档案管理的重要地位及加强档案管理的方法研究

刘志勇

摘 要：随着社会的不断发展，各种企事业单位都会在正常的经营运行中产生大量的重要资料和信息，因此，就需要对这些资料实施科学合理的档案管理。档案资料作为每个企事业单位的无形资产，直接影响着企业的运营与发展，这就要求企事业单位必须对档案管理工作引起足够的重视，加强档案管理监管工作，对推动企事业单位的顺利发展有着极为重要的意义。本文就围绕档案管理工作的重要地位展开了全面的分析，并对加强档案管理的有效途径提出了一些建议。

关键词：档案管理;重要性;管理方法

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.009

档案主要是指人们在各种社会活动中所直接或间接形成的，不同形式的且具有保存价值的记录，其带有一定的原始性特质。具体到档案管理的实际操作，管理人员可以通过对不同形式的资料信息实施分类、管理，然后在适合的时间对其中的重要信息实施利用，以此来发挥档案的实用价值。从中我们可以了解到，档案的管理工作具有极其重要的地位，因此，管理人员必须运用科学有效的管理方法对档案进行管理。

1 简述档案管理工作的意义和实用价值

对档案实施科学有效的管理，不仅能够对企事业单位的综合业绩有一个全面正确的了解，还能够对企事业单位的管理能力有一个准确的评估。档案中记录着企事业单位发展历程中的优秀成果，为企事业单位在未来的发展方向提供了详细的参考依据，通过对这些资料进行科学精准的分析，来制定出利于企事业单位发展的可行性方案，对推动企事业单位的全面发展具有重要的意义。随着我国社会的不断发展，传统的档案管理理念已经无法满足时代发展的需求，这就需要企事业单位通过不断的改革与创新，结合自身的实际发展情况，来构建出科学合理的管理体制，以此来不断优化档案管理的方式与方法，此外，企事业单位还要逐步更新自身的管理理念，运用全新的管理理念与管理手段来加强档案管理的监管工作，从而推动企事业单位在市场竞争中的稳定发展。

档案管理工作的实用价值主要体现在两个方面：第一，作为考察依据的价值。档案不同于其他普通文档，它是具有法律效益的，拥有一定的权威性。根据档案自身所具备的特性和自然的形成方式，令档案的相关记录更为客观，能够成为令人信服的有力证据。所以，档案可以作为真实有效的凭证依据而存在[1]。比如，企事业单位重要文件存档、手稿和印信等。第二，作为参考的价值。档案因其从未被篡改过而成为最具可靠性的参考依据，大部分档案有涉及亲笔签名或者手稿形式，其中还包括影像资料和录音资料等，因此，档案是可以客观反映历史的真实性资料，是最有利的事实凭证。与此同时，档案的参考价值和内容相当广泛和丰富，在任何地区和企业单位等都拥有自己的档案管理部门，因此，当遇到难题必须要参考档案时，只需要当相关的档案管理部门就可以找到自己需要的东西。由此我们可以看出，档案管理工作的重要性，作为档案管理工作的管理人员，必须要对档案管理工作引起足够的重视，接收和保存好重要的档案信息，在遵循相关法律条例的原则下落实好档案的保密工作，加强自身的社会责任感和使命感。

2 浅析档案管理的重要地位

2.1 客观反映企业的实际发展情况

信息作为档案管理的核心内容，带有一定的动态性特质。从企事业单位的自身发展而言，要想保持稳定持久的发展状态，就必须要加强档案管理的监管工作，充分挖掘档案的实用效用。具体到企事业单位的档案资料，从中我们可以了解到企事业单位的发展历程，如创办时间、经营发展、阶段目标、人力资源等，档案管理与企事业单位的发展有着不可分割的联系，企事业单位的所有运营情况，都记录在档案中，因此，企事业单位可以从档案的相关信息中反映出单位的实际发展情况。

