知识管理与档案管理研究

摘 要：信息技术的发展向档案管理工作提出了更多要求，使得推动档案管理工作升级成为必然趋势。基于此，本文分析了知识管理与档案管理之间在管理目标、管理技术与管理层面上的联系。同时，从管理理念创新、管理模式创新、管理技术创新三方面入手，阐述了知识管理背景下档案管理的创新策略。

关键词：知识管理;档案管理;信息化;资源共享

引言：现阶段，大数据、云计算等技术的兴起为档案管理的工作升级提供了支持，也向其发出了一定挑战。为了更好的满足当前社会背景下对档案管理工作的要求，在其中引入知识管理内容极为必要。结合知识管理，能够推动档案管理向着科学化、信息化的方向发展，真正意义上实现档案管理工作的升级。

一、知识管理与档案管理之间的联系分析

对于知识管理来说，其主要为对知识、知识创造过程和知识的应用进行规划和管理的活动。相比于档案管理来说，虽然两者具有一定的区别，但是也拥有大量相似之处，联系紧密。

第一，管理目标重叠。在档案管理工作中，主要的管理目标为组织内的多种文件与档案;在知识管理工作中，主要管理目标为多种显性知识、隐性知识。其中，对于隐性知识而言，根据职能活动的不同，可以转化为多种档案文件，也可以转变为数据库、报纸、期刊内容等等[1]。由此能够看出，档案文件属于隐性知识的一种表现形式，能够纳入知识管理的范畴中。进一步分析可得，档案管理目标包含在知识管理目标内。

第二，管理技术相同。就当前的情况开看，电子信息技术逐步成为档案管理与知识管理的主要方法，换言之，实现了档案管理与知识管理的信息化建设。经过对比能够发现，两者得在信息安全维护、检索、数据库建设、平台构建等方面均使用了相同的模式。

第三，管理层面相似。对于档案管理来说，其工作要点在于实现档案文件的制度化、规范化管理;对于知识管理来说，其工作对人性化管理更为强调，涉及外源显性知识、内源显性知识以及保存在人类大脑中的隐性知识。站在管理层面进行分析可知，知识管理的工作范畴更大，涉及的内容更为广泛，包含着档案管理的内容。

二、知识管理背景下档案管理的创新策略探究

（一）档案管理理念的创新

对于档案管理工作而言，其是知识管理的主要因素;而对于知识管理工作而言，其是档案管理工作范围的进一步拓展。结合上文的分析能够得出，檔案管理与知识管理在目标、技术等方面均具有极高的相似性。基于这样的情况，结合知识管理理念落实档案管理工作高度可行。为了实现这一目标，需要结合知识管理对现有的档案管理工作理念进行更新，彻底转变传统展开单一内源显性知识管理的模式，依托信息技术以及档案管理信息化建设理念，促使档案管理信息化模式与组织中常规的内部管理机制良好结合。

事实上，档案管理中涉及到的隐性知识包含管理人员的逻辑分析能力与创新精神。面对庞大数量的档案资料，若不具备统筹整合思维，很难在较短时间内实现档案的高效管理。对此，应立足于管理理念的转变，由以往被动管理转化为主动参与，从而调动管理者的积极性，并针对档案实施动态管理，随时根据档案信息的变动修正档案信息，这样一来，方可在显隐性知识管理视角下获得良好的档案管理成果。

与此同时，还要积极拓展档案管理空间，引入多样性的档案管理模式，构建起高科学性、合理性与系统性的档案管理体系。基于此，可以为档案管理工作升级提供更加充足的驱动力。另外，在知识管理视域下，相关人员重点明确档案管理与知识管理之间的联系性，将知识管理的目标、技术等融入档案管理实践中，深入挖掘档案信息资源，实现整合利用，最大程度的发挥档案信息的作用，避免资源浪费。

（二）档案管理模式的创新

在档案管理工作模式的创新中，人才、人员素养是主要支撑。因此，要重点落实档案管理人员的专业教育培训，促使其掌握知识管理理念以及先进技术。在此基础上，可以构建起学习型的档案管理团队，为档案管理工作升级提供支持[2]。在知识管理的指导下，需要进一步扩大档案资源的收集范围，以私密文档、电子文档为要点内容，实现高复杂性、多元化信息资源的采集、整合、分析与归档，为档案管理后续工作（例如档案资源利用、成果转化等）提供更加充足的资料参考。

在基于知识管理理念的档案管理模式构建中，相关管理人员要以档案知识内容提取、拓展、共享目标，并将共享设为核心，实现传统档案管理模式（储存管理模式）的更新，实现系统性档案管理业务流程的优化。在这一流程中，主要包含以下环节：档案资源的接收与采集;档案整理;档案管理;档案资源再利用;用户需求分析;知识产品的开发与共享。

与此同时，还要构建起知识资源安全访问与权限制度，实现档案管理与知识管理的有机融合，推动档案管理安全性提升、服务升级。另外，还要积极引入信息技术、互联网技术，组建起资源共享平台，使得档案信息远程储存管理成为现实，完善档案管理的信息化建设。

（三）档案管理技术的创新

1.档案数字化管理系统

为了方便后续管理、资源的开发利用，应当利用电子档案逐步取代传统的纸质档案。针对已经形成的纸质档案，可以使用扫描仪将多种格式的文件导入管理系统中。同时，依托档案数字化管理系统，将文档、音视频等不同格式的文件数据进行保存与管理，结合关联检索、逐层检索、容错检索、信息摘要等功能，完成元数据、百万数据与全文数据的秒级返回。

2.大数据与数据仓库技术

在知识管理视域下，要积极引入大数据技术，对档案资源中有价值的知识资源进行深入挖掘;结合数据仓库技术，可以实现档案数据信息的智能分析，推动隐性知识逐步转变为显性知识，方面后续档案资源开发利用工作的展开。

比如苏宁控股企业早在2014年提出将互联网等高新技术应用于档案管理工作中，并根据电商业务的要求，于2019年实施“苏宁档案五年规划”举措，最终不但提高了苏宁企业的档案管理水准，而且还加快了档案管理工作创新发展的速度。对此，档案管理技术的应用具有一定现实意义。

3.二维码/条形码技术

可以对档案库房中所有的档案设置二维码或条形码。使用扫码枪扫描二维码或条形码后，能够迅速实现相应档案信息的提取。

总结：综上所述，为了更好的满足当前社会背景下对档案管理工作的要求，在其中引入知识管理内容极为必要。对于知识管理与档案管理来说，两者具有较高的相似性，展开理念融合有着极高的可行性。在知识管理的指导下，通过更新档案管理的工作理念、工作模式以及管理技术，实现了档案管理的工作升级，更好的满足了当前环境对档案管理工作的现实需求。

参考文献：

[1]王敏，吴珊.基于知识管理的档案管理系统的构建研究[J].兰台内外，2019（13）：14-15.

[2]王力弘.基于知识管理的企业档案信息化模式研究[J].兰台内外，2019（08）：17-18+11.

[3]胡秀丽.企业档案管理工作发展趋势研究综述[J].兰台内外，2019（04）：20--22

[4]王冠， 芦荆连.知识管理在档案管理中的作用研究[J]祖国.2018（07）：79

[5]王婷，段岩.基于知识管理的档案管理系统的构建研究[J]机电兵船档案. 2017年（01）： 49-52

作者简介：

孟庆国 1977 -04-06 男，满族，学历：中专 河北省承德市隆化县人，任职于隆化县扶贫开发办公室。研究方向：档案管理。