探讨如何做好企业内控体系中的合同管理

摘 要：在现代化的潮流之下，企业数量愈来愈多，为达到长久的经济、社会健康可持续发展，企业必须取得更佳的成效，在企业内控体系工作中也需做出更多的投入。对于企业内控体系来说，陈旧的方法措施已然不能满足时代的发展需要，而加强合同管理，并对其进行合理运用，可推动企业内控体系的健全与发展，使得企业在处理解决问题的过程中获得良好的配合效果。对此，本文将就企业内控体系内的合同管理进行分析调查，旨在为其管理方式提供有用的理论依据。

关键词：企业;内控体系;合同管理;方法措施

目前，企业内控体系的管理难度逐渐增大，在实际的企业项目运转中，必须树立长远的目光，从持久的角度来看待其发展问题[1]。而合同属于经济交易过程中必不可少的一项依据，具有至关重要的作用。对合同管理进行有效的管理，加强对合同风险的防范，可达到降低企业运营风险的效果，对提高企业经济效益有着十分关键的作用。然而，合同管理在具体应用中，虽具有一定的适应性，能够实现与企业内控的共同发展，但仍然存在着许多的不足之处。因此，一定要做好企业内控体系中的合同管理，展现出其价值所在，为企业今后的长期、稳定发展做出有效保障。

1内控体系中的合同管理

企业为达到运营目的，实现正常管理，预防风险，制定了相应的调节、管理、约束、监督制度与措施，并将其作为内部控制体系[2]。内控体系中的合同管理则是以企业的风险管控为目的，制定出的与企业运营相关的管理条例，对接企业设计到的各项业务，并做出规范与整理，达到控制企业内部正常运行的作用。

2合同管理中存在的不足

2.1签订问题

企业在签订合同时，往往会忽视签订前的审核过程。合同审核能够对合同的签署过程进行简化，对合同的管理事项也会做出更加有效的规定[2]。一旦企业忽视审核环节，便极易造成合同两方职责的不明确，对后期的管理工作也较为不利。其次，许多企业在工作的过程中还会忽视对经济的预测评估，为后期的管理工作也增加了相应的困难，导致经济纠纷频发。

2.2执行问题

合同执行系属管理中最为关键的一个步骤[3]。对于企业来说，必须将合同管理单独列出，建立单独的合同管理部，以此为后期合同的追踪管理提供有效的保证。然而，在实际的应用过程中，不部分企业往往都未将其单独列出，也未厂里专门的合同管理机构，在管理工作方面也缺乏规范的台账信息，使得合同的追踪管理质量居低不上。另外，企业在合同管理方面的监督力度也不够，使得合同漏洞百出，执行的具体事宜也未作明确填写，对于决策者来说，根本无法从中获取有效的意见信息。

2.3保管问题

对于大部分企业来说，在合同保管方面主要涵盖前期论证、审核、准备相关证件、办理相关手续等内容[4]。然而，这些内容环节不够完善，合同在存放时极易出现丢失现象。此外，合同在前期论证时，只需提交材料，却未进行材料的论证与申请流程。另外，部分企业对合同未作统一规范的保管要求，造成合同审计核查时，因未及时提供合同原件引起审核延误，再次加剧了合同的管理困难，使合同更无法获得规范化的管理，对后期的跟踪极为不利。

2.4纠纷问题

企业在签订合同时，如果未将甲乙两方的职责作具体说明，那么，合同所引发的纠纷问题便不可避免。因此，就要求企业做好合同纠纷的管理事宜，减少纠纷事件的产生。然而，大部分企业都缺乏对合同纠纷事件的应对策略，合同职责方面没有较为完善的制度，一旦出现合同纠纷，普遍采取的仍然是双方和平协商解决的方式，并未将合同纠纷事项列进合同管理之中[5]。但长期的合同纠纷问题会对企业造成不可估量的后果，企业必须将其重视起来。

