大数据背景下企业档案管理创新与优化策略分析

郭秀丽

摘要：企业经济活动的频繁增加，内部档案资料也越积越多，在传统档案管理模式，档案人员面临着巨大的工作压力，也无法让各种档案资料得到有效存储，影响了档案价值的发挥。进入大数据时代后，企业要实行档案信息化管理方式，保证档案管理工作效率，也能够为档案查询与利用奠定良好基础。本文将简述大数据技术在企业档案管理中的作用，并提出了企业档案管理创新与优化策略。

关键词：大数据;企业档案管理;创新

大数据的发展为企业档案管理带来了新的机遇，也能保证档案管理更加高效进行，为档案利用者提供了便利。因此企业要充分认识到大数据的优势，在档案收集、整理、加工、处理、保存、查询和利用等环节都实现信息化。这需要企业为大数据的应用创造条件，将所需的现代化设施设备配置齐全，并建立起完善的规章制度，提升档案服务水平，这些都是企业需要尽快解决的内容。

一、大数据技术在企业档案管理中作用

大数据技术主要特点是可以高效处理海量数据，而企业的发展中每天都会形成大量数据，通过对大数据的应用，能够保证档案管理工作效率。与传统纸质档案管理方法相比，大数据背景下企业通过打造档案信息数据库，有利于各种档案得到妥善存储，并为档案整理、加工、检索与利用奠定良好基础。在大数据支持下，企业档案的价值将得到进一步体现，为生产、经营和管理等环节提供相关数据与信息支持。基于此企业必须重视大数据的优势，在档案管理方式与内容上进行创新，保证档案管理更加高效，也为自身长远发展奠定基础。

二、大数据时代企业档案管理创新与优化策略

（一）创新企业档案工作机制

第一，对档案工作机制进行优化。档案管理部门要注重对大数据技术的应用，主动与企业其他生产、业务等部门加强联合，通过建立完善的工作机制，将各部门具体职责确定下来，在档案工作中做到统筹规划与协调配合[1]。第二，企业要优化规章制度，对具体的标准与规范进行确定。通过创新信息化档案处理方法，加大数据技术应用力度，妥善管理电子文件，保证数据归档更加规范化与标准化，保证企业档案数据长期的可读性与有效性。第三，加快数字档案室建设步伐，让企业生产、业务和科研等档案信息得到长久保存，让企业经营管理中形成的档案数据得到高效管理与便捷利用。

（二）明确档案信息化管理规范

形成企业档案管理标准规范，能够保证电子档案更加安全与可靠，对此要采取以下措施：第一，将电子档案格式、传递方式和保存路径统一下来。企业生产、业务等部门在将各自档案传递给档案部门时，若是未能统一档案格式、传递方式与保存路径，将容易出现档案漏收、重收等问题，不仅增加了档案工作量，也很难提高档案管理质量与效率。第二，健全电子档案编码制度。企业通过对文件信息收发记录单的编制，将各部门的电子资料往来详细记录下来，为企业档案查询与利用奠定良好基础，也保证对企业档案的快速、精准定位。第三，优化企业档案收发机制与流程。在传递电子档案的过程中，由于对收件部门是否接收文件判别不准确，因此档案管理人员需要频繁与收件部门联系，而在大数据技术应用中，接收方获得资料后能够第一时间向发件部门反馈相关信息，避免出现上述问题。

（三）建设档案信息数据共享平台

企业要注重共享档案信息数据，保持传递渠道的畅通性，及时向生产业务部门传递相关类型的档案。档案共享不能受到档案信息数据载体等限制，在大数据等技术支持下，形成档案信息数据共享平台，这是共享企业档案的有效手段。一方面，要发挥计算机检索的作用。档案利用者结合自身需求，在登录系统后能够自助查询所需档案材料。另一方面，提供在线咨询互动服务。企业要设置档案利用者论坛、留言板、电子邮件等，在即时互动作用下，采取电子邮件、留言信箱、在线服务等方式，确保交流的有效性，保证满足档案利用者的实际需求。唯有如此，档案才能在企业内部共享，将档案价值真正体现出来，推动企业的经营与发展。

（四）落實安全防护制度

在大数据时代下，虽然为企业档案管理带来了方便，但是也由此引发了很多安全隐患。这要求企业将档案安全防护制度落到实处，在档案信息化建设中纳入系统安全管理内容，在资金、技术和管理等方面给予保障。人对企业档案信息化建设效果起着决定性影响，为做好档案保密工作，减少安全风险，企业需要让数字化生产设备在局域网环境中运行[2]。企业要加大对档案人员的监督力度，严格实行生产设备与责任人对应绑定的措施，对知悉范围进行有效控制。企业打造档案数字管理系统时，应该实行信息库备份、密级设置、客户权限控制等措施，达到控制应用范围的目的。同时企业要借助数据加密、数字签名、防火墙和入侵检测等技术，防止病毒与黑客的入侵，让档案始终处于安全管理状态。

三、结语

总之，大数据环境下为企业档案管理带来了全新考验，通过打造先进的档案信息化系统，能够让电子档案更具安全性与实用性，让各项电子档案数据得到高效利用，企业竞争力也将显著提升。为了体现出大数据技术在档案管理方面的优势，企业需要在管理制度上进行创新，在资金上提供保障，并培养大数据技术人才，才能提升档案管理质量与效率，为企业的经营与发展作出贡献。

参考文献：

[1]龚丽萍.基于大数据时代的企业档案管理研究[J].企业改革与管理，2020（16）：48-49.

[2]陈松梅.大数据背景下的企业档案信息化研究[J].办公室业务，2020（14）：88-89.