科研事业单位合同管理问题及对策建议

龙海斌

（国家工业信息安全发展研究中心 北京 100040）

引言

合同是现代经济往来、商务交易的有效依据和凭证，是平等主体间从事经济活动增进互信提供法律保障必不可少的手段。科研事业单位主要是指以科研活动为主业以政府拨款支持为主的机构。随着近年来事业单位改革和国民经济的快速发展，外界环境的变化促使科研事业单位必须规范自身管理，降低法律风险，保障自身权益[1]。这其中合同管理是重要的一部分，科学的合同管理能够大大提升企业内部运行效率和外部风险控制。因此，要不断总结发现科研事业单位合同管理的风险点并持续进行改进。

1 科研事业单位合同管理的内容和特点

1.1 合同管理内容

合同管理主要包括起草审核管理、履行监督、纠纷管理、档案管理等环节。起草审核主要是审查合同起草是否符合要求规范，是否按照合同基本结构来起草，合同内容条款的表述是否严谨等。合同订立后的执行是确保合同权益实现的保证，所以履行监督必须到位，由相关部门对合同的权利义务履行情况进行定期的监督检查，做好合同变更、解除、提前终止等情况的应对。若在合同履行过程中发生争议，那就应当依据合同条款进行及时协商处理，如双方无法达成一致，就需要采取必要的救济手段，按约定仲裁或提起诉讼。纠纷管理的意义在于能够根据纠纷的类型迅速的确定纠纷解决方案，采取应对措施，并依据最终的处理结果进行责任追究，杜绝类似情况再次发生[2-3]。合同档案管理也是合同管理的重要一环，通过建立合同的登记、查阅、归档程序，科学利用合同档案，随时方便总结查询。

1.2 科研事业单位合同的特点

合同作为企业、事业单位、社会团体及其他法律主体从事经济活动的重要手段，具有一定的共性，但也会因主体的不同而产生一定的差异。科研事业单位因其科研属性，因此，其合同有其区别于企业或其他主体的特点。概括起来有三点：一是内容保密性。科研事业单位由财政拨款支持举办，承担国家科研任务较多，因此很多合同具有国家秘密的性质，区别于市场中企业合同的商业秘密。此类涉密合同一旦泄露，不仅是对单位主体，更将对国家利益造成巨大损害，必须高度重视保密性。二是任务单向性。科研事业单位承接政府任务，一般都是指定性内容。政府根据自身需求就产品型号、课题内容等提出要求，交由单位承担，因此，几乎无磋商还价的余地。三是履行合规性。科研事业单位的项目合同很多涉及费用支出，与市场性的企业合同不同，此类合同的经费支出不仅要合法还要合规，要严格按照预算或合同要求的类目支出，一旦违规将面临处罚。

2 科研事业单位合同管理存在的问题

2.1 思想认识不到位

因科研事业单位多数合同是政府委托项目合同，因此对于合同的订立、审核、审批等环节存在思想松懈，把关不严的问题，合同内容常出现金额大小写错误、签订时间空白等情况[4]。长期的思想不重视导致与其他市场主体签订合同过程中条款约定不明确、不严谨，法律风险增加。

2.2 制度建设不健全

合同管理制度不完善、不健全，或者单纯生搬硬套，导致合同管理无法真正做到有据可依，流程规范的作用；合同管理机构和职责划分不清晰，合同管理部门大多依托办公室或科技处等职能部门内部设置，缺乏独立的合同管理部门。合同从订立审批到履行监督的制度要求缺失。

2.3 过程管理不严格

合同的全过程管理应包括谈判、起草、签订、审核、用印、履行、归档及其纠纷处置等环节。在合同产生到归档的全生命周期应当建立严格的过程管理，并强化监督执行。科研事业单位尤其在合同履行监督方面存在短板。许多项目合同的执行进度是由科研管理部门掌握，而非合同管理部门，二者之间的衔接不够顺畅。

2.4 信息化手段跟不上

同市场企业中合同量大、类型多样不同，科研事业单位的合同数量相对较少且类型比较固定。因此，对于合同的签订、审核、履行等情况主要还是依靠线下纸质审批单等流转，效率低、信息及时掌握难度大。合同信息化管理手段跟不上，造成合同管理的片段化、零碎化；对于合同的查询、使用均带来很大的不便[5]。

