如何提高机关单位档案管理信息化

谢丽

【摘要】信息化已经成为当前全球发展的重要潮流，也是经济社会建设的重要支柱，越来越多的企业开始引入信息化管理系统，实现管理的自动化和信息化。我国机关单位也要把握社会发展趋势，加大机关单位档案管理信息化的建设投入，本文针对如何提高机关单位档案管理信息化进行分析和探究，了解机关单位档案管理信息化的优势，同时对于如何提高机关单位档案管理信息化水平给予可行性的指导建议，利用信息化技术来升级机关单位的档案管理系统，改变机关单位原有的档案管理机制和方法。

【关键词】机关单位;信息化;建设对策

引言

在经济社会的发展中各个行业已经离不开信息化，在我国机关单位的改革过程中，信息化为机关单位的档案管理提供了新的理念和管理模式，有效促进机关单位档案管理能力的提升。机关单位档案管理信息化发展对于档案管理环境以及档案管理人员提出了一系列的要求，信息化背景下机关单位档案管理要保持开放性的思路，逐步推动档案管理的自动化和智能化。

一、机关单位档案管理信息化的优势

（一）有利于提高档案管理的工作效率和质量

机关单位档案管理信息化建设工程庞大，其为档案管理提供了重要的辅助手段，推动了机关单位档案管理模式的改进和创新。机关单位的档案管理具有一定的历史，其所收纳的档案资料也比较丰富，人工档案管理的模式不仅效能低，同时也需要承擔巨大的工作压力，有效提高机关单位档案管理的信息化，利用信息化技术实现档案资料的录入和分类，不仅操作流程更加便捷，同时大大提高了机关单位档案管理的效率和质量，实现机关单位档案管理资源的科学匹配。

（二）有利于实现对陈旧档案的管理

; 在机关单位的档案资料库内，留存大量时间久远的陈旧档案，陈旧的纸质档案不仅占据了较大的存储空间，同时在资料的整理和查阅方面也存在较大难度。机关单位档案管理信息化的提升，整合信息技术对陈旧档案的内容进行有效整理，不仅提升了陈旧档案的使用价值，延长了陈旧档案的存储期限，同时也进一步优化了陈旧档案的浏览形式，对于机关单位陈旧档案的管理和查阅创造了有利条件。

（二）加快机关单位档案信息共享速度

机关单位档案信息的收集和管理是为了更好地为机关单位的运行提供信息指导，以往机关单位档案的管理模式，极大影响了机关单位各个部门对信息的利用和共享，部门间对档案信息的传递效率比较低。提升机关单位档案信息化水平，可以利用互联网环境和信息化条件加快机关单位档案信息的共享速度，有助于档案信息的传递。同时档案管理信息化也大大提升了档案信息管理的安全性，降低了机关单位档案管理的成本和风险。

二、提升机关单位档案管理信息化的对策和途径

（一）引进新的档案管理理念和模式

随着时代和社会的发展，档案管理的手段与方法也越发多样，通过总结以往的档案管理经验，机关单位要想提升档案管理信息化的水平，要引进新的档案管理理念和模式，目前在机关单位基本实现了办公的无纸化和自动化，档案管理人员要适应当前的信息化环境，明确信息化背景下机关单位档案管理的要求以及标准，学会利用计算机以及互联网等对档案信息进行录入和管理，通过创新机关单位档案管理的模式来强化机关单位档案管理信息化建设。

（二）构建标准化的信息数据库

信息化环境下机关单位档案管理需要依赖信息技术手段，对于档案信息的采集以及汇总等要构建标准化的信息数据库，将纸质的档案信息资源，转变为电子化的管理形式。并且根据机关单位的组织设置以及部门分类，对数据库的信息进行整理，如在档案信息的利用中就可以完全利用自动检索技术来找出所需的档案资料，优化了机关单位档案信息查阅的流程和方法。

（三）展开必要的人员训练，提升档案管理能力

针对机关单位档案管理信息化的提升，要做好充足的准备工作，对于档案管理人员要开展针对性的信息化训练，帮助档案管理员掌握档案信息话管理的流程和方法。档案管理人员在岗位工作中要充分发挥自身的创新意识，基于自身的档案管理经验，对于档案管理信息化的方法进行探索和创新，实现机关单位档案特色管理。除此之外，要开展档案管理员的全方面考核，针对其信息化技术的操作能力、档案管理的专业素质，以及岗位贡献度进行考核与评价，提升机关单位档案信息化管理的服务能力。

（四）构建系统化的机关单位档案管理机制

随着机关单位档案管理信息化发展，原来的档案管理机制和制度已经不适用于当前的管理环境，为此要积极构建系统化的机关单位档案管理机制，档案管理信息化的特点明确档案管理标准，同时对于档案的信息录入、资料管理以及借阅都要明确制度和流程，以此为机关单位档案管理信息化的发展提供制度约束。

结束语：在本文的总结和探究中，客观了解机关单位档案管理信息化发展的优势和特色，机关单位目前的管理环境在不断的变革，档案的信息化管理是重要的发展趋势，对于机关单位的组织建设来说档案管理信息化发挥了重要的管理效能，实现了机关单位档案管理的全面升级，对于信息资料的安全以及信息内容的利用有着重要意义。

参考文献：

[1]刘翠萍.机关单位人事档案管理信息化探讨及研究[J].数字化用户，2019，25（27）：35.

[2]丁元峰.机关事业单位档案管理信息化工作研究[J].无线互联科技，2019，16（19）：151-152.