电子档案管理在退役军人档案管理中的运用研究

刘颖

摘要：退役军人档案管理是重要的服务，需要对档案管理工作进行优化，提升档案管理的信息化能力。本文主要分析电子档案管理在退伍军人档案管理中的作用，对档案管理安全性与管理服务水平进行说明，并且重点研究了信息化时代背景下退役军人档案管理优化对策，以期实现精准服务，提升档案管理效率。

关键词：电子档案;退役军人;档案管理

前言：

党的十九大后，国家组织成立了退役军人事务部，对军人退役管理工作提高了重视力度。档案管理一直以来都是退役军人管理的重要内容，应对档案管理工作进行细化，加强电子档案管理服务水平，为退役军人各项工作提供帮助，相关人员应认识到电子档案信息化管理的重要性，对档案管理工作进行有序部署。

一、电子档案管理在退伍军人档案管理中作用

（一）档案管理更加安全

传统纸质档案管理工作，容易发生档案遗失和泄漏风险，不利于退役军人档案信息安全性。随着信息技术发展，电子档案出现，对传统档案管理工作形式进行完善。退役军人离开部队后，会发生工作变更，倘若对档案管理未能提高重视，会增加档案信息不完整几率，影响退伍军人正常生产与生活。

电子档案具有便利、高效的特点，应对电子档案形式进行应用，改善以往单一档案管理存在的风险问题，使得信息化时代退役军人档案管理更加安全可靠。实践中，应对档案管理技术进行升级，注重网络运行安全性，对电子档案进行内网建设，促使电子档案在独立的网络结构中运行，防止发生档案管理风险。

（二）档案服务水平提高

使用电子档案管理模式有效提升了档案服务水平。实践表明，将信息化技术与档案管理工作有机结合，有利于提高档案整理和数据分析效率。相关人员对退役军人档案进行了信息库建设，增加对档案提取、分析和整理效率，档案管理内容将更加高效合理。信息化档案管理是发展趋势，对提升退役军人社会服务能力产生深远影响[1]。

实践中，以大数据技术在档案管理中的应用为例，基于数据分析、发掘能力，可快速实现对档案内容筛选，选择与岗位适配的工作人员，提升档案应用效率。同时在退役军人档案的跨区域管理中，可实现档案信息异地传输，能够及时全面了解退役军人档案信息，有效提升档案服务水平。

二、档案管理中存在的主要问题

首先，档案管理人员是主体，管理人员自身素质和专业技术能力是影响档案管理效率的重要因素，应对此提高重视力度。实践管理中，对档案管理人员的业务能力进行调查，发现部分人员对信息化档案应用方式不够了解，自身档案管理技术落后，先进意识和管理理念不足，对相关人员进行培训是解决问题的重要途径。

其次，在档案管理中，缺乏先进设备和服务设施，档案管理方式落后问题也经常出现。随着信息技术发展，各行各业均进行了管理模式调整，“互联网+”概念深入人心，为全面提升档案管理能力，对信息化档案管理工作进行完善，注重分析目前影响电子档案建设的主要问题。例如，某档案管理机构在电子档案管理方面，存在管理软件升级落后，影响档案安全性。并且档案信息数据库与管理平台未能实现有效兼容，影响电子档案的合理筛选、应用和储存。

最后，档案管理与组织形式问题，目前退役军人档案管理工作存在不足，尤其是档案丢失和遗漏问题，影响退役军人社保缴纳工作，为进一步完善档案管理能力，对电子档案进行应用，需要强化档案管理工作技术，科学分析目前存在的档案管理问题。新阶段，在档案管理中，分级、分项和统一管理理念落实不到位，档案管理人员责任意识不强，需要对相关问题提高重视力度。

三、信息时代退役军人档案管理优化对策分析

（一）加强档案管理人员培训

鉴于退伍军人档案管理的重要性，应加强管理人员培训，对其专业能力和综合素质进行严格训练。首先，对档案管理人员进行法律意识培训，在《档案管理法》和《退役义务兵安置条例》等法律制度要求下，对档案管理工作进行優化，加强电子档案管理工作建设，使得档案管理朝向信息化和现代化方向发展[2]。

其次，在技能培训中，档案管理人员应具备一定的计算机操作能力，注重使用先进技术对档案进行分类和管理，并且具有数据分析和基本资料录入、整理能力。人员培训中，应将培训重点放在管理人员实践技能方面，对管理人员进行技能检测，发现不足及时培训，防止档案管理工作滞后问题出现。

最后，善于提升档案管理人员的规范化管理能力，在电子档案的使用中，应注重安全性与规范性。例如，在某档案管理机构，使用信息化网络技术，对档案管理工作形式进行优化，并且对军人服役期间的保险事宜、身体状况和精神面貌等数据进行统计分析，使用计算机档案管理后台应用程序，升级档案信息录入与管理形式。

同时，档案管理人员也需要开展组织交流，对档案管理经验与技术进行分享，发现工作中存在的实际问题，并且制定合适方案进行解决，在分享交流中不断提升自身档案管理技术能力。通过接受培训与自我学习的方式，档案管理水平获得显著提升，有利于推动新时期档案管理信息化进程。档案管理人员应具备责任意识，对电子档案应用与管理中存在的主要问题进行分析，并且对档案管理技术进行优化，推动档案管理朝向现代化方向发展。