3 改进科研事业单位合同管理的建议

3.1 建章立制，确保合同管理有法可依

改善科研事业单位合同管理，必须从建立和完善合同管理制度入手，根据《中华人民共和国合同法》和相关法律法规，结合本单位实际制定管用、适用的制度，规范合同管理的流程，使得合同谈判、审批、授权、订立、履行、变更、转让、解除、纠纷处理、签章用印及档案保管等合同订立履行的全过程能够实现规范化，每一环节都有据可依。

要明确单位合同管理的原则、合同管理机构和职责划分。分工负责，各司其职，尤其是科研管理部门、财务审计部门、资产管理部门等应按其职责参与到合同管理制度的制定和审查审批流程中。特别要注意相关制度之间的衔接配套，如合同支出金额的审批权限，应与财务相关制度相吻合，合同档案管理要与科研项目管理制度相一致，切忌各自为政，标准不一，造成执行层面的困扰。必要的时候，合同管理主管部门还应当针对业务类型制定相应的合同模板供业务部门参照使用，便于统一对外格式。

3.2 强化监督，严格执行合同管理规范

制度的生命在于执行，合同管理的好坏，是否能够促进单位整体工作效率的提升，很大程度上取决于合同制度的执行。应当加强对单位整体的合同管理培训，提升员工合同谈判和起草合同的技巧性、严谨性；要加强合同审核环节的把关，从经办人、部门负责人、法务部门、科研部门、财务部门直至单位领导签批，应认真审查，避免推诿扯皮和流于形式。要注重合同的形式审查和实质审查的统一，对于合同资料完整性、签订说明、文本结构、言语规范等形式审查要全面细致，对于合同的主体资格是否适格，约定内容是否合法、权利义务是否明确、合同条款是否实用等实质性审查要深入分析。

合同订立后，应强化履行监督，尤其对于承担重大项目课题的科研事业单位，对于合同履行的监督实际上也是对项目进展情况的跟进，科研、法务等相关职能部门应协同配合，共同推进项目执行，定期与合同承办及项目执行部门召开例会，沟通进展中的问题，及时协商解决，确保按时保质完成科研任务。对于市场性的普通合同也应随时检视合同履行状态，预判是否可以完全履行，或者发生变更、解除、提前终止甚至不可抗力情形，以便及时协商、订立补充协议、办理相关证明等。

另外，合同归档管理必须要高度重视，尤其是尚未实现合同信息化管理的单位，签署完毕后的合同必须及时将合同原件归档，不能随意处置，或借口合同原件份数不够而不归档。

3.3 引入合作，聘用外部法律顾问

科研事业单位的合同管理人员往往并非法学科班出身，半路出家占据相当比例，经过简单培训后匆匆上岗，边干边学，简单的项目合同可以处理，但对于复杂的、专业的合同就会感觉吃力，如建设工程合同、投资并购合同等，需要专业和经验强的人员审查。因此，引入外部律师参与是十分必要的可行措施。通过与外部专业律所合作，提升专业类、复杂度高的合同审查质量，降低法律风险。同时，对于合同履行过程中的纠纷问题也可以充分发挥外部律师的作用，提供咨询，提供谈判意见或者代理诉讼。

3.4 提升效率，加强信息化手段建设

线下合同管理方式程序慢，效率低的弊端，很多科研事业单位深有体会。通过建设合同信息管理系统，将合同的会签、审核、授权、履行监督、纠纷处理、档案查阅等流程电子化，能够大大提升合同管理效率。建设合同信息管理系统，必须设计好本单位的合同管理流程，根据流程完善各模块功能，按需设定，科学建设。如，合同授权管理是否需要上线，要根据实际而定。有的单位允许使用电子签章，那就可以在系统内实现合同原件的存储、查阅。否则，合同原件就需要线下归档和查阅。

另外还要注意，科研事业单位大量合同涉及国家秘密，因此，在充分利用信息化手段的同时，必须注意保密工作，对于合同信息管理系统的独立性、保密性、安全性要确保符合要求，不能提高了效率，降低了安全，给单位带来失泄密隐患。