电子图纸档案管理流程的规范措施

陶威

摘 要：当前航空航天研发单位数字化、信息化建设逐步成为当前发展趋势，为了更好地与时代的发展相适应，需要重视加强电子图纸档案管理工作。在管理过程中，由于涉及到航空发动机等涉密图纸和文件，需要重视采取合理的措施加强电子图纸的控制，通过科学化的手段和先进的技术解决原有图纸管理过程中出现的问题，确保电子图纸档案的应用效率，保证保密的效果。本文着重对电子图纸档案管理流程的规范措施进行分析研究，以供参考。

关键词：电子图纸; 电子档案; 规范化; 管理流程; 措施

1 加强电子图纸档案管理的意义

伴随当前时代的发展，传统的图纸管理方式和模式已经无法与电子图纸档案管理的工作相适应，因此需要重视加强改进和优化，对以往的管理模式进行创新，依照工程项目的实际要求进行管理，依照工艺流程来完善档案，在进行档案管理方面，需要注意加强电子图纸和纸质图纸的对应性，将电子图纸录入数据库当中，将原有的纸质图纸进行封存，进行权限设置，通过权限来约束相关操作人员调用电子图纸。这样不单单能够方便人们查阅和浏览电子图纸信息，也可以保证电子图纸的保密效果。只有逐步优化管理模式和方法才能进一步保证管理流程的规范化[1]。

2 电子图纸档案管理的具体特点分析

当前我国很多国有企业在内部管理过程中都逐步引入电子档案的信息化管理，在管理时，通过实物虚拟化，进一步减少人力物力的消耗，提升电子文件、电子图纸的管理效果，转变了原有的工作方式。首先这种电子信息化的管理脱离了纸质的形式，通过数据的方式将所需的电子图纸档案、电子文本等存储到数据库当中，以便后续进行查阅，具有更强的共享性和开放性。另外电子信息档案管理系统具有强大的功能，可以快速地对一些集成数据进行处理，让企业的内部管理效率提高，而通过这样的辅助管理模式和软件可以让工作人员在电子图纸电子档案管理方面的工作强度大幅度降低，然而需要注意的是在航空航天企业很多数据和图纸信息是具有保密属性的，需要注意在进行电子图纸、电子档案管理方面对涉密载体的管理进行强化，提升管理效果。

3 电子图纸档案管理中的问题分析

3.1 不重视电子图纸档案管理工作

当前某些企业在进行电子图纸、档案管理方面不重视信息化的有效落实，只是将电子图纸档案管理工作认为是原有工作的延伸，是一种保管资料的事务性行为，不会对企业的后期发展有促进作用，所以很多企业在展开电子图纸档案管理方面，只是敷衍了事。一些基层的电子图纸档案管理人员的态度亦是如此，在思维上没有重视加强电子图纸档案管理的探索与思考，常常由于疏忽而无法准确地对某些文件的内容进行把握，无法确认电子图纸档案的权威性和真实性[2]。

3.2 管理权限和管理范围不明确

当前很多电子图纸档案在管理过程中出现的问题是管理权限和管理范围不明确，很多电子档案是各种资源虚拟化而产生的，尤其是航空航天企业电子图纸档案，都承载了很多精密器件的设计和制造要求。在管理的过程中，如果没有有效地进行管理范围的控制，不重视加密和定期备份，一旦管理出现漏洞，受到病毒等恶意干扰，无法保证电子图纸档案管理过程中资料的保密性，也无法保证电子图纸档案保管的长久性。

3.3 不重视图纸档案的保密等潜在问题

尽管当前很多航空航天企业在进行电子图纸档案管理系统建设过程中，由专业的软件开发商进行维护，然而在实际进行电子档案管理时也会出现一些病毒侵入、泄密或者被窃听的问题，这些问题常常被工作人员忽视。很多电子图纸档案管理工作人员较为相信系统的安全性，不重视电子档案的安全管理，如果出现问题很容易导致电子图纸档案泄密，原稿被破坏，与此同时在使用这些系统管理方面缺乏必要的维护手段，造成很多企业在合作和档案交接的时候产生问题[3]。

