大数据环境下高校档案管理新探索

房燕红

摘 要：计算机和信息技术的飞速发展，信息化管理已经成为高校档案管理的一个新趋势，在建设“智慧型高校”的过程中，实现高校档案信息化管理是非常重要的前提和基礎，特别是在当前大数据的时代背影下，利用大数据技术和环境，可以对高校的档案信息进行深入挖掘，有助于提升高校管理的效率和水平，从而促进“智慧型高校”的发展。本文在高校档案管理应用大数据的必要性为切入点，侧重探讨了大数据环境下开展高校档案管理工作的方法和途径。

关键词：大数据环境;高校档案管理

一、大数据环境下高校档案信息化管理的现实意义

（一）高校档案管理内涵

高校档案并不是简单的资料存储，而是内容丰富，可以分为学术档案、人事档案、管理档案等多种类。其中每个类目的档案又有自己的详细分类。比如人事档案，主要是包括学校的管理人员、校务人员、高校教师等在内的档案。学术档案，则包括高校取得的学术成就、学术论文、学术成果等在内的档案。而管理档案则更为繁杂，包括各种文件、会议记录、日常管理文件等等。这说明高校档案呈现数据多、类型多、数量大的特点。记录这些高校档案，一般采用生命周期的方法和连续性记录的方法。无论哪种方法，都要保证高校档案随时可访问、查收和搜索。

（二）信息化管理的意义

高校档案信息化管理有三个方面的作用和意义。一是与传统的纸质档案相比，信息化的档案更加节省成本，在保存、整理、查阅方面不用像纸质化档案一样需要投入大量的人力、物力和财力，只需要几台电脑就可以实现，对场地环境没有什么特别的要求，更加轻松和便捷。二是高校档案管理实现信息化管理，是高校建设智慧型高校的一个重要组成部分，应当做高校基础设施建设的一部分，对于推动高校智慧型高校的建设起着重大的作用。三是高校档案信息化之后，大数据技术可以充分应用，能够对现有高校档案进行充分挖掘，可以为高效管理提供更多的数据保障和支持。比如教师评定职称，还是学生转学升级等，都可以在最短的时间内通过大数据技术与高校档案的链接提供参考数据和信息。

三、大数据环境下高校档案信息化管理的实现路径

（一）构建大数据环境下高校档案信息检索系统

在大数据环境下，高校档案信息管理系统遇到的最大问题是，如何在大规模增长的潜力背景下，构建数据库方便搜索更加灵活和高效。一是因为高校档案一般都包含不同标准和格式的文件，这在档案管理中非常常见。因此，可以在高校档案信息化管理中，特定一些文件的扩展名，从而方便用户搜索和查找，这不失为一个有效的捷径;二是每个高校档案至少包含一个位于根目录的文件，所以这些文档在存档的层次结构中，其存储的位置可以由相对的统一资源标识符来定义，也可能方便检索和查找;三是任何类型的文件其元数据格式都可以用于编码文件信息或向档案中的建模内容添加一定的语义;四是高校档案信息管理系统应提供足够的信息，这样在后期的元数据文件在存储时，可以参考档案的创建日期，更新日期和创建者。

（二）提供大数据环境下高校档案信息化管理保障

大数据环境下，高校档案管理具有双重作用，既是学术机构，又是行政行为。根据其任务，高校档案管理必须“促进高校档案数据信息的开发;安全的保存和迅速提供文件”。为此，必须提供大数据环境下实施高校档案信息化管理的保障措施。

首先，加强高校档案信息化管理的信息安全。信息安全强调数据访问安全的管理和访问的协调，包括数据访问限制的审查要求和数据访问的争议解决。

其次，提升高校档案信息管理的人员素质。如今，了解信息系统的管理是高校档案管理人员的基本要求。这需要引进专业的档案管理人员，高校档案管理人员的日常工作内容，包括数据获取文档、存储、校正、收集、维护、报告和归档。信息时代，明确数据管理员的主要职责，即数据分类和数据访问。受到多级安全的启发，数据被分类到不同的级别，用户拥有多个权限，这些权限将决定授予或撤销访问权限。

最后，规范高校档案信息化管理的管理标准。具体来说，对档案的记录进行数字化处理，原始文档的所有信息均以数字形式复制;消除对纸质档案的强制性使用，只要档案信息管理系统完全满足安全保证等级的要求;数字签名和标准化的数字认证应基于公钥基础设施使用，无正当理由泄露，或为其个人利益或第三方利益使用，促使大数据环境下高校档案信息化管理科学化、规范化和标准化。

结 语

综上所述，时代的不断发展，科学技术的突飞猛进，对当前的高校档案管理工作提出了新的考验与要求。而大数据的时代背景和环境，对当下高校档案信息化管理的实现，有非常大的帮助作用，可以帮助高校档案管理构建更加科学合理的管理系统。同时，还可以相关的档案信息化管理的保障措施。通过这些有效措施，可以让高校档案管理工作在大数据的背景下，更好地实现信息化。

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