关于政府无纸化办公方面推进的感思

孔 雷

（南京市鼓楼区政府办 江苏南京 210008）

进入信息时代以来，政府无纸化办公的普及与应用越来越多，一定程度上体现出了绿色办公、节能减排、政务高效的诸多优势。

概念

狭义来说，无纸化办公是利用现代化的网络技术进行办公的活动，它改变了过去用纸张和笔进行各种业务以及事务处理的传统方式，是现代办公工具信息化、数字化、网络化的重要方向。

无纸化办公，是随着党政机关信息化的发展而发展，在无纸化办公环境中，计算机、应用软件、通信网络是三个最基本的要素。经过多年的发展、推进，政府的“办公自动化”“OA 协同办公”“协同管理”“多维智能管理”等从软件到观念上都在不断的演进，形成了现在的面向各个行业不同方式的无纸化办公方式。

在政府部门推进无纸化办公的实际意义

无纸化办公是建立在办公自动化基础上的节约型、高效型的办公方式，推行无纸化办公对于构建节约型机关、实现节能减排来讲，现实意义是重大的。

在各级党政机关全面推行“无纸化办公”，不仅提高了党政机关的工作效率，节省了办公资源，也使党政机关的工作作风有所改善，给党政机关的工作注入了生机与活力。具体而言：①使用网络互联后，信息交流非常畅通便捷，工作效率也得到很大提高，原来需要到处寄送的文件，如非涉密的发文、会议通知、政务信息等由通讯员递送各个部门，效率很低，现在只要手指一摁，几十份通知瞬间就发出去了，实现了文件的快速传递，也保证了时效性。②无纸化办公最显著的特点就是在互联网上进行电子文件的传送，这不仅减少了纸质文件的印刷，同时也缩减了纸质文传递过程中所需的人力、物力和财力。党政机关推行无纸化办公，响应了党中央关于创建节约型社会、节约型政府的号召。

进一步推进政府无纸化办公的建议

推进无纸化办公系统的应用，是政府机关政策性和技术性很强的工程，各级领导干部要提高认识，带头学习、带头使用，促进无纸化办公工作的顺利开展。此外，建议：

不断健全制度，确保安全常态化。根据《中国共产党机关公文处理条例》《国家行政机关公文处理办法》和我国的《电子签名法》《档案法》等的规定，对照本级政府机关在无纸化办公制度、方式、管理、实施上面的办法，查找漏洞，完善管理制度，明晰权责，做好体系的完善。①要不断完善自身的无纸化办公管理制度，不但要控制文件传输上的风险，还要做到责任具体化，不断的完善无纸化办公体系，形成对信息的有效监管。既要保证政府办公的信息化安全，又要使信息畅通，确保无纸化办公落到实效。②强化安全管理，规范身份认证、权限管理、系统准入等制度，规范上报和下行文档电子印章的使用，确保用户身份的唯一性和办公的痕迹唯一性，确保文件使用和传递的合法性。同时，重点对涉密文件进行管理，不适合无纸化办公的要严格按照涉密文件办理手续进行。不论任何公文数据，系统必须确保其安全，以防止由于硬件的偶然故障、人为损坏所引起的数据丢失。为确保数据安全，做好数据备份工作也是至关重要的。

加大建设投入，加快公文处理自动化与标准化的建设。①无纸化办公需要以资金、人力物力、先进的技术等为支撑。不但要做到软件上的更新，还要在各级机关做好硬件上的更新，因此要加大信息、通信、计算机上的投入，以确保信息系统的顺利运行和无纸化办公通道的顺畅。②加快公文处理自动化与标准化的建设。电子公文处理的自动化、智能化离不开公文处理的标准化，如公文格式标准、电子公文处理标准、电子公文交换格式标准、电子公文处理系统软件设计技术标准等。按照《国家行政机关公文格式》标准，在电子公文处理系统中可自动生成行政机关各个文种的格式，可自动生成公文格式要素的位置、字体、字号，可自动标引主题词，还可自动按规范化的顺序排列主送、抄送单位等。根据公文处理标准，在电子公文处理系统中可设置办理时限、到时催办、来文提示、急件提醒、退文警示等，在办文中可调阅相关的信息资料，辅助公文写作，可实现自动校对、自动编写公文摘要等。

实现全面无纸化协同办公，推动政府业务工作不断向数字化转型。无纸化办公不止是会议无纸化，应该充分依托政务外网、党政机关办公自动化系统、无纸化办公办会平台、视联网视频会议系统等数字化应用平台，全面推行公文流转的全流程电子化，包括信息报送、会议资料管理、提案办理等工作流程。随着无纸化办公的推进，“掌上办公”也能轻松实现。即使领导干部、相关人员在外走访、出差，也可以随时随地把我们要处理的一些公文进行现场办公，移动办公，大大提高行政办事的效率，为服务老百姓提供了一个更快捷的路径。

加大宣传培训指导力度，建立监督管理长效机制。①推行无纸化办公是一项系统工程，涉及单位广、人员多，要采取有效形式加大宣传、培训和指导，做好常规性的网络维护、信息下载、传递，保障网络的畅通；要定期组织对文件接收情况的检查和通报，实现文件及时传送、及时收阅、及时处理，做到不误时、不误事。②各级各部门主要领导要亲自抓，并明确分管责任领导、责任办事机构、责任人员，确保把此项工作落到实处；将无纸化办文列入机关单位年度考核项目，县政府办要对网上公文传输进行检查督导，确保无纸化办文的稳步实施。

总之，实行无纸化办公，既可以提高工作效率，也有利于减少资源的消耗。今后，为了规范管理无纸化办公，各级政府、各部门还应加快制定关于无纸化办公的相应制度，确保无纸化办公在本地党政机关得到更好的推广、应用。