4 电子图纸档案管理流程的规范措施

4.1 建立完善的档案管理系统

要想保证电子图纸档案管理的规范化，首先需要重视对档案管理系统进行优化，形成完善的控制体系，将电子图纸档案由原来的采集、归档，再到开发利用。整个流程都通过现代化的操作模式进行控制，形成不受时间和空间约束的模块结构，这样才能建立起不同功能属性的子系统。在进行电子图纸档案管理的过程中，进一步了解相关的操作内容和具体流程，依照电子图纸档案管理的要求完善管理系统，确保电子图纸档案的规范化。

4.2 采取一体化的方式进行管理，让图纸整体的应用效率提升

电子图纸档案在设计开始到发放都需要进行专业化的管理，从管理角度而言，一定要注意保证电子图纸档案管理工作的有序进行，确保电子图纸档案的完整性，比如说在进行航空发动机电子图纸管理方面，需要由专业的管理人员将电子图纸整理起来，并且进行审核，录入到系统当中。在管理时需要进行数字化处理，如果有其他部门人员对图纸进行调用，需要首先审核相关人员的身份，做好保密工作，如果图纸出现变更和修改，也需要做好相应的备份以便对后期管理提供参考和帮助，采取一体化的方式进行管理，以符合航空航天企业的应用需求，让整体的应用效率提升[4]。

4.3 重视纸质图紙与电子图纸的结合，加强动态化管理

纸质档案的动态化管理是航空航天企业发展过程中一个非常困难的问题，由于纸质图纸档案无法快速地进行更改，所以在进行管理方面一定要充分地掌握图纸的变更规律，动态化的对图纸进行管理，形成完善的纸质图纸和电子图纸管理体系。通过档案部门来审核档案资料，控制图纸的更改，以方便管理部门全面地对图纸进行管理，确保图纸管理方面的电子档案和纸质档案动态化的进行管控，以促进技术的优化和革新，制定相应的管理规范，让相关部门人员依照规范要求进行操作，再通过电子图纸数据库对备件图进行查询，核实电子图纸和纸质图纸。

4.4 加强馆藏图纸的电子化处理

没有电子化、信息化之前的馆藏图纸进行处理时，很多企业只是进行单纯的图纸扫描，在扫描之后进行一定的处理，将有价值的图纸进行存储录入数据库，去掉一些没有价值的图纸，让资源得以整合和实现。但是这样的应用过程中可能会导致一些图纸缺失，因此需要重视加强立体化的管理将原有的馆藏图纸进行整合，通过三维软件使之形成一个立体化的模型构建，这样不单单方便管理，还可以让整体的应用效率全面提升，保障电子档案的利用效率，优化传统的管理方式，提升航空航天企业的现代化电子图纸数据管理[5]。

结束语

伴随当前我国的信息化发展水平逐步提升，电子图纸档案管理技术也需要逐步创新，与时俱进。随着时代的发展，积极寻求新方法、新思路，丰富档案保存和查询的机制，不断改善档案服务职能，只有如此才能做好档案管理工作。

参考文献：

[1] 姜瀚博. 浅析电子档案管理存在的问题及其措施[J]. 环球市场， 2016， 000（018）：245-245.

[2] 钱佳宜， 汪人杰. 图纸档案管理系统在船舶档案管理中的应用[C]// 2014年中国造船工程学会MIS/S&A学术交流会议. 2014.

[3] 周燕婷， 黄洪健. 浅析底图档案管理中存在的问题及措施[J]. 机电兵船档案， 2015， 000（004）：55-57.

[4] 李厚伟 周静 邓龙 温燕梦 陈明丽 梁绍强. 肇庆气象行政许可档案管理工作的规范化——以防雷行政许可档案管理为例[J]. 广东气象， 2016（38）：54-56.

[5] 赵耀. 浅谈电子档案管理中几个关键问题及其对策和建议[J]. 城市建设理论研究：电子版， 2015（20）：131-134.