对临朐县社保档案管理工作的几点思考

2020-12-12黄丽

缔客世界 2020年1期

关键词：临朐县社会保险代理

黄丽

（临朐县社会保险中心山东临朐 262600）

引言

临朐县地处沂蒙山区，全县总面积1835平方公里，拥有人口87万人，下辖13个镇（街道、管委会）、66个社区、345个中心村，各类参保企业1144家，这对档案管理工作来说，工作量巨大，又要做好作细，任务十分艰巨。

1 对临朐县2019年社保档案管理工作的回顾

1.1 做好档案接收、整理、归档、入库工作

去年共接收整理各类档案8095份,完成全年任务目标的179%。其中失业职工档案2603份，代理人员档案4777份,人才代管档案715份。目前实有各类档案77708份，其中集中管理档案36444份，失业职工档案10717份，代理人员档案19347份，人才代管档案11200份。同时，积极做好会计、文书档案的整理交接工作，协助财务科整理2017年度会计凭证165本，会计报表12卷，会计帐本20卷，电子档案6件[1]。完成2018年度会计档案的交接工作。会同办公室交接文书档案66件。完成单位会计、文书档案的交接工作。

1.2 做好档案转借、回收工作，整理完善单位档案相关内容

办理失业、二次就业、退休或补交保险转移借出档案8605份,完成全年任务目标的114%。其中集中管理2715份，代理人员1851份，失业职工3613份，人才代管426份。为代理人员提取退休档案1200份。收回代理人员退休已审批档案823份，重新编号、装盒、入库。收回代理人员退休未审批档案74份，重新核对后装盒存档。整理编写了本单位2018年度大事记、组织机构沿革、干部奖惩、任免专题目录[2]。按质、按量完成本单位2018年度档案统计年报工作。

1.3 加强库房日常管理，确保档案安全

定期对库房温度、湿度进行现场检测操作；购置防火设备、张贴警示标志，加强防火、防水等“九防”措施，确保档案安全；根据档案接收入库量情况，适时调整档案摆放位置，节约密集架空间，合理利用库房。

1.4 充分发挥档案服务功能，服务好社会

建立代理、失业、档案内部管理网络平台，为各类代理人员查阅档案6095人次，完成全年任务目标的121%。为代理人员查阅档案年龄并录入微机17225份，代理人员档案年龄录入工作全面完成。协助退役军人事务局查阅并扫描参战退役军人档案43份。为退伍军人查阅并复印入伍、退伍登记表共计899人次[3]。

2 临朐县社保档案管理中存在的主要问题

2.1 档案管理方式方法与形势发展不相适应

一是社保档案多头管理。随着社会主义市场经济的发展，我国社会保险事业也如雨后春笋，各种保险层出不穷，逐渐形成了多头管理的方式。由于社会保险档案的内容范围很广，所涉及到的保险资料很可能存放在多个保险机构里面，因此，当参保人员想查询自己的参保信息，需到所有的保险机构进行寻问，不仅麻烦，还很费周折，为参保人员带来很多不便。二是档案管理手段落后。临朐作为经济欠发达地区，受资金、设备、人员素质等因素影响，社会保险档案管理在现阶段仍未实现信息化，作为社保档案仍以纸质材料为主进行档案管理，为档案查询工作带来很大的困难。

2.2 档案管理人员综合素质有待进一步提高

管理人员的素质直接影响着档案管理的质量。临朐县从事社保档案的管理人员很少有专业出身，大多是半路出家，从不同科室调集而来，有很多还是从事档案兼职，一身多用，这对档案管理工作很不利，缺乏专业的档案管理知识，直接影响参保人的利益，也降低了档案管理的质量。

2.3 档案信息化建设设施落后

一是数字化档案对于设备的要求高，然临朐档案室由于当初没有考虑到要进行信息化改革，因此不利于电子档案的管理。二是临朐县早期的档案本身就可能存在错印、漏印，题目有错误，装订或者排序等等一系列类似的错误出现，所以导致扫描录入的电子档案自然存在问题的。三是网络安全问题，电子档案是凭借网络和计算机的，如果事先无备份，一旦电脑出现故障或网络瘫痪，所有的文件就会消失，档案的损失无可弥补。

3 对加强临朐县社会保险档案管理工作的几点对策

3.1 加强基础设施的建设

一是领导重视，把档案管理工作提到重要议事日程；二是加大资金投入，加强对社会保险机构的基础设施建设，建立高标准高质量档案室与档案查阅室。同时完善档案管理工作的计算机、扫描仪等硬件设施；三是建立全县档案数据库，将全县参保人信息以及人事信息等进行存储，实现信息化管理[4]。

3.2 努力提高档案管理人员素质

一是要建立健全用人机制，聘用专业的管理人才，使懂档案的人管理档案。二是加强对档案管理工作人员的业务培训，可以将如《保密法》、《档案法》、《国家档案局3号令》以及《社会保险法》等相关法律内容列入档案管理人员学习的内容中，提高档案管理人员的法律意识。同时，聘请专业老师对他们进行有关业务培训；三是对档案管理人员要加强职业道德教育，使其爱岗敬业，忠于职守，牢记初心，不忘使命，全心全意为人人民服务[5]。