浅析大数据条件下档案工作面临的机遇与挑战

李进元

摘要：大数据背景下，城市生活质量以及方式等均发生了巨大改变，而这同时也为各个行业的发展带来了新的机遇。传统形式档案管理工作往往需要耗费大量的人力以及物力资源，效率也不高。而引入大数据技术之后，势必大大提升了档案工作质量和效率，为档案管理提供了新的发展思路和方向。

关键词：大数据;档案管理;机遇挑战

引言

一般将一段时间中无法基于有效软件应用开展信息捕获以及管控的措施即为大数据[1]。借助大数据技术的前沿技术理念可以对整个数据信息系统等开展全面性的高效化的管理。大数据存在有着必然性，其是目前较为前沿的计算机技术之一，是互联网技术、信息化技术等的共同影响成果[2]。现阶段，大数据技术已然存在于各个方面、各个行业之中，是现代社会的重要组成一部分[3]。总而言之，大数据背景下，各个传统行业较之前均有了显著的变动，要想有效适应该方面的变动，则需要进一步转变传统思维模式，继而以更为全新的理念以及角度对此类变化进行评估研究[4]。

一、大数据环境下档案管理机遇

大数据背景下，现代互联网技术、信息技术等已然实现了高度发展，而这也为当下档案管理工作创造了巨大契机，激活了档案管理质量。第一，大数据背景下应当充分探索档案管理潜能，近些年各企业也进一步加强了对于档案方面的数字化管理，对传统纸质形式文件进一步转变为电子式文件。这些电子文件汇总最终实现了海量数据集合。利用大数据技术对此类信息等进行高度的调整与挖掘，有效提升对数据信息等的利用率;此外，大数据背景下也有助于档案信息等的高度共享，利用大数据技术可以推动档案部门之间的数据交互，建立起在线数据信息共享平台，切实提升档案的共享效率。最后，基于互联网以及移动互联的便利性，可以创新性的为用户提供远程服务，而不再拘泥于传统形式的窗口服务机制。利用大数据技术也可以更为客观全面的分析用户，从而为其匹配更为精准的档案服务，提升个性化服务质量。

二、大数据环境下档案管理挑战

大数据背景下推动档案管理形式改革。一般而言，档案管理主要包含三个层面，即数据资料搜集、整理以及运用。传统的档案管理背景下，数据信息等交由各个部门负责，基于人工方式进行搜集，同时文件的运用也为典型的被动形式。但在大数据环境下，此类方式显然过于臃肿，与当前快速发展社会相违背。对此，档案有关部门不单单需要完成有关信息资料移交，同时还应当完善电子文档的规整，借助计算机技术支持以及专业应用的整合处理，彻底发挥其价值。而在这整个的管理机制改革过程中，对于从业人员也提出了一定的诉求，需要其兼具更为前沿以及有效的信息技术操作能力。此外，随着档案数据体量越来越大，对于数据档案的有效处理也是目前考量的重点。加上档案安全问题等等，均给当下档案管理工作提出了诸多挑战。

三、大数据环境下档案管理策略

1.加强数据库开发深度

大數据背景下，无疑对于档案数据的存储有了更高的诉求，对此档案机构等应当进一步重视对于相关数据库的开发深度。大数据环境下数据内容相对复杂，传统行业在实现现代化发展过程中存在诸多问题。故而，档案部门等应当和专业的数据服务企业进行写作，在其完善的技术支撑下完成档案数据的建立。档案部门需要就库存的纸质形式的档案资料进一步的凝练，并转化为数字式的形式，完成电子化信息处理，随后交由数据服务企业完成信息的二次处理，对各个关联性数据进行高度整合并建立起对应的数据库。档案数据库设计期间，档案管理部门应当和数据服务企业保持高度的联系，确保数据安全性以及服务完善性。完成数据库建设滞后，需要及时进行公布，并提升档案资源共享性与利用率。后期还需要关注档案数据的维护投入，以维持其长期健康稳定工作。

2.强调规范化建设

基于大数据技术就档案资料开发期间，务必建立起高度可靠的数据规范机制，确保数字资源等的高度统一，推动档案信息资料等合理利用。有关工作进行过程中，可以借鉴行业以及国内外有关标准体制，完善档案管理相关规范，对数据格式以及信息交互进行高度整合以及规范化处理，避免存在信息孤岛等情况。

3.提升档案管理安全保护力度

对于档案管理部门等应当尤其重视大数据背景下信息安全方面管控，针对部分机密性的资料和文件等应当进行严格管控并规避其流传至网上，基于物理隔绝的方式切实保障机理资料安全性，此外对于关键资料还需要配置必要的物理保密设备进行防护。另外，需要进一步加强对于计算机密码、口令等的授权管控，对于不同形式的用户对应性的配置不同的权限等级，使其可以在特定的权限范围内合理的使用档案资料。对于档案部门还应当建立完善应急措施，一旦出现系统安全等方面问题，则可以立即激活对应的系统预案，从而确保数据资料安全以及保密性。例如部分数据资料等可以备份至云端或者异地存储等等。

四、结束语

大数据时代的到来，不单单为档案管理工作创造了机遇，指明了发展方向，同时也为档案管理带来诸多挑战。对此相关部门应当高度重视大数据时代所带来的的变革以及社会发展潮流趋势，及时对档案管理工作进行适应性调整，以更为积极的姿态拥抱大数据技术，加强以大数据为基础的档案管理工作高效应用与安全防护等各个方面建设。切实推动档案管理工作的可持续健康发展。

参考文献：

[1]房荣军. 大数据条件下高校档案工作发展的对策[J]. 佳木斯职业学院学报， 2016， 000（003）：P.475-，477.

[2]张伟城. 大数据时代下机关事业单位人事档案管理面临的困境及出路探索[J]. 兰台内外， 2020（28）：67-68.

[3]安小米， 宋懿， 马广惠，等. 大数据时代数字档案资源整合与服务的机遇与挑战[J]. 档案学通讯， 2017：57-62.

[4]王境芳. 大数据时代背景下档案管理工作面临的挑战及应对[J]. 中国高新区， 2019， 000（014）：213-214.