2.2 辅助人员作出决策

档案管理能够准确的反映出企业的实际发展情况，因此，可以为管理层的决策提供正确的参考依据。比如，针对企业的经营发展，管理层要对目前的经营策略实施调整来顺应市场的千变万化，就可以将档案作为参考依据，对其中的资料进行科学合理的分析，来作出正确的决策，档案管理能够确保信息的完整性，有利于管理层借助档案信息来作出正确的决策，以此保障企事业单位的全面成长[2]。

3 加强档案管理的有效途径

3.1 推动企业的信息化建设

围绕具体的档案管理工作来看，传统的管理模式主要是采用纸质档案管理为主，这就需要开设专门的档案室进行档案存放，不但会降低信息查阅的效率，还会增加档案管理的工作成本。要想改变这种现状，有关部门就必须不断更新自身的管理观念，将先进的现代化信息技术有效的运用到档案管理工作当中，推动档案管理的信息化建设。

具体而言，可以借助互联网、计算机这些先进的网络技术，建立科学合理的档案数据库，此外，还可以在企业或部门内部建立内网，以便档案的录入和使用。在此基础上，相关技术人员还可以对信息化的档案管理设立对应的检索目录，同时增设相应的管理人员。通过信息技术的加入，可以有效的突破传统纸质档案管理的局限，降低档案管理的成本，为档案信息的查阅提供了更为便捷的途径。加强档案管理，必须要紧跟时代的发展步伐，利用一切先进的科学技术，实现档案信息的现代化管理，以此提升档案管理的工作效率[3]。

3.2 构建科学完善的档案管理系统

档案管理的信息化建设为档案的管理工作提供了便捷，同时也凸显了档案的安全隐患问题，陈旧的档案管理系统无法保障档案信息的安全可靠性，这就需要相关技术人员对现有的档案管理系统进行改进与完善，以确保其安全性。

究其根本，通过信息化技术对档案实施管理，常会出现档案信息失窃、病毒入侵、系统崩溃和黑客入侵等现象，对档案管理工作的顺利进行产生了极为不利的影响。因此，具体到档案管理工作，技术人员应该采取远程存储、冷备份和热备份的手段，对档案信息实施备份处理，与此同时，还应将更多的网络安全技术运用于管理环节中，例如内网与外网实施隔离、多子网关技术、客户端IP与防火墙MAC地址綁定等，将这些先进的网络技术运用于档案管理工作，可以有效的提升档案管理的安全可靠性，避免了黑客入侵和信息丢失等问题的发生。

3.3 提升管理人员的综合素养

提升档案管理人员的综合素养，是推动档案管理工作顺利开展的有力途径。举例来说，企事业单位应该对档案管理人员实施定期的专业知识普及和专业技能培训，让管理人员可以在掌握传统管理模式的前提下，不断提升自身的网络技能，以此来推动档案管理的现代化管理。企业通过对档案管理人员树立正确的思想观念，来加强管理人员对档案管理工作的重视，有利于管理人员更好的展开档案管理工作，提升档案管理工作的整体效率。

对此，企业应该从自身的实际发展情况出发，明确档案管理的相关需求，加强对管理人员专业技能的提升，使管理人员的综合能力能够达到档案管理的要求。加强档案信息的管理工作，则必须不断完善管理人员的综合技能，从而充分的挖掘档案管理的实际效用。

4 结语

档案管理对企事业单位的顺利发展有着非常重要的影响，因此，管理人员必须对档案管理工作引起足够的重视，并通过对管理方法不断的创新与完善，来充分挖掘出档案管理的实用价值，以此提升档案管理的工作效率。

参考文献

[1]崔岚.企业档案管理信息化建设的实践与思考[J].机电兵船档案，2020（03）：98-100.

[2]秦紫英.加强事业单位档案管理信息化的几点方法[J].科技风，2020（11）：242.

[3]尹君.档案管理的重要地位及加强档案管理的方法研究[J].办公室业务，2019（09）：78.