3内控体系中的合同管理措施

3.1加强合同签订管理

3.1.1准备管理

在合同签订之前，必须将签署的主体进行全面调查，确保签约主体的有效性，避免合同无效或撤销的风险。

3.1.2审核谈判管理

合同的签署必须依照公平、公正、自愿的原则进行，双方需对合同的事项条款作统一协商，知晓合同中甲乙双方的权职和义务[6]。合同谈判时，明确谈判对象的具体情况，对谈判的预备方案进行设计，并全面考查谈判方提出的条件，双方均设置最高限制与最低底线，知晓谈判过程中的哪些条件可考虑，哪些条件不可退步。其次，还需对合同中的核心事项、细节要求作重点研究，例如，合同承包的内容与范畴，项目所需要的技术水平、技术要求、技术计划，价格款项，结款方式，项目时长以及其余事项等等。在具体谈判时，需将谈判者与参谈者的重要商讨意见作详细记录，并于核对后，双方签字盖章，以免合同舞弊现象产生。在合同签署之时，需要明确合同的各个要素，知晓合同执行的具体时间和事宜。针对合同所需的相关手续和资料必须提供完善，并确定好审批的对象和审批职责，签署意见时，还需以审核事项、职责作为依据。

3.2加强合同执行管理

合同在执行过程中，需经过相关科室再流转，保证每一环节层层递进。一旦有一环节出现了失误与漏洞，那么，整个合同的执行都会存在相应的风险。因此，在执行合同时，一步需要做的便是由相关部门建设台账信息，并展开有效的台账管理;第二步，还需记录合同内的具体书面事项，以便对合同更好的解读，减少合同管理时的漏洞;第三步，合同执行结束后，还需将合同的原件与附件进行统一的留档管理;最后由合同主管部门进行台账的流转调查，按照合同的执行流程与进展进行实时追踪管理，追踪管理时，再运用相应的追踪措施，将合同执行管理的质量得以提升。

3.3完善合同保管工作

企业在合同管理过程中，合同的保管工作是重中之重，特别是对于那些中小企业而言，一定要安设独立的合同管理部，对企业合同管理而言具有至关重要的作用。同时，合同的档案管理工作也不容小觑，必须规范档案的管理事宜，从合同的签署、执行再到最后的结束部分，所有流程资料都需作存档处理。此外，企业在档案管理方面，还需以规范化的档案管理制度为前提，运用先进的信息化管理方法，借鑒科学的管理制度，达到规范有效的档案管理效果。

3.4做好合同纠纷管理

企业面对合同纠纷事件时，不损害经济效益的前提下，应制定出相关的合同纠纷处理规定，而非采取协商解决的办法[7]。企业必须依照相关的法律法规，在合同中列举出纠纷事宜的处理方式，以有效的法律方式去对纠纷事件进行管理，选用专业的团队进行问题的处理，使处理方案更具规范性。除此之外，倘若合同纠纷涉及到经济层面，便应根据具体情况进行具体处理，同时，将处理的过程、结果记入合同台账信息中，便于后期合同资料的查询。另外，合同纠纷事件也需按照合同保管事项，进行纠纷事件的存档处理，将其存放于合同档案内，对后期档案的识别较为有利。

4结束语

企业加强对年内部控制体系的管理，既可以使企业的合同管理更具规范化，也可推动企业内部控制体系的完善。而合同管理作为内控体系中的重心，对企业的生产经营都会造成相应的影响。因此，企业必须在内部控制体系中强化对合同的管理，找出其管理存在的不足之处，并针对其问题进行合同签署、执行方面的改进，做好合同保管与合同纠纷的处理工作，对企业的长期、稳定、健康发展具有显著意义和价值。

参考文献：

[1]谢美花.基于中小民营企业合同管理的企业内控体系的构建[J].中小企业管理与科技，2018，（35）：1-2.

[2]陈振桓.浅谈如何做好企业内控体系中的合同管理[J].中国化工贸易，2018，10（25）：36.

[3]岳璐璐.法治背景下企业合同管理与风险防范问题研究[J].中国市场，2020，（11）：103-104.

作者简介：

作者姓名：苏茜，性别：女，民族：汉族，籍贯：山东东营，出生年月：1990.6.21，学历：大学本科，现职称：审计师，研究方向：合同、法律、招投标。