大数据时代下财务工作档案“127”管理体系研究

2020-12-11张美莲衡阳烟草公司

品牌研究 2020年6期

文/张美莲（衡阳烟草公司）

一、前言

随着烟草行业高质量发展的不断推进，作为企业管理基础的财务管理显得尤为重要。如何用好科技赋能，促进财务管理与移动互联网、物联网、云计算等信息技术融合，实现企业财务管理进一步优化，成为大数据时代下财务管理工作高质量发展的应有之义。近年来，烟草行业积极推进财务共享中心建设，充分发挥财务管理信息化、数字化带来的优势，有效提升了工作效率。为防范企业风险、提高企业管理水平，规范、高效做好线上线下财务档案管理工作显得尤为重要。作为财务工作中十分重要的管理内容——“127”管理体系，对推进企业健康、持续、稳定发展具有重要意义。烟草行业需运用好财务档案“127”管理体系，为企业进一步实现发展质量效益双提升提供保障。

二、“127”管理体系概述

（一）什么是“127”

“1”是指财务工作档案依托在财务共享平台或者信息“FTP”下的TP平台。“2”是指财务档案分为两条线进行管理，即线上和线下管理，电子和纸质管理两种并行。“7”是指财务工作电子档案的七个方面。即历史财务数据、日常检查资料、日常报送资料、各岗位工作资料、制度文件、电子会计凭证、党建资料管理。

（二）“127”管理体系的特征

1.对档案展开科学数据管理

作为财务工作中的档案管理最明显的特点就是类型较多，业务量繁重，而档案“127”管理体系就是要将这些档案进行科学数据管理。首先，财务工作中的档案管理部门将之前许多纸质档案使用计算机转换为当下的电子档案。由于积累的档案众多所以这项任务量非常大。其次，在财务工作中应用档案“127”管理体系，电子档案的数据量也会随着应用程度与时间长短呈现快速的增长趋势，这时就需要财务工作人员将这些电子档案进行科学数据管理，在进行这项工作时也会需要大量的时间和精力。这也体现了在数据时代下财务工作中档案管理工作的复杂程度和持久性。

2.提高档案资源利用效率

在科技进步的影响下，应该来说在财务工作中应用“127”管理体系大大提升了档案资源的利用率。随着计算机与互联网的发展，在进行档案管理到工作中利用对档案归纳、分析、整理、总结，能够将档案资源的利用率得到显著的提升。从这个角度来说，这种新型档案管理模式的建立对于人们在未来的生活与工作中更好地利用财务档案打下了一个良好的基础。

三、目前财务档案管理体系存在问题

（一）财务管理档案的管理较为混乱

财务管理档案主要指预算管理、资金管理等企业内部管理形成的记录资料，在实际财务档案管理中，烟草企业往往不够重视财务管理档案管理，未按类别保管财务管理档案，导致财务管理档案经常与会计档案混淆，甚至出现财务管理档案遗失情况，不仅使整个财务档案在整理、编目等环节上出现问题，也增加了档案调阅的工作量，同时也会给以后的财务审计工作带来麻烦。

（二）现有的财务档案管理体系不能满足信息化需求

随着烟草行业财务共享模式推广，财务档案管理工作的环境发生了巨大变化，传统的财务档案大都是以纸质为载体，共享模式下财务档案大都为电子财务档案。由于电子档案具有易改性，相对纸质档案而言，更难认定其原始性和真实性，同时，电子档案具有对设备和系统的依赖性，电子档案的存储安全性和可识别性也面临更大的技术挑战，电子档案难以保证真实、完整和安全性，现有的档案管理体系缺乏对电子档案保存设施及维护，未制定配套的管理制度流程对电子档案的归集、传递、保管、调阅进行管理。

四、“127”管理体系在大数据时代下财务工作的应用及意义

（一）财务共享中心的创新构建策略

在财务共享平台展开财务工作电子档案的七个方面资料管理可以为财务核算成本的有效控制提供完整的支持。因此，加强对财务管理工作现状的总结研究，并制定财务共享中心的创新构建策略，可以为财务管理工作的创新发展提供完整的保障。

