大数据背景下企业档案管理工作的创新研究

廖倩文 尹雪梅 张俊 张飞鸿 梁驰

（上海空间电源研究所 上海 200245）

引言

档案管理工作是企业运营的一项关键步骤。通过分析企业档案可以对企业的发展起到至关重要的作用。传统的档案管理工作已经逐渐被淘汰，在新时代信息技术快速发展的背景下如何针对档案管理工作做出创新成为了社会发展的潮流和趋势。

1 运用大数据的必要性

当今社会不断发展，传统的档案管理方法已跟不上时代发展的要求，运用大数据的优势去对档案进行管理归纳是提高工作效率很重要的方法。大数据能够让档案管理更加完整，很大程度的能够避免因人为的疏漏造成的一系列的错误，使得企业档案更加安全的保留。在企业运行的过程中，根据企业信息大数据制定各种方案政策，更符合企业自身特点标准，准确的把握企业的自身的优势和短板，拿出最佳的解决方案。企业中的各个部门，还能通过大数据很好的取得工作上的联系，有效的提高各部门之间信息的联系，对企业整体的工作联系性有了很大程度的提高。各个部门不仅仅对自己的工作有所了解，还能够对其他部门的工作进展和内容有充分的认知。对于企业的监督部门来说，运用大数据对企业档案管理工作的监督和调查，也有着不可磨灭的作用，其能够更好的完成自身的监督工作，更好的实现对企业的督查职能。在大数据下，企业档案的管理不仅仅是当下所有的数据和内容，还有以往的原始数据，其包含了一个企业的发展和进步历程，能够对企业未来的发展有更明确的规划和方向。

2 大数据时代背景下档案管理工作的创新

2.1 转变档案管理工作的思维模式

运用网络信息科技的优势，将其运用到档案管理工作中，首先要做到的就是将企业自身的工作观念转变，对于工作的内容要进行信息化处理，企业中的各个部门要相互贯通多进行信息的交流；提高企业部门和员工对于信息处理的能力，不是仅仅把数据入库，而要通过数据的处理和分析，对各种形式的数据进行整合分析，从而到达最大化的信息处理，才能够方便企业日后对于数据的运用；运用信息化的方式加强数据对于工作的效率，于时间和空间上有着很大的受益。相较于以往的存储模式，大数据背景下对于档案管理的信息方式有更大的存储空间，亦不像往日纸质的存储，查找不易，且需要人员的管理.对于此观念的转变，能够使企业管理更加优化[1]。

2.2 创新档案管理工作模式

当下每个行业基本都步入档案管理工作之中，而要真正的去运用此方式，灵活的掌握其中的方法，需要深入研究档案管理工作的模式。对于企业的系统来说，要定期的更新档案管理工作所需要的系统，这对于档案内容的安全性有更强的保障。对于档案管理动作人员，其要进行定期的培训，对于科技信息类的知识，需要不断的积累，跟上创新时代的步伐，其要对系统和信息的内容对到充分的了解和认知，才能够对档案做到最优的管理。对于数据分析人员，要运用科学的方式对、将企业的档案和现状进行明确的分析，把握当前企业的局势和社会中发展的状况，更好的提高企业应对风险的能力，且提高其自身发展前进的动力[2]。

2.3 做好档案管理大数据的收集

在进行档案管理最初的工作即进行档案数据信息的收集，数据的收集即是开展档案管理工作的基础和前提，数据的准确性、及时性、有效性是档案管理工作中的重点任务。其次对于企业整体来说，还要考虑在档案管理工作之中所消耗的物资，财产资源等，要做到最优化管理，实现企业最大的效益是工作中必须要思考的一个环节。档案管理工作人员要对信息进行科学的明确和认知，最大化的提高工作的准确性，档案管理工作的企业其他所有工作的基础，其准确性对于企业的发展有着重要的作用[3]。

2.4 利用大数据提高服务效率

大数据的利用，是为了各个工作体系更好的完成自己的工作任务，也为了员工拥有更便捷的工作方式。通过大数据，充分了解本企业服务的对象,根据对象的信息制定很多有利于企业发展和进步的方案。仅仅拥有数据是不够的，还要对于数据进行模型构建且细致的分析。只将数据进行归类分化不是企业的最终目的，而对于真正的运用数据，才是企业在大数据背景下对档案管理创新的最终要求[4]。

2.5 以大数据档案管理促信息沟通

在当今时代背景下，每个行业都不是独立的个体存在，都需要信息的交换和沟通，对于一个不断追求上进的企业更是如此。在过去的企业档案管理方式中，各种信息的交换和沟通是非常不易的，需要人为操作很大的工作量才能够完成，而对于大数据时代下的信息沟通，更为简便和快捷。不仅能够帮助外界了解本企业的工作模式和更多信息，同时企业还能够对根据外界的变化来不断的调整自身的发展和提高。在企业内部之中，各个部门的交流与合作同样需要信息的不断传递和发展，在运用大数据管理自身部门的信息的同时，能够了解其他部门的信息，运用这种信息来对明确对自己部门工作的方向。

3 结语

本文分析了目前我国档案创新工作和信息技术相结合的优势，指出了信息技术和档案管理工作实现结合的可能性。就笔者调查分析发现，目前档案管理工作和信息技术相结合的流程虽然已经固定，但是结合策略却是尚存在的短板，档案创新工作策略过于笼统。本文提出针对目前问题的多种解决方案，挖掘信息技术和档案创新工作相结合的可能性。