（二）完善档案信息化设施

档案管理中，为提升档案管理效率，应善于对目前档案管理技术进行升级，完善档案管理设备与基础设施，促使退役军人档案管理工作有序开展。基础设施建设是档案成功管理的基础，应明确档案管理工作的重要意义，对档案管理内容和形式进行调整，发挥电子档案管理优势。

具体工作中，应做到以下几点：一是对硬件设备进行维护，定期更新档案管理设备，当计算机出现硬件问题，应及时更换，聘请专业人员开展维修。二是，重视软件系统升级，电子档案管理中，软件技术应用是核心，应注重对软件更新，防止病毒入侵，使得档案管理更加安全可靠。最后，是对管理过程的安全建设。例如，档案管理室采取门禁管理，对进入人员进行严格审核，同时，对档案管理进行强化，加强精细化管理理念在电子档案管理中的应用，为退役军人档案管理提供技术支持。

相关部门应加大对档案管理的资金与技术投入，注重升级现有档案管理设备，使得档案管理效率获得提升。同时在档案管理中，应注重构建数据库，对退役军人档案进行集中管理，并且重视档案信息筛查工作。具体工作中，应构建完善的档案信息沟通机制，对退役军人档案接收、查阅、传递和保管工作进行严格要求，落实责任制，规范管理内容，降低档案管理风险发生几率。

（三）构建退役军人数字资源库

电子档案管理对信息技术要求较高，因此，档案管理形式需要进一步优化。鉴于信息技术的发展，对军人档案管理方式进行升级，构建了退役军人数字资源库。实践管理过程中，应认识到档案管理重要性，对电子档案进行合理应用，使得档案管理模式朝向现代化反向发展。管理中，相关人员应在《退役义务兵安置条例》和《档案法》的基础上，对数字资源库建设内容进行规范，并且注重利用先进的网络技术，加强档案接收、管理和储存。

电子档案管理中，需要通过退役军人数据库完善档案信息分析流程，对档案进行实时跟踪，提高管理能力，防止档案信息出现丢失风险。退役军人电子档案构建中，应发掘档案信息价值，对档案进行合理细分，为档案检索和筛选提供便利。例如，根据退役军人的军种、职级、专业和求职意向等内容，对档案信息数据进行细分，促使档案管理规范化。

实践表明，只有对电子档案进行精细化管理，明确细分基础，才能有效提升档案信息使用效率，为退役军人提供更加优质和全面的档案服务。为发挥信息技术在退役军人档案管理中的应用价值，档案管理人员应不断强化自身专业技能，对档案管理能力进行提升。在档案数字资源库的构建中，应做好工作人员行为规范，在实践管理中，不断锻炼职业素养，提高档案检测、录入水平，并且关注退役军人遗失档案的溯源和查找，通过信息化技术，对档案管理形式进行优化，逐渐扩大退役军人档案接收范围。

（四）分类保存统一管理制度

為保证档案管理的完整性，提升电子档案管理价值，对档案资料的接收与管理进行严格规范，制定了分类保存、统一管理制度。实践管理中，针对档案管理出现的不完整情况，应及时联系到档案资料本人或单位，对其进行资料补齐操作，使得档案管理工作更加精准可靠。针对特殊类型的档案应加强管理，坚持分类保管原则，例如退役军人的党团志愿书、伤残资料等等。统一分类管理是档案管理的重要原则，管理人员应加强方案组织管理能力，使得电子档案管理工作更加高效，与新时期档案管理实际要求相一致。

例如，在某档案管理部门，开展的退役军人档案资料管理中，按照时间、类别对电子档案进行了分类，使得档案分类合理，为军人提供了优质的档案管理服务。同时，在退役军人的档案目标编写中，根据相关制度与工作计划，进行统一编号、封面，并且对出现破损的方案进行及时整理完善，强化分类管理能力，使得后期查询、调档工作更加便利[3]。

为确保电子档案管理流程规范，对档案进行了信息化建设，明确档案管理主要内容和工作流程，对管理人员进行了考评。鉴于退役军人电子档案管理内容较为复杂，需要不断加强技术应用，注重管理方式更新，利用信息化手段，对目前电子档案模式进行推广和应用，使得档案内容完整、真实，为退役军人就业、社保缴纳和其他个人业务开展提供便利条件。全面深化改革的过程中，档案管理人员应注重更新理念、创新技术、完善档案管理制度体系，对退役军人档案进行全面分析，发挥电子档案使用优势。

结论：

综上所述，信息化时代背景下，应加强退役军人档案管理工作，对档案管理人员进行培训，强化人员素质和专业能力，以期提供更好的档案管理服务。同时，注重完善档案管理基础设施，制定分类保存、统一管理制度，使得退役军人档案管理工作内容得到优化，为档案管理技术提升贡献力量，并满足社会经济发展需求。

参考文献：

[1]唐赢.信息化背景下退役军人档案管理模式的创新[J].现代经济信息，2019（23）：81.

[2]孙涛.怎样做好退伍军人档案管理工作[J].兰台内外，2019（27）：43-44.

[3]贾庆玲.退役军人档案信息化建设亟待加强[J].山东档案，2019（04）：65-66.