异的今天，信息技术已经融入到人们生活的方方面面。同样，农业的发展也离不开信息技术的支撑。由于农机档案具有形式多样、信息量大、内容复杂等特点，利用信息技术进行农机档案管理有利于扩展服务功能，使保存的农机信息更加精准、全面、实现不同区域间的资源共享；有利于减少纸质档案资料的空间占用，将文字、图像、声音等转化为数字信息，进而提升农机档案数据的储存量；有利于提高农机档案的抗风险能力，有效地解决了传统纸质档案储藏条件要求较高，抵抗潮湿、火灾等自然灾害的能力弱的问题，也防止了纸质档案在转移过程中出现磨损现象的发生。这些都促进了农机档案管理效率的有力提升。然而，由于不同区域间的经济水平差异较大，农机档案信息化管理程度也存在着一定的差距，尤其是基层的农机管理工作，由于客观、主观等多方面的限制，使得信息化管理发展不足。

1.3 农机档案管理人员水平不足

由于基层职能部门对农机档案管理工作的不重视，基层档案管理人才严重缺乏。现有管理人员大都年龄偏大、责任心不强、管理能力较弱；在进行农机档案管理工作时不积极、不热情、不主动学习农机档案管理新知识、新技能；且现有管理人员大都并不是专门负责农机档案管理工作，往往身兼数职，无法将全部精力放在农机档案管理上面，进而严重影响了农机档案管理工作的专业化和规范化。另外，在上文中也提到，对农机档案进行信息化管理是目前着力发展的方向，但是由于基层管理人员的专业基础较差，年龄偏高，无法快速学习、应用信息技术，严重影响了农机档案管理工作的发展。因此，相关部门必须及时调整农机档案管理人员结构，提高其职业素养，跟上档案管理整体发展的步伐，只有这样才能保证农机档案管理工作效率的提升。

1.4 农机档案管理资金投入不足

基层职能部门财政资金有限，加上对农机档案管理工作的重视力度较弱，基层部门档案管理工作资金投入严重不足，所需设施不完善，这严重阻碍了农机档案管理水平的提高以及信息化发展趋势。

2 提高农机档案管理水平的措施

2.1 建设完善的农机档案管理制度

基层职能部门首先要加大对农机档案管理工作的重视程度，将农机档案管理放在与农业机械化工作同等重要的位置上，跟进工作进程，委任专门的人员负责档案管理工作并分配人员进行监督。其次，为了保证农机档案管理工作的有效性，农机部门领导要根据本地实际情况制定完善的管理制度，规范相关人员的管理工作，使其在工作过程中能够按照规定进行，从而避免工作的随意性，减少工作的出错率。最后，要完善农机档案的日常管理工作。如：加强档案建设。进行档案归档时，要严格遵循相关规章步骤进行，详细检查档案是否满足收集要求；定期对已经归档的农机档案进行检查，退回不满足规定的档案；规范农机档案的保管工作程序，规定保管环境要求；明确各方责任，落实责任制；定期组织会议，提高管理人员的觉悟和工作积极性等。只有这样才能保证农机档案管理工作的科学性、全面性以及高效性。

2.2 加强工作人员的专业化培养与农机档案管理人才的引进

农机档案管理工作的有效开展离不开专业的管理人员、计算机人员和农机技术人员之间的良好配合，离不开高素质人才的支撑。为此，农机档案管理人员的选用要考虑多个方面，不仅要具有一定的管理能力，还要了解计算机技术和农机技术。因此，农机部门要聘用高素质、全面型人才负责具体的档案管理工作。

针对没有专业档案管理人员的现象，农机部门领导应该委派专业的农机档案管理人员开展培训课堂，对现有的管理人员进行培训，端正其工作态度、教授其先进的专业技能、提高其管理能力，在日常的管理实践中提升工作水平。同时还要帮助管理人员掌握先进的信息技术，促进基层农机档案的信息化管理工作有效开展。

另外，为了避免部分管理人员在实际工作中责任心不强，不按照相关规章制度完成工作，还要制定具体的奖惩制度，定期对农机档案管理人员进行考核。如：定期检查基层农机档案的记录、保管工作，及时指出其中存在的问题并督促其改正。

2.3 增加资金投入，改善农机档案的管理环境

农机档案的保管是农机档案管理工作的重要一部分，因此，农机部门领导要注重改善农机档案的保管条件。农机档案的保管工作要求细致，需要具备完善的配套设施，如：档案保管办公室、档案柜、档案盒以及档案管理信息化所需的计算机、系统软件等设施。防止因为不良的保管环境，而导致档案资料受到损害；同时要加快基层农机档案管理信息化的发展，购买先进的管理系统软件，及时更新系统软件参数、定期检查系统软件的安全性和可靠性。

但是，由于基层农机部门财政资金有限，在农机档案管理信息化建设方面，容易出现“心有余而力不足”的现象。因此，农机管理部门应主动向上级主管部门说明农机档案管理的重要性，争取更多资金支持，并寻求多种方式来拓宽资金的引进渠道，从而提升管理设施建设水平，实现农机档案管理工作的快速发展。

3 结语

长期以来，我国都十分重视农业现代化的发展，并将切实推进农机社会化服务放在极其重要的位置上。因此，农机档案管理工作也越发重要。虽然基层农机档案管理工作取得了一定的成果，但是仍然存在着很多问题。作为农机档案管理人员，要提高责任意识，主动学习先进管理方法，为农机部门及用户提供更好的信息和服务。相信在农机部门领导的重视和大力推动下，基层农机档案管理工作一定会不断向前稳步发展，为农业现代化进程提供强大的助力。