档案数字化服务外包风险管控研究

2020-12-10郭俊霞

档案管理 2020年6期

郭俊霞

摘要：档案数字化服务外包是目前比较盛行的解决存量档案数字化的方式，但是在档案数字化服务外包时却面临着一系列风险问题，如何规避风险，对这些潜在的风险进行合理、有效的管控是本文重点研究的内容。

关键词：档案数字化;服务外包;风险管控

Abstract： Archives digitization service outsourcing is a way to solve the digitization of stock archives， but it faces a series of risks. This article discusses controlling and avoiding potential risks， and conducting reasonable and effective management.

Keywords： Archives digitization; Outsourcing; Risk control

随着国家政策和法律法规的出台，以及国家档案局下发的相关档案数字化工作指导文件，市场上涌现出大量承接档案数字化服务外包工作的公司，档案数字化服务外包风险随之而来。[1][2]

1 档案数字化服务外包潜在风险

1.1 外包服务商风险。人为风险。很多外包服务公司的服务人员多为临时工或兼职人员，个人素质和专业能力达不到要求，人员流动性也大。同时，管理制度和加工标准不健全，人员分工和职责不明确，造成实体档案破损情况。

诚信风险。有些外包服务公司为了保证利润，往往采取牺牲数字化加工质量的方法。一是加快项目进度;二是对幅面不统一，加工难度大的老档案，不按数字化加工规范标准进行加工。这些不诚信行为对实体档案造成安全隐患。

1.2 信息安全风险。档案数字化服务外包工作是相对复杂的过程，其中涉及的环节、人员、软硬件设备较多，这就导致涉密档案信息泄露，增加了档案信息安全风险系数。

由于很多单位缺少档案专业人才，对需要进行数字化外包加工的档案范围难以界定，容易将一些涉密的、重要的、不能对外开放的档案信息也交由外包公司进行处理。

虽然项目都签订了保密协议，但由于数字化加工流程、操作环节多，每一份档案会在多个环节流转，涉及的人员也较多，所以在前期加工过程中还是很难确保重要的档案信息不被泄露。而数字化加工后期涉及到成果质检、数据挂接、档案移交等多个工序，任何工序出现纰漏，都会增加档案信息泄露的风险。

纸质档案在进行数字化加工后形成电子档案。由于电子档案本身就具有易复制、传输、保存的特点，这就使得档案信息泄露变得更加“简单、容易”。假如外包公司在项目完成后不及时删除计算机上的档案信息数据，同样也加剧了档案信息泄露的风险。

1.3 加工质量风险。很多承接档案数字化服务的外包公司资质达不到要求。参与服务的人员大多为非专业人员，个人素质及专业能力有好有坏;不熟悉档案数字化加工规范标准，对于档案的整理分类标准、档案扫描标准、图像处理标准、数字化加工成果质检标准、档案数据挂接标准、档案数据备份标准等工作内容的理解有限。这就很容易导致数字化加工质量降低。

在档案数字化加工过程中，部分单位档案管理人员和外包公司服务人员缺乏沟通，对于各个流程环节及服务人员也缺少必要的监督和指导工作;同时，存在服务人员在加工过程中遇到不确定的问题不主动与档案管理人员或项目负责人进行沟通解决。这些都会影响档案数字化加工的质量。

虽然外包公司具备数字化加工所需的全套软硬件设备，但由于外包公司受制于自身专业、技术能力、资金实力以及公司内部机制等问题，加工过程中疏于对软件和硬件设备的后期维护和维修。长此以往，也会影响档案数字化加工的质量。

2 风险管控措施

2.1 严格按照相关标准选择服务商

2.1.1 公司资质审查。主要考察外包服务商具备开展数字化加工工作相关的资质。有无营业执照，营业范围内是否包含档案整理、档案数字化服务等内容;是否同时具备质量管理体系认证证书、职业健康安全管理体系认证证书、环境质量管理体系认证证书、信息安全管理体系认证证书、信息技术服务管理体系认证证书，认证范围包含档案整理和档案数字化服务等内容;外包服务商是否具备自主研发档案数字化加工软件;外包服务商是否拥有良好的企业信誉状况和良好的财务状况，近年来有无不良行为记录等。

2.1.2 公司业绩审查。主要考察外包服务商是否拥有档案数字化加工的经验和业绩。由于档案数字化外包服务市场准入机制不完善，入行门槛低，企业实力各有不同，导致许多公司打着档案数字化外包服务商的旗号承包档案数字化业务。因此，业绩调查就成为判断服务商实力的一个重要标准，拥有的成功案例越多，就越能保证项目顺利的开展和完成以及后期提供完善的档案数据维护工作。

2.1.3 项目人员配备。主要考察外包服务商是否具备专业的、稳定的档案数字化加工服务团队。项目经验丰富技术人员可以有效地处理加工过程中软、硬件出现的问题，及各个环节可能出现的意外情况;同时，专业的服务人员在加工过程中可以更好地保护实体档案的安全，不会造成实体档案损坏，且档案保密意识强。档案信息泄露的风险也会大大降低。

3 档案信息安全风险规避措施

在项目开始之前与外包服务商签订合同和保密协议。在合同中明确需要进行数字化加工的档案范围，双方人员的权、责、利，以及外包服务商的服务范围，合同中应详细说明完成时间、工作质量、技术要求、软、硬件设备要求等;制定详细的安全保密协议，按照保密协议相关要求，对违规行为进行严肃处理或追究法律责任。

加强数字化加工场地安全防护。完善相关的监管制度，加装安全监控设备;同时要求单位档案管理部门人员加强监督与检查，确保档案信息的安全。

做好技术防护。对加工场地的计算机等设备进行USB接口加密处理，防止外包服务人员私自携带手机、U盘等电子设备进入加工场所。项目完成后及时对计算机硬盘存储的数据进行清理。[3][4]

4 档案数字化加工质量风险管控

首先，档案数字化加工工作开始之前，外包服务商应制定详细的项目实施方案，分階段、分步骤实施，根据相关规范要求并结合单位要求制定统一的加工标准、技术参数，对于重要的环节安排专人质检。

其次，外包服务商应和单位档案管理部门共同成立项目领导小组，明确双方的职责;确保加工过程中能及时进行交流和沟通，对于疑难问题单位档案管理部门的人员能及时解答;加强监督与指导工作，不定期按比例对数字化加工成果进行质检。[5]

最后，外包服务商应该选择功能全面，配置、性能良好的软、硬件加工设备。加工现场应该多配备一套硬件设备、相应的配件和耗材，如出现设备损坏能够及时替换，不影响档案数字化加工的进度和质量。

参考文献：

[1]石剑文.高校档案数字化外包的安全风险研究[J].兰台内外，2017（02）：16-17.

[2]曹赛颖.档案数字化外包服务中出现的问题与对策[J].办公自动化，2018，23（06）：61-62+64.

[3]孙亮.档案服务外包管理研究——纸质档案数字化加工管理[J].机电兵船档案，2018（02）：34-36.