1.提升会计职能监督工作水平

会计的职能监督是保证财务工作得到规范化运行的关键。在财务共享中心得到构建的情况下，财务会计工作的程序将可以具备更高的规范性，保证财务工作可以按照固定的顺序逐步实施，有效的规避不同类型会计风险。

2.提高财务工作的效率

在财务共享中心得到创新构建的情况下，财务工作相关的档案资源将可以实现有效的创新处置，尤其可以使财务管理工作的相关风险得到完整的控制，保证财务管理业务实现效率的提升，在应用财务共享中心的过程中，初始性工作的质量十分重要，可以在技术因素的帮助下得到改进，与此相关的技术性资源也将得到整合。

3.提升财务档案管理工作的规范性

财务档案的规范化管理可以为财务工作的创新处置提供完整的支持。在财务共享中心构建的过程中，凭借互联网技术创新推广的有利条件，财务档案管理工作可以得到更高水平的技术性支持。财务档案管理工作将可以在财务共享中心的帮助之下实现合理的创新。

（二）财务工作传统的档案管理

财务工作传统的档案管理时，选定的数据和信息全部是财务会计计算获得的，而在计算过程中主要使用的是经济学、数学和统计相关的会计知识，统计结果用于评估企业未来可能出现的损益。在Internet快速发展的影响下，在企业办公中计算机作为重要的办公用具，可以通过Internet平台实现线上财务工作中的档案管理。面对基于数据时代下新颖的财务管理模式，传统的线下财务管理无法实现网络管理，无法满足企业可持续发展的要求。

1.财务工作中档案管理的范围拓展

随着互联网的发展，数据时代的到来，财务管理工作模式得到了创新和变革，大大扩展了财务管理的范围。例如，信息技术在财务中档案管理的应用，开展采购工作时，由于数据时代的信息相互交织，作为财务工作人员，可以及时得到采购信息，有利于企业开展管理工作，使得管理内容更有内涵。

2.财务工作的信息及时性

数据时代下的信息众多，种类繁杂，档案“127”管理体系能够将这些信息迅速分类然后进行信息传递，使用简单明了的方式显现给工作人员。另外，互联网技术的实时性可以快速实现与会计工作相关的数据信息数据库的更新需求，使财务管理工作能够得到有效提升。

3.财务工作的有效沟通

互联网时代思想的发展促进了员工之间的交流和财务管理部门上下级之间交流的丰富。譬如，在数据时代互联网下，财务部门在进行电子档案管理工作时，可以通过语音视频会议等软件获取需要了解的档案数据。不但可以节省工作时长，也不用受到时间和地区的限制，从而大大提升了工作效率。

4.财务工作的有效协同化

协同数据时代下信息技术具有准确性高，速度快的特点，促进了电子档案的实时性，可以促进财务管理的动态转变。对于企业而言，资金需要不断流动，仅靠手工方式很难进行财务管理工作。但是，在互联网信息技术得到广泛实施之后，可以通过信息技术来协调和动态管理财务和业务。

五、数据时代下做好财务工作的措施研究

（一）树立财务风险理念，提高财务信息安全性

为了在数据时代展开财务工作，公司可以采取的第二项措施是建立财务风险概念并提高财务信息的安全性。科学技术就像一把双刃剑。在给人们的生活带来便利的同时，也带来了不利于企业发展的不稳定因素。相应地，对于数据时代的财务工作，在数据变得方便、高效之后，当大数据被广泛普及时，信息相对开放，并利用多种渠道进行信息传播，进行恶意篡改，将导致商业风险。因此，为了提高金融信息的安全性，首先必须建立意识领域的金融风险概念，并通过意识领域来提高这方面的重要性。采取合理措施以应对该行为；其次，财务人员必须注意数据的保密性，采用先进的科学和高端新技术来保证财务数据的安全性和保密性，更好地规避财务风险的产生。一方面，公司可以引进一些高科技和科学人才来控制其数据操作，并允许他们在健康安全的网络环境中工作。另一方面，公司应增加对设备和设施的投资，确保硬件设备能够跟上当前的发展需求，并结合一些安全软件进行管理，以进一步确保财务数据的真实性和可靠性，并促进财务工作的